Η πανδημία άλλαξε σε μεγάλο βαθμό τον τρόπο που δουλεύουμε και όλους -λίγο ή πολύ- τους εξοικείωσε με τον ψηφιακό κόσμο και τις αμέτρητες δυνατότητές του. Ακόμη και σήμερα, που τα συνέδρια γίνονται κατά κύριο λόγο με φυσική παρουσία, έχουν εντάξει ψηφιακές εφαρμογές για να βελτιώσουν την εμπειρία των συμμετεχόντων και να διευκολύνουν το έργο των διοργανωτών.
Η τεχνολογία επιτρέπει τη συνεχή εμπλοκή των συμμετεχόντων
Όταν χρησιμοποιείτε την τεχνολογία για να ψηφιοποιήσετε μία εκδήλωση, η εμπειρία της εκδήλωσης ξεκινά τη στιγμή που οι συμμετέχοντες εγγράφονται και αποκτούν πρόσβαση στον εικονικό σας χώρο. Παρακινεί τους παρευρισκόμενους να ασχοληθούν με το περιεχόμενο της εκδήλωσης, ώστε να φτάσουν εμβαπτισμένοι στη γνώση. Έχουν διαβάσει το βιογραφικό του ομιλητή, έχουν δημιουργήσει τις ατζέντες τους, έχουν απαντήσει σε δημοσκοπήσεις και έχουν συνδεθεί με άλλους συμμετέχοντες ή ίσως -ακόμη- έχουν προγραμματίσει μια ιδιωτική συνομιλία ή συνάντηση.
Το αποτέλεσμα είναι: πιο ενημερωμένοι και ενθουσιασμένοι συμμετέχοντες, γεγονός που μειώνει σημαντικά την πιθανότητα να μην παρευρεθούν τελικά.
Η τεχνολογία διευκολύνει τους διοργανωτές
Η ψηφιοποίηση επεκτείνει επίσης την εκδήλωσή σας όλο το χρόνο. Μία από τις μεγαλύτερες προκλήσεις μιας παραδοσιακής εκδήλωσης είναι ότι ο χρόνος είναι περιορισμένος, ενώ ο ψηφιακός χώρος επεκτείνει την εμπειρία συμμετεχόντων για όσο διάστημα επιθυμεί ο διοργανωτής, κάνοντας εφικτή τη διαδραστική επικοινωνία ανάμεσα σε διοργανωτή και συμμετέχοντες, πριν και μετά την εκδήλωση.
ΠΡΙΝ Οι διοργανωτές αξιοποιούν δημοσκοπήσεις και έρευνες για να διευκολύνουν την ενημερώση των συμμετεχόντων πριν από την εκδήλωση, αλλά και για να καθορίσουν τα θέματα των ομιλιών με βάση τις απαντήσεις των συμμετεχόντων στις ψηφιακές δημοσκοπήσεις πριν την εκδήλωση.
ΜΕΤΑ Οι διοργανωτές αξιοποιούν τα ψηφιακά εργαλεία για να αναρτούν υλικό από το συνέδριο που έλαβε χώρα, ενώ μπορούν να διαφημίσουν το αντίστοιχο συνέδριο, που θα λάβει χώρα το επόμενο έτος.
Κλείνοντας, η τεχνολογία ξεκλειδώνει νέες ευκαιρίες χορηγίας
Βλέπουμε όλο και περισσότερο τους διοργανωτές εκδηλώσεων να αξιοποιούν τη δύναμη της τεχνολογίας για να αναβαθμίσουν τα πακέτα χορηγιών και να προσφέρουν καλύτερη απόδοση επένδυσης (ROI), ακόμη και όταν οι χορηγοί και οι εκθέτες παρευρίσκονται με φυσική παρουσία.
της Έλενας Καραγκούνη
Άρθρο από το Περιοδικό SYNEDRIO + EVENT τεύχος 51 (Τεύχος Άνοιξη / Καλοκαίρι 2023): www.synedrio.gr/entypo
