Όλο και περισσότερες εφαρμογές υπολογιστών και κινητών κάνουν την εμφάνισή τους στο χώρο του event planning. Το ερώτημα, όμως, είναι γιατί να τις χρησιμοποιούμε;
Για να απαντήσουμε σε αυτό το ερώτημα, πρέπει να δούμε τις χρήσεις που μπορεί να έχουν αυτές οι εφαρμογές και σε ποιο βαθμό έχουν βελτιώσει τον τομέα της διοργάνωσης εκδηλώσεων.
1. Εγγραφή στην εκδήλωση
Τέρμα τα τηλέφωνα και τα email, καθώς και η συμπλήρωση των στοιχείων από εσάς. Γρήγορα και αυτόματα περνιούνται στη λίστα σας τα στοιχεία των συμμετεχόντων και εσείς απλά ορίζετε τη συχνότητα, με την οποία επιθυμείτε να ενημερωθείτε.
2. Ευκολότερη διαχείριση των social media
Ακόμη και εκτός γραφείου και σπιτιού, θα μπορείτε να διαχειρίζεστε τους λογαριασμούς της εκδήλωσης στα διαδικτυακά μέσα δικτύωσης, που απαιτούν συνεχή επαφή και ενασχόληση.
3. Δημιουργία διαδικτυακής κοινότητας
Κάνοντας εφικτή τη διάδραση και την επικοινωνία διοργανωτών (ή ομιλητών του συνεδρίου) και κοινού, δίνοντας επιπλέον οπτικοακουστικό υλικό ή απαντώντας σε ερωτήσεις, δημιουργείτε ένα μόνιμο κοινό. Συνεπώς, μετά από ένα επιτυχημένο συνέδριο -με τη βοήθεια των κατάλληλων εφαρμογών- μπορείτε να διατηρήσετε σε σταθερά επίπεδα τη σχέση σας με το κοινό σας, διασφαλίζοντας έτσι την επιτυχία και του επόμενου συνεδρίου σας.
4. Αποθήκευση δεδομένων
Γρήγορη και πιο ασφαλής αποθήκευση δεδομένων (συμβόλαια, προσωπικά στοιχεία κλπ.), με ταχύτατη και εύκολη ανάσυρση.
5. Χρήση εργαλείων οργάνωσης
Μπορείτε να μειώσετε το φόρτο εργασίας σας, χρησιμοποιώντας εργαλεία, όπως προσομοιωτές εσωτερικών χώρων για πιο ρεαλιστική απεικόνιση των εγκαταστάσεων, διαμορφωμένων σύμφωνα με τις ανάγκες της εκδήλωσής σας.
Επίσης, σκεφτείτε ότι η χρήση των νέων μέσων έχει ως συνέπεια και την αποφυγή εκτύπωσης χαρτιών, κίνηση οικονομικά συμφέρουσα και φυσικά, όπως είδαμε και στο άρθρο μας για τις «πράσινες εκδηλώσεις», και κίνηση φιλική προς το περιβάλλον.
Εάν οι παραπάνω λόγοι δεν σας έπεισαν, και πιστεύετε ότι μία πολύ καλή ιστοσελίδα για την εκδήλωση αρκεί, σκεφτείτε τον αριθμό όλων εκείνων των ατόμων που θα “μπουν” από το κινητό τους και ίσως αποθαρρυνθούν από τυχόν αργές συνδέσεις. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα να αναβάλλουν να ενημερωθούν για την εκδήλωσή σας και έτσι να αμελήσουν τελικά να μπουν στην ιστοσελίδα σας.
Η εισαγωγή, λοιπόν, των νέων τεχνολογιών στο χώρο των εκδηλώσεων δεν έχει επιφέρει ουσιαστικές αλλαγές, καθώς εκτελούνται οι ίδιες διαδικασίες. Αυτό, όμως, που έχει πραγματικά αλλάξει, είναι ο τρόπος και η ταχύτητα εκτέλεσης των διαδικασιών αυτών. Η χρήση, λοιπόν, τέτοιων εφαρμογών διευκολύνουν χωρίς αμφιβολία το έργο του διοργανωτή αλλά και των συμμετεχόντων, καθώς τους δίνεται, εύκολα και άμεσα, η πρόσβαση στις πληροφορίες της εκδήλωσης, όπως ο χάρτης του χώρου της εκδήλωσης, το πρόγραμμά της και σχετικό φωτογραφικό υλικό.
