Ο μεγάλος ΄΄πονοκέφαλος΄΄ για τον υπεύθυνο της οργάνωσης ενός συνεδρίου ή συνάντησης είναι η επιλογή του τόπου, όπου θα πραγματοποιηθεί η εκδήλωση. Δηλαδή ένας προορισμός για να επιλεγεί να φιλοξενήσει εκδηλώσεις, πρέπει να έχει κάποια χαρακτηριστικά γνωρίσματα τα οποία παράλληλα αποτελούν και κριτήρια-προϋποθέσεις για την επιλογή του.
Οι προϋποθέσεις για να προτιμηθεί ένας τόπος για τη διεξαγωγή συνεδρίων και συναντήσεων είναι οι ακόλουθες:
1. Το κόστος
Το κόστος για την πραγματοποίηση της εκδήλωσης θα πρέπει να λαμβάνεται σοβαρά υπόψη σε συνάρτηση με τα χρήματα που είμαστε διατεθειμένοι να ξοδέψουμε. Η καλύτερη λύση είναι η αναζήτηση του “τερπνόν μετά του ωφελίμου”. Δηλαδή καλή επιλογή αλλά όχι ακριβή.
2. Η εύκολη πρόσβαση
Η ύπαρξη μεγάλου, διεθνούς αεροδρομίου είναι απαραίτητο κριτήριο όταν περιμένουμε σύνεδρους από το εξωτερικό ή από άλλες περιοχές της χώρας.
3. Η ύπαρξη συνεδριακής υποδομής
Ο οργανωτής της εκδήλωσης πρέπει να ψάχνει για προορισμούς με συνεδριακά κέντρα ή ξενοδοχεία με την κατάλληλη υποδομή για φιλοξενία συνεδρίων και συναντήσεων. Όταν περιμένουμε συμμετέχοντες από το εξωτερικό ή από άλλες πόλεις της χώρας (οπότε θα χρειαστεί να διανυκτερεύσουν), είναι καλύτερα η κράτηση των δωματίων να γίνει στο ξενοδοχείο που θα πραγματοποιηθεί η εκδήλωση ώστε να αποφύγουμε χάσιμο χρόνου, ιδιαίτερα στα μεγάλα αστικά κέντρα λόγω του κυκλοφοριακού προβλήματος. Δηλαδή ο χρόνος που θα εξοικονομηθεί για μετακινήσεις μεταξύ του ξενοδοχείου και του συνεδριακού κέντρου είναι πολύτιμος για χαλάρωση ή για άλλες δραστηριότητες. Επιπλέον τους καλοκαιρινούς μήνες τα ξενοδοχεία κοντά στη θάλασσα είναι δημοφιλέστερα σε σχέση με αυτά που βρίσκονται στο κέντρο των πόλεων, καθώς η ατμόσφαιρα και το τοπίο είναι ιδανικότερα για αυτό που λέμε “business and pleasure”.
4. Το image του προορισμού
Οι προορισμοί με ΄΄ιδιαίτερη αίγλη΄΄ είναι ελκυστικότεροι. Για παράδειγμα μια πολύ καλή επιλογή για ένα ιατρικό συνέδριο ή ημερίδα είναι η Κως, η πατρίδα του Ιπποκράτη του πατέρα της ιατρικής, ενώ για μια πολιτιστική εκδήλωση οι Δελφοί.
5. Αξιοθέατα, δυνατότητα για διασκέδαση και αναψυχή
Περιοχές με διάφορα αξιοθέατα όπως αρχαία μνημεία, μουσεία, φυσική ομορφιά και δυνατότητα για νυχτερινή διασκέδαση, έχουν μεγάλο συγκριτικό πλεονέκτημα ώστε να προτιμηθούν από τον οργανωτή, καθώς θα δώσουν την ευκαιρία στους σύνεδρους και για άλλες δραστηριότητες τις ημέρες του συνεδρίου.
6. Οι κλιματολογικές συνθήκες
Είναι καλύτερα τους καλοκαιρινούς μήνες να αποφεύγονται περιοχές με πολύ ζέστη και αντίστοιχα το χειμώνα περιοχές με πολύ κρύο.
Συμπερασματικά, η επιτυχημένη επιλογή ενός τόπου για διεξαγωγή συνεδρίου αποτελεί συνισταμένη πολλών παραγόντων και σίγουρα δεν είναι εύκολη υπόθεση. Ωστόσο τα παραπάνω κριτήρια είναι χρήσιμα να τα λαμβάνει υπόψη ο εκάστοτε οργανωτής συνεδρίου, συνάντησης ή ημερίδας, την ώρα που πρέπει να κάνει την επιλογή του.
[divider]
(*) Αλέξης Σωτηρόπουλος: MSc Καθηγητή στον Εκπαιδευτικό Όμιλο Le Monde
Νοέμβριος 2003
