Η καλή οργάνωση ενός συνεδρίου δεν καταφέρνει πάντα να αποτρέψει κάποιες αρνητικές καταστάσεις, που αν και – εκ πρώτης όψεως – φαίνονται να μην είναι στο χέρι σας να αντιμετωπιστούν, υπάρχουν τρόποι για να τις αποφύγετε ή έστω να τις περιορίσετε.
Καθυστερήσεις
Οι συμμετέχοντες αναμένουν ότι το συνέδριο θα αργήσει να ξεκινήσει, καθώς οι εγγραφές και οι εισαγωγικές ομιλίες συνήθως απαιτούν περισσότερο χρόνο από τον προγραμματισμένο, με αποτέλεσμα να προτιμήσουν να φθάσουν καθυστερημένοι για να αποφύγουν την αναμονή. Ωστόσο, οι καθυστερήσεις στην προσέλευση των συμμετεχόντων και η εικόνα μίας μισογεμάτης αίθουσας κατά την έναρξη του συνεδρίου δημιουργεί αρνητική εντύπωση στους χορηγούς και στους συμμετέχοντες, ενώ μπορεί να αγχώσει τους ομιλητές του συνέδριου. Συνεπώς, θα ήταν σημαντικό να αποφευχθούν τέτοιες καθυστερήσεις, κάτι που θα μπορούσε να έυκολα να γίνει, εάν δοθεί κάποιο κίνητρο για τους συμμετέχοντες, που θα προσέλθουν εγκαίρως. Το κίνητρο αυτό θα εξαρτηθεί βέβαια από το αντικείμενο και το κοινό του συνεδρίου. Ένα τέτοιο κίνητρο θα μπορούσε να είναι κάποιο μικρό δωράκι ή η εξασφάλιση δωρεάν εισόδου σε κάποιο workshop, κατά τη διάρκεια ή μετά τη λήξη του συνεδρίου.
Έλλειψη Συμμετοχής
Σε ένα συνέδριο οι περισσότεροι από τους συμμετέχοντες θα αποφύγουν να θέσουν κάποια ερώτηση, καθώς θα προτιμήσουν να παραμείνουν ανώνυμοι κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης. Μία λύση για να δώσετε φωνή σε όσους δεν θέλουν να βγουν στο προσκήνιο είναι η χρήση κάποιας διαδικτυακής πλατφόρμας, που θα δίνει τη δυνατότητα στους συμμετέχοντες στο συνέδριο, να θέσουν τις ερωτήσεις τους στους ομιλητές ή να πουν τη γνώμη τους για κάποιο συνεδριακό ζήτημα, χωρίς να χρειάζεται να πάρουν το μικρόφωνο στα χέρια τους. Πρόκειται για ένα trend αρκετά δημοφιλές στις συνεδριακές αίθουσες, που έχει βοηθήσει σημαντικά στην αύξηση της συμμετοχής των παρευρισκομένων. Έτσι άτομα, που για διαφόρους λόγους δεν θα ήθελαν να πάρουν το λόγο – μέσω του wifi του χώρου της εκδήλωσης και έχοντας απλώς έναν κωδικό για την εισόδό τους στην πλατφόρμα -, συμμετέχουν ενεργά στο συνέδριο, κάνοντας ερωτήσεις και απαντώντας σε διαδικτυακές σφυγμομετρήσεις, με αποτέλεσμα το συνέδριο να γίνεται πιο συμμετοχικό και σαφέστατα πιο αποδοτικό.
Απώλειες
Τα ολοήμερα συνέδρια συχνά κουράζουν τους συμμετέχοντες, με αποτέλεσμα να μειώνεται σημαντικά ο αριθμός τους όσο περνάει ο χρόνος. Για να αποφευχθούν τέτοιες απώλειες καλό θα ήταν το συνέδριο να μην διεξάγεται κοντά σε πιθανούς πειρασμούς, όπως εστιατόρια και μαγαζιά, που μπορεί να προσελκύσουν το κοινό σας, ενώ, θα ήταν προτιμότερο οι συνεδριακές αίθουσες να έχουν πρόσβαση σε εξωτερικούς χώρους, ώστε οι συμμετέχοντες να μπορούν να περπατήσουν λίγο έξω και να κάνουν ένα διάλειμμα από την ένταση του συνεδρίου. Επίσης, η επιλογή υγιεινών και ελαφριών γευμάτων κατά τα διαλείμματα βοηθά στη συγκέντρωση και στην πρόσληψη της απαιτούμενης ενέργειας.
