Ένα event δεν ξεκινάει στη αίθουσα αλλά τη στιγμή που ο καλεσμένος παραλαμβάνει την πρόσκληση. Αυτή η στιγμή είναι
ίσως και η πιο καθοριστική για να αποφασίσει εάν θα παρευρεθεί ή όχι, γι’ αυτό και πρέπει να επιμεληθεί μέχρι και η πιο μικρή λεπτομέρεια.
Μορφή
Είτε πρόκειται για Έντυπη είτε για Ηλεκτρονική πρόσκληση, ο σχεδιασμός εξαρτάται από
-το ίδιο το event (θέμα, χώρος διεξαγωγής, status καλεσμένων)
-το διοργανωτή και
-τους στόχους της εκδήλωσης
Προσοχή: Η γραμματοσειρά και το μέγεθος γραμμάτων πρέπει να κάνουν την ανάγνωση εύκολη
και να μην απαιτούν προσπάθεια.
Στόχοι
Αυτός ο συνδυασμό λέξεων, εικόνων και χρωμάτων αποτελεί την πρώτη εντύπωση και έχει ως στόχο
να προσελκύσει την προσοχή του παραλήπτη, προκαλώντας έκπληξη ή ακόμη και περιέργεια,
να επικοινωνήσει με περιεκτικό τρόπο τα βασικά χαρακτηριστικά της εκδήλωσης
(θέμα, τόπος-χρόνος διεξαγωγής), χωρίς ασάφειες και ανάγκη για διευκρινιστικά τηλεφωνήματα, και
να δημιουργήσει θετική εντύπωση για την εκδήλωση, ώστε να πείσει τον καλεσμένο να παρευρεθεί.
Και το περιτύλιγμα μετράει
Η πρόσκληση πρέπει να προκαλέσει το ενδιαφέρον του παραλήπτη, ώστε το άνοιγμά της να μην αναβάλλεται μαζί με πολλούς άλλους φακέλους που «πρέπει» κάποια στιγμή να ανοιχτούν. Η παραλαβή της πρόσκλησης δεν χρειάζεται να είναι μία τυπική και βαρετή διαδικασία. Μπορεί να γίνει μία διασκεδαστική και πρωτότυπη εμπειρία που θα ευνοήσει την εκδήλωσή σας και θα μείνει αξέχαστη στην μνήμη του καλεσμένου.
Είτε θέλετε να περιορίσετε τα έξοδα της εκδήλωσης, είτε είναι μεγάλος ο αριθμός των καλεσμένων, η ηλεκτρονική πρόσκληση μέσω email είναι η καλύτερη λύση για εσάς. Πρόκειται για έναν άμεσο και γρήγορο τρόπο κοινοποίησης της εκδήλωσής σας, που μπορεί ταυτόχρονα να γίνει και πρωτότυπος, χωρίς επιπλέον κόστος. Μην ξεχνάτε ότι οι καλεσμένοι σας – πιθανότατα – λαμβάνουν καθημερινά δεκάδες e-mail και είναι πιθανό ακόμη και να ξεχάσουν ότι παρέλαβαν την πρόσκλησή σας. Μία αστεία εικόνα, ένα μικρής διάρκειας βιντεάκι ή ένα έξυπνο λογοπαίγνιο σχετικό με την εκδήλωση ή το θέμα της, θα μπορούσε να είναι ένας έξυπνος τρόπος για να κερδίσετε τον παραλήπτη.
Τα Πριν και τα Μετά
Πριν την αποστολή των προσκλήσεων, πρέπει να δημιουργηθούν βάσεις δεδομένων με τα βασικά στοιχεία των καλεσμένων (όνομα, διεύθυνση, e-mail, τηλέφωνο κ.λ.π.), αποφεύγοντας λάθη (λανθασμένα στοιχεία ή πρόσβαση τρίτων στη λίστα), διπλές αναφορές ατόμων, δημιουργώντας λανθασμένη εντύπωση για τον αριθμό των προσκεκλημένων. Επίσης, στη λίστα πρέπει να γίνει κατηγοριοποίηση των καλεσμένων, ώστε να γνωρίζετε με ακρίβεια τον αριθμό των εκπροσώπων τύπου ή των επίσημων φορέων που απάντησαν θετικά στην πρόσκληση. Στη συνέχεια πρέπει να αποσταλεί η πρόσκληση σε εύλογο χρονικό διάστημα πριν την εκδήλωση, ώστε να ενημερωθούν εγκαίρως οι ενδιαφερόμενοι, χωρίς όμως να γίνει υπερβολικά νωρίς και να ξεχαστεί (εξαίρεση αποτελεί η περίπτωση όπου οι καλεσμένοι διαμένουν στο εξωτερικό).
1η επιβεβαίωση – Μετά την αποστολή της πρόσκλησης καλό θα ήταν να επικοινωνήσετε τηλεφωνικά με κάθε έναν από τους καλεσμένους (εφόσον δεν σας έχει απαντήσει μέσω e-mail) για να επιβεβαιώσετε ότι όντως την έλαβε. Ενδεχομένως ακόμη και αν κάποιοι δεν έχουν σκοπό να παρευρεθούν ή είναι αναποφάσιστοι, μπορεί να πεισθούν μιλώντας προσωπικά με εσάς. Καμία πρόσκληση όσο ωραία και να είναι δεν μπορεί να «πουλήσει» την εκδήλωση καλύτερα από εσάς τους ίδιους!
2η επιβεβαίωση – (προαιρετική) Τηλεφωνική ή μέσω e-mail υπενθύμιση, δυο μέρες πριν την εκδήλωση, ώστε να επιβεβαιωθεί ο αριθμός όσων θα παρευρεθούν και να σχηματίσετε μία ακριβή εικόνα των καλεσμένων (για την τοποθέτησή τους στα τραπέζια, σε συγκεκριμένες θέσεις ή για να εξασφαλίσετε επαρκή ποσότητα σε ποτά, τρόφιμα, press kit κλπ).
… Σωστή Οργάνωση και Φαντασία και η πρόσκληση θα δώσει μία ξεχωριστή πρώτη γεύση της εκδήλωσής …
