Πριν κλείσετε το χώρο της εκδήλωσής σας, απαραίτητη είναι η ενδελεχής επιθεώρησή του. Όσο καλύτερα ενημερωμένος είστε για τις δυνατότητες και τους περιορισμούς του χώρου, τόσο μειώνονται οι πιθανότητες να συμβούν απρόοπτα και να χρειαστούν αλλαγές της τελευταίας στιγμής, που θα σας κοστίσουν χρόνο και χρήμα.
Εμείς σας παραθέτουμε 5+1 ερωτήσεις που πρέπει να τεθούν, πριν καταλήξετε στο χώρο.
Ποια είναι η χωρητικότητα του χώρου;
Πρώτα απ’όλα, σιγουρευτείτε ότι ο χώρος είναι κατάλληλος για την εκδήλωση που επιθυμείτε. Εάν ο χώρος είναι ακατάλληλος για τον αριθμό των ατόμων που θα παρευρεθούν στην εκδήλωση, δυσάρεστες εκπλήξεις, όπως ασφυκτική ατμόσφαιρα και αδυναμία τοποθέτησης επαρκών θέσεων για όλους, μπορούν να καταστρέψουν την εκδήλωση και να απογοητεύσουν τους καλεσμένους. Μην ξεχνάτε, ότι η άνεση και η ευχάριστη ατμόσφαιρα είναι βασικά στοιχεία μίας εκδήλωσης.
Υπάρχει αποθηκευτικός χώρος;
Κάθε εκδήλωση έχει διαφορετικές αποθηκευτικές ανάγκες. Ως εκ τούτου, σιγουρευτείτε, ότι ο χώρος που θα επιλέξετε, διαθέτει επαρκή δωμάτια για να αποθηκεύσετε τον εξοπλισμό σας και ό,τι άλλο χρειαστεί.
Διατίθεται προσωπικό και εξοπλισμός;
Ακόμη και αν έχετε τους δικούς σας συνεργάτες, καλό θα ήταν να συμπεριλάβετε στην ομάδα, έστω και στο συμβουλευτικό τμήμα, αποκλειστικούς συνεργάτες του χώρου – για το φωτισμό, την τροφοδοσία κλπ. – γιατί πρόκειται για επαγγελματίες που γνωρίζουν καλύτερα από τον καθένα τις δυνατότητες του χώρου. Εξάλλου μία σχετική έρευνα αγοράς δεν σας υποχρεώνει να κάνετε απαραιτήτως και σχετικές προσλήψεις, ενώ μπορεί να σας οδηγήσει και σε νέες συνεργασίες. Όσον αφορά στον εξοπλισμό, η διαθεσιμότητα φωτισμού, οπτικοακουστικών, επίπλων ακόμη και διακοσμητικών αντικειμένων, μπορεί να είναι σωτήρια για τον προϋπολογισμό σας. Η τιμή ενός χώρου αξιολογείται και από το τι προσφέρει ο χώρος, γιατί ακόμη και η οικονομικότερη τοποθεσία μπορεί τελικά να αποβεί ασύμφορη, εάν χρειάζεται η ενοικίαση εξοπλισμού από άλλες εταιρίες, απαιτώντας διαδικασίες χρονοβόρες και δαπανηρές. Επιπλέον, καλό θα ήταν να ρωτήσετε, εάν υπάρχουν εφεδρικές γεννήτριες, για να αποφύγετε δυσάρεστες εκπλήξεις σε περίπτωση διακοπής ρεύματος.
Υπάρχει διαθέσιμο Wi-Fi;
Συνήθως, οι συμμετέχοντες μίας εκδήλωσης αναμένουν δωρεάν πρόσβαση στο Internet. Ωστόσο, μια τέτοια υπηρεσία δεν περιλαμβάνεται πάντα στο ενοίκιο ενός χώρου, γι ‘αυτό καλό θα ήταν στις διαπραγματεύσεις σας για το χώρο, να συμπεριλάβετε και πρόσθετες υπηρεσίες, όπως την ασύρματη σύνδεση στο διαδίκτυο, εξοικονομώντας έτσι χρόνο και χρήμα.
Υπάρχει χώρος πάρκινγκ;
Ακόμη και σε περιοχές με άριστο δίκτυο μέσων μαζικής μεταφοράς, η απουσία χώρου πάρκινγκ είναι σημαντικός λόγος για να προβληματιστεί κάποιος, για το αν αξίζει να παρευρεθεί στη συγκεκριμένη εκδήλωση. Εάν ο χώρος δεν διαθέτει χώρο πάρκινγκ, και -παρ’όλα αυτά- δεν θέλετε να τον αλλάξετε, καλό θα ήταν να νοικιάσετε τμήμα ενός κοντινού πάρκινγκ, όπου θα στέλνονται οι καλεσμένοι κατά την άφιξή τους στο event. Σε κάθε περίπτωση, ήδη από την πρόσκληση, θα πρέπει να επισημαίνεται η δυνατότητα δωρεάν πάρκινγκ.
Υπάρχει χρονικός περιορισμός στην εκδήλωση;
Πριν κλείσετε το χώρο, εξασφαλίστε, ότι δεν επιβάλλεται αναγκαστική ώρα λήξης. Στην περίπτωση που η εκδήλωση θα διεξαχθεί σε εξωτερικό χώρο, ιδίως σε κατοικημένη περιοχή, είναι απαραίτητο να γνωρίζετε μέχρι τι ώρα μπορεί να κρατήσει η εκδήλωση, καθώς και ποια είναι η επιτρεπτή ένταση της μουσικής κλπ. για να αποφύγετε αντιδράσεις από τους περιοίκους.
