Όταν ένα event απαιτεί κάτι πραγματικά θεαματικό σε μεγάλη κλίμακα, τότε μόνο οι ειδήμονες μπορούν να αντιμετωπίσουν την πρόκληση …
Η οργάνωση ενός International Leadership Seminar για μία από της μεγαλύτερες εταιρείες direct selling καλλυντικών στον κόσμο, την Nutrimetics International Australia, δεν είναι μόνο πρόκληση αλλά και ρίσκο. Μέχρι τώρα, η Nutrimetics οργάνωνε παρόμοια events εκτός Αυστραλίας, όμως σε σχετικά κοντινή απόσταση, όπως το Ηong Kong. Μετά την επιτυχία του τελευταίου τους Συνεδρίου, οι πωλήσεις πήγαν πολύ καλά και έτσι η εταιρεία αποφάσισε να “λανσάρει” έναν μακρύτερο προορισμό.
Την Ελλάδα… Δεδομένου ότι πάρα πολλοί dealers της Nutrimetics Australia είναι Ελληνικής καταγωγής, η ανακοίνωση του προορισμού του 1999, έγινε δεκτή με τεράστιο ενθουσιασμό.
“Επειδή, λοιπόν, η Ελλάδα ήταν πολύ μακρινός προορισμός και το πακέτο στοίχιζε αρκετά ακριβά , το event θα έπρεπε να είναι κυριολεκτικά εντυπωσιακό” λένε οι υπεύθυνοι του Event Management του Ηellenic Tours, της εταιρείας που επιλέχθηκε από την Nutrimetics να αναλάβει την διοργάνωση αυτής της παραγωγής. “Η Nutrimetics συνηθισμένη σε μεγάλης κλίμακας events, ήξεραν πολύ καλά περίπου τι να περιμένουν. Όμως, η επιλογή της Ελλάδας παρουσίαζε μία πολύ σημαντική δυσκολία. Το θέμα…”.
Consultants, dealers, στελέχη marketing και πωλήσεων της Nutrimetics – από την Αυστραλία, Αμερική, Καναδά και Ελλάδα θα παρακολουθούσαν το International Leadership Seminar. Μετά από πολυάριθμες επισκέψεις και inspections του team της Nutrimetics Australia σε συνεργασία με το Hellenic Tours, η Ρόδος ήταν η πόλη που επιλέχθηκε να φιλοξενήσει το event. To πρόγραμμα περιελάμβανε marketing meetings, σεμινάρια, workshops, δείπνο Gala και μία Τελετή Απονομής παρόμοια αυτής των Oscars. Η Nutrimetics διάλεξε το Grecotel Rhodos Imperial σαν ένα πρωτοποριακό χώρο που προσέφερε τις απαραίτητες προυποθέσεις για την υλοποίηση αυτής της μεγάλης παραγωγής. Το Hellenic Tours και η εταιρεία PPV (P.Papazoglou) συνέλαβαν τις ιδέες, ο πελάτης έδωσε το Ο.Κ. και το event προγραμματίσθηκε να πραγματοποιηθεί ακριβώς 10 μήνες μετά…
Η σχεδίαση του event βασίσθηκε στην Αρχαία Ελλάδα και ιδιαίτερα στο πνεύμα των Ολυμπιακών Αγώνων καθώς η Nutrimetics ήθελε το Συνέδριο αυτό να διέπεται από την αρχή μέχρι το τέλος από το Αρχαίο Ελληνικό Πνεύμα… Ένας τεράστιος Παρθενώνας στήθηκε στην ειδικά κατασκευασμένη σκηνή στο Ballroom του Rhodos Imperial, φωτίσθηκε με ειδικά θεατρικά φώτα, laser και ειδικά εφφέ. “Θέλαμε να εκμεταλλευθούμε το χώρο στο έπακρο”, λένε οι ειδικοί του Hellenic Tours και του PPV. “Να δημιουργήσουμε μία τέλεια
ατμόσφαιρα, χωρίς να κινδυνέυουμε να γίνουμε πολύ φολκλόρ ή κιτς”. ΄Ετσι ειδικοί σχεδιαστές ανέλαβαν να αναβιώσουν την αρχαία Ελλάδα σε όλη της τη μεγαλοπρέπεια. δημιουργώντας ένα σκηνικό το οποίο ήταν ταυτόχρονα μεγάλο αλλά και ελκυστικό – 16 x 8 μέτρα και 4 μέτρα ύψος – με δύο τεράστιες οθόνες Back-Projection.
Η σκηνή ήταν από τις μεγαλύτερες που έχουν χρησιμοποιηθεί σε τέτοιου είδους events και ο σκοπός ήταν να κυριαρχεί στο χώρο. Στη μέση της σκηνής στήθηκε ένας βωμός όπου θα έκαιγε άσβεστη η Ολυμπιακή Φλόγα καθόλη τη διάρκεια του Συνεδρίου. Το χαρακτηριστικό της Ολυμπιακής Φλόγας θα χρησιμοποιόταν και με άλλους τρόπους – όπως στην αντανάκλαση των φωτισμών και των εικόνων, ώστε να επιτρέψει στους παρουσιαστές να περάσουν το μήνυμα του συνεδρίου … “SPIRIT of the FLAME” .
