Η διεξαγωγή ενός συνεδρίου σε εξωτερικό χώρο βγάζει τους συμμετέχοντες από τη ρουτίνα ενός “παραδοσιακού” συνεδρίου και ευνοεί το κλίμα για δημιουργική σκέψη και ενεργό συμμετοχή. Πρόκειται για ένα είδος συνεδρίου που δεν έχει την επισημότητα ενός τυπικού συνεδρίου, καθώς δεν διεξάγεται στη συνεδριακή αίθουσα ενός πολυτελούς ξενοδοχείου, αλλά σε χώρους πιο προσιτούς και απλούς
(π.χ. πάρκα και αρχαιολογικοί χώροι) και δεν απαιτεί επίσημη ένδυση ή ειδική διακόσμηση του χώρου. Ωστόσο, η διοργάνωση ενός τέτοιου συνεδρίου θέλει ιδιαίτερη προσοχή, γιατί οι εξωτερικοί χώροι είναι πιο απρόβλεπτοι και απαιτούν περισσότερη οργάνωση και προνοητικότητα.
Έλεγχοι
Είναι πολύ σημαντικό να ελεγχθεί ο χώρος από όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη (διοργανωτές, φωτιστές και τεχνικοί οπτικοακουστικού εξοπλισμού), ώστε να εξασφαλιστεί ότι μπορεί να ανταπεξέλθει στις ανάγκες του συνεδρίου σας
(όπως χωρητικότητα, εύκολη πρόσβαση, επαρκής φωτισμός, πρόσβαση σε ρεύμα, απόσταση από κατοικημένη περιοχή και αυστηρότητα στην τήρηση του ωραρίου κοινής ησυχίας). Οι παραπάνω έλεγχοι καλό είναι να γίνουν τις ίδιες ώρες που θα διεξαχθεί και το συνέδριο, ώστε να ελέγξετε την ύπαρξη σκιερών σημείων ή πιθανών θορύβων από τη γύρω περιοχή, που μπορεί να σας δημιουργήσουν πρόβλημα.
PlanB
Είναι απαραίτητο να διαθέτετε ένα εναλλακτικό πλάνο στην περίπτωση που προκύψουν εμπόδια π.χ. κακές καιρικές συνθήκες. Πριν κλείσετε τον εξωτερικό χώρο πρέπει οπωσδήποτε να ελέγξετε την ύπαρξη εσωτερικών χώρων σε κοντινή απόσταση, που να μπορούν να στεγάσουν το συνέδριό σας στην περίπτωση απροόπτου.
Εξοπλισμός
Η διεξαγωγή ενός συνεδρίου σε εξωτερικό χώρο δεν πρέπει να συνεπάγεται και προχειρότητα. Όσο πρωτότυπη και αν είναι η επιλογή του χώρου, να είστε σίγουροι ότι οι συμμετέχοντες θα φύγουν απογοητευμένοι, εάν η εμπειρία τους φάνηκε κουραστική, άβολη και ελλιπής. Είναι σημαντικό τα καθίσματα να είναι άνετα και να υπάρχουν επαρκή ηχεία, ώστε οι ομιλητές να ακούγονται σε όλο το χώρο. Επίσης, καλό θα ήταν να προμηθευτείτε καπέλα και ομπρέλες μήπως τυχόν χρειαστούν.
Η διοργάνωση ενός ενδιαφέροντος και χρήσιμου συνεδρίου, σε συνδυασμό με την επιλογή ενός πρωτότυπου χώρου, θα απογειώσει το συνέδριό σας και θα σας εξασφαλίσει ένα ικανοποιητικό – αν όχι – τέλειο αποτέλεσμα.
