Η οργάνωση ενός συνεδρίου αποτελεί ιδανικό πεδίο δοκιμασίας των συντονιστικών, διοικητικών και οργανωτικών ικανοτήτων του project manager. Ανεξάρτητα από το ύφος, τη δομή και το μέγεθος του συνεδρίου, η οργανωτική ομάδα βρίσκεται σε διαρκή εγρήγορση με στόχο μοναδικό την επιτυχία του.
Χορηγοί • Ομιλητές • Ακροατήριο
Από την επιλογή του θέματος και του αντίστοιχου panel των ομιλητών μέχρι και την πλήρη οριστικοποίηση του ακροατηρίου, από την ανεύρεση των χορηγών μέχρι τη συμφωνία για την επικοινωνιακή τους παρουσία στο συνέδριο, ο υπεύθυνος δρά και ενεργεί κάτω από εξαντλητικές συνθήκες.
Συνηθέστατη, όμως, είναι και η πρακτική να εξαντλούνται όλες οι προσπάθειες στο τρίπτυχο «χορηγοί – ομιλητές ακροατήριο». ‘Ετσι, μερικά απλά, αλλά ιδιαιτέρως ουσιαστικά, σημεία αφήνονται στην τύχη τους, ή αντιμετωπίζονται με προσέγγιση ήσσονος αποτελεσματικότητας.
Επικοινωνιακό Υλικό
Κυρίαρχο κομμάτι σ’αυτά τα «μικρά» πράγματα αποτελεί το επικοινωνιακό υλικό τον συνεδρίου σε όλες του τις παραλλαγές. Οι προσκλήσεις, οι επιστολές, τα έντυπα εκδήλωσης ενδιαφέροντος, τα δελτία τύπου, οι καταχωρήσεις και βέβαια, πάνω απ’όλα τα γραφικά, τα banners και τα posters. ‘Ολα αυτά πρέπει να αλληλοσυμπληρώνονται, να έχουν ενιαία αισθητική, με τον λογότυπο της εκδήλωσης πάντοτε εμφανή και, βέβαια, πάντοτε με τα ίδια χρώματα.
Είναι σημαντικό η εκτύπωση των βασικών εντύπων να γίνεται μια φορά. Με τον τρόπο αυτό εξοικονομείται χρόνος, εξασφαλίζεται ομοιόμορφη απεικόνιση των σημάτων και των γραφικών και δημιουργείται οικονομία κλίμακας στο κόστος παραγωγής.
Γραφικά Συνεδρίου
Με τον όρο «Γραφικά Συνεδρίου» εννοούμε οτιδήποτε εκτίθεται σε μεσαίο ή μεγάλο μέγεθος και αποτελεί σημείο ενημέρωσης ή επικοινωνίας προς το ευρύ κοινό. Τα μεγάλα banners στην εξωτερική πλευρά του κτηρίου όπου γίνεται το συνέδριο, τα μικρότερα στους εσωτερικούς χώρους, το εμφανές banner πίσω από το panel των ομιλητών με το θέμα του συνεδρίου, τα λάβαρα με τα επικοινωνιακά μηνύματα των χορηγών, όπως και κάθε άλλη ενέργεια που αποσκοπεί στη διακίνηση μηνυμάτων σε μεγάλη διάσταση, αποτελούν την ευρύτερη ομάδα εφαρμογών γνωστότερη ως «γραφικά επικοινωνίας».
Η Μέχρι Τώρα Πρακτική
Βυθισμένοι στους ιλιγγιώδεις οργανωτικούς ρυθμούς του συνεδρίου οι project managers αφήνουν, συνήθως, για το τέλος τις μικρές αλλά εντόνως σημαντικές ενέργειες επικοινωνιακής στρατηγικής στον τομέα των γραφικών. ‘Ετσι, με τα στενά χρονικά περιθώρια να πιέζουν για κάτι «γρήγορο» και με την συνεπαγόμενη αδυναμία εξερεύνησης της αγοράς για τις λύσεις που προσφέρονται, οι οργανωτές ωθούνται σε συμβιβασμό των αρχικών τους σκέψεων με κάποιο αποτέλεσμα που πολύ απέχει από την αισθητική αρτιότητα.