H τεχνική πολυπλοκότητα και τα logistics του event ήταν τεράστια, καθώς όλα τα υλικά και μηχανήματα έπρεπε να μεταφερθούν από την Αθήνα και μόνο το τεχνικό προσωπικό ξεπερνούσε τα 40 άτομα, τα οποία δούλευαν ασταμάτητα για τρείς συνεχείς ημέρες πρίν το opening του event, για να πετύχουν το ακατόρθωτο. Τεράστια μηχανήματα και κονσόλες στήθηκαν για να καλύψουν τεχνικά την παραγωγή. Ειδική μουσική επένδυση σχεδιάσθηκε εμπνευσμένη από την διαφημιστική καμπάνια της Νutrimetics με στοιχεία αρχαιοελληνικής μουσικής και video-clips με σύνθεση εικόνων από την αναβίωση των πρώτων Ολυμπιακών Αγώνων του 1896.
“H Nutrimetics ζήτησε επίσης ένα πολύ εντυπωσιακό Οpening” λέει το team του Hellenic Tours. “Σκεφθήκαμε ότι μία χορευτική παράσταση ήταν το πιό κατάλληλλο medium για την επικοινωνία του μηνύματος του event. Προτείναμε, λοιπόν, ένα συνδυασμό μοντέρνας και αρχαίας τεχνικής χορού σε δύο μέρη. Το καθένα με το δικό του ξεχωριστό μήνυμα αλλά και τα δύο μαζί να αφηγούνται μία ολοκληρωμένη ιστορία.. Το πρώτο μέρος αναφερόταν στους 12 θεούς του Ολύμπου και το δεύτερο στους Ολυμπιακούς Αγώνες. Η σύνδεση των δύο μερών έγινε με το άναμα της Ολυμπιακής Φλόγας από τον Δία με ειδικά εφφέ”.
Την προηγούμενη ακριβώς ημέρα της έναρξης, όλα ήταν έτοιμα για την πρόβα generale… Οι χορευτές και οι παρουσιαστές στις πρόβες ήταν τέλειοι. Τα πάντα, ευτυχώς, εξελίχθηκαν σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα.
Οι σύνεδροι, έφθασαν στην Ρόδο, μία μέρα πρίν, μετά από μία πολύωρη, κουραστική πτήση από Αυστραλία μέσω Αθηνών. Την επομένη ήταν η μεγάλη ημέρα. Η σκηνή φωτίσθηκε, η μουσική άρχισε, οι σύνεδροι περίμενα με ανυπομονησία έξω από τις κλειστές πόρτες, και όταν αυτές άνοιξαν έτρεξαν για να βρούν την καλύτερη θέση. Και …it’s showtime folks! To Opening ήταν πραγματικά θεαματικό και οι θεατές χειροκροτούσαν ο,τιδήποτε κινείτο, από τους χορευτές, τους φωτισμούς μέχρι τους πρώτους παρουσιαστές. Το βράδυ της ίδιας ημέρας είχε προγραμματισθεί η Επίσημη Τελετή Απονομής Βραβείων και Gala Dinner, μία τελετή που δεν θα ήταν υπερβολή να παρομοιασθεί με αυτή των Oscars. Ακολούθησαν και άλλα events κατά τη διάρκεια του Intenational Leadeship Seminar, όπως το δείπνο των Top Achievers στην Καλλιθέα και το Fancy Dress Beach Party, με περίεργες στολές που οι ίδιοι είχαν προετοιμάσει και φέρει μαζί τους, που διοργανώθηκε στην πισίνα του ξενοδοχείου και στην παραλία. ΄Ενα party γεμάτο μουσική, χορό μέχρι πρωίας και πυροτεχνήματα με θέμα, τί άλλο… “Η περιπέτεια του Ποσειδώνα”! με το οποίο και έκλεισε το συνέδριο.
“Με την πρωτοτυπία και την μοναδικότητα της κεντρικής ιδέας, την τεχνική αρτιότητα της παραγωγής και την λειτουργικότητα της όλης διοργάνωσης, δημουργήσαμε, από την αρχή μέχρι το τέλος, ένα event όπου οι προβολείς φώτιζαν συνέχεια και αδιαμφισβήτητα το σλόγκαν “SPIRIT of the FLAME” και την επιτυχημένη επικοινωνία με γνώμονα το Αρχαίο Ελληνικό Πνεύμα”, λένε οι άνθρωποι του Hellenic Tours, “΄Ηταν ένα ακόμα παράδειγμα της αφοσίωσής μας στη φιλοσοφία της εταιρείας μας, SERVICE IN ACTION”.
Και προσθέτουν, “αλλά, ίσως, τα πραγματικά συγχαρητήρια αξίζουν στον ίδιο τον πελάτη. Γιατί δεν θα μπορούσαμε να φέρουμε εις πέρας αυτή την πραγματικά “επικίνδυνη αποστολή”, χωρίς τον ενθουσιασμό και την αποφασιστικότητα της Nutrimetics, που έδωσε το Ο.Κ. για την υλοποίηση μιάς τέτοιας μεγάλης ιδέας”.
(Οκτώβριος 1999)