Πρόχειρα κατασκευασμένα banners, γράμματα και λογότυποι αυτοκόλλητοι με χρωματικούς περιορισμούς, χαμηλής ποιότητας υλικά και τοποθέτηση στο χώρο με βαβελική νοοτροπία είναι στοιχεία που μπορεί να ικανοποιούν εν μέρει κάποιες οργανωτικές ανάγκες, πλήττουν όμως καίρια την αισθητική πλευρά της διοργάνωσης.
Η Αισθητική Πλευρά
Επιλέγοντας το χώρο της εκδήλωσης ο υπεύθυνος πρέπει να τον φανταστεί σε πλήρη λειτουργία και να θέσει τον εαυτό του σε κάποια σειρά του ακροατηρίου. Τότε θα κατανοήσει τη μεγάλη σημασία που έχει η σωστή διαμόρφωση του χώρου με στοιχεία που να δημιουργούν την αίσθηση του «οικείου», με στοιχεία που να προβάλλουν το επιθυμητό μήνυμα χωρίς να είναι επιθετικά, με στοιχεία που να ωθούν τους συνέδρους στη συμμετοχή, συνθήκη απολύτως επιθυμητή. ‘Ολα αυτά, συνδυασμένα με τρόπο που να τονώνουν την αισθητική πλευρά της εκδήλωσης, παρέχονται σε μεγάλη έκταση από την σύγχρονη τεχνολογία η οποία τόσο σε προγράμματα δημιουργίας, όσο και σε μηχανήματα παραγωγής δίνει την δυνατότητα άρτιας παρουσίασης από την πλευρά των γραφικών.
Και η Πρακτική Αντιμετώπιση
Πέρα όμως από τη θεωρητική αναφορά στην ανάγκη διαμόρφωσης του χώρου, με απαιτήσεις αισθητικής αρτιότητας, υπάρχουν σημαντικά πρακτικά ζητήματα που πρέπει να αντιμετωπιστούν με ιδιαίτερη προσοχή και σχολαστικότητα.
– Ο συνολικός αριθμός των γραφικών, το μέγεθος και το υλικό της εκτύπωσης, η διαδικασία και ο χρόνος της τοποθέτησης είναι στοιχεία που πρέπει να συνυπολογιστούν και να αποφασιστούν έγκαιρα με κεντρικό βέβαια σημείο αναφοράς το διαθέσιμο budget.
– Η αρχική συνεννόηση με τους ομιλητές για ενδεχόμενη ανάγκη ιδιαίτερων γραφικών κατά τη διάρκεια της ομιλίας τους είναι χρήσιμη ώστε να προβλεφθεί ο απαραίτητος εξοπλισμός (portable stands, roll-ups κ.λ.π.).
– Η αποθήκευση, η μεταφορά και η τοποθέτηση των γραφικών (τα logistics της εκδήλωσης) πρέπει να μελετηθούν ιδιαίτερα ώστε να εξασφαλιστεί η ανάρτησή τους σε άψογη κατάσταση. Ο συνδυασμός μεγέθους και είδους υλικού πρέπει να διαθέτει εκείνη την αναλογία που δεν θα δημιουργεί «πονοκεφάλους» κατά τη χρησιμοποίηση των γραφικών.
– Καθοριστικό για το είδος του υλικού που θα χρησιμοποιηθεί είναι το σημείο της ανάρτησής του (εσωτερικός ή εξωτερικός χώρος) καθώς και η επιθυμητή διάρκεια της ζωής του. Στις περιπτώσεις που τα γραφικά θα χρησιμοποιηθούν αρκετές φορές, η επιλογή του υλικού πρέπει να εξασφαλίζει μεγάλη διάρκεια ζωής και πάντα σε καλή κατάσταση.
– Ιδιαίτερη προσοχή πρέπει να δοθεί στην προετοιμασία του δημιουργικού του θέματος ώστε να επιτρέπονται μεγάλες μεγεθύνσεις χωρίς αλλοίωση της ποιότητας.
(*) Χρήστος Αντύπας: Διευθύνων Σύμβουλος της ΟΣΤΡΑΚΟ ΑΕ
Οκτώβριος 1999
