Όσον αφορά στον προϋπολογισμό μίας εκδήλωσης, ο γενικός κανόνας είναι, ότι το 1/3 του προϋπολογισμού πηγαίνει στο κόστος των τροφίμων και ποτών, και τα υπόλοιπα 2/3 είναι για:
– Τον Οπτικοακουστικό εξοπλισμό
– Tην Ψυχαγωγία
– Το Χώρο της Εκδήλωσης
– Τα Διαφημιστικά αντικείμενα
– Το Προσωπικό
– Τη Διακόσμηση
– Το Marketing
To marketing βρίσκεται τελευταίο στη λίστα, όχι γιατί δεν έχει σημασία, αλλά γιατί πρώτα από όλα πρέπει να δοθεί προτεραιότητα στην εμπειρία, και μετά στο marketing. Όσο ωραίο και αν παρουσιάζεται κάτι, εάν αυτή η παρουσίαση δεν ανταποκρίνεται στην πραγματικότητα, τότε το αποτέλεσμα είναι σκέτη αποτυχία.
Η εμπειρία ξεκινά πριν από την εκδήλωση. Η εμπειρία δεν περιορίζεται στο χώρο της εκδήλωσης, αλλά ξεκινάει πολύ νωρίτερα. Στα social media, στα μέσα μαζικής ενημέρωσης, ακόμη και στην ιστοσελίδα της εκδήλωσης, ξεκινάει η εμπειρία για τον κάθε συμμετέχοντα, και εάν είναι επιτυχημένη, τότε το marketing είναι περιττό.
Στην εκδήλωση, η εμπειρία κορυφώνεται. Μία μοναδική εκδήλωση, χρειάζεται και ένα μοναδικό χώρο. Δημιουργώντας μια μοναδική εμπειρία εκδήλωσης, είναι σαν να μεταφέρετε τους συμμετέχοντές σας κάπου αλλού, κάπου που δεν γνώριζαν καν, ότι ήθελαν να πάνε, και ο χώρος παίζει πολύ σημαντικό ρόλο σε αυτό το ταξίδι.
Η τεχνολογία ολοκληρώνει το σκηνικό. Ένας από τους ευκολότερους τρόπους, για να κάνει μεγάλη εντύπωση μία εκδήλωση, είναι η τεχνολογία. Ο συνδυασμός ήχων, φωτισμών και ψηφιακών οθονών, μπορεί να συνθέσει μία μοναδική εμπειρία, που απευθύνεται σε όλες τις αισθήσεις. Μία πρωτοποριακή εφαρμογή, ειδικά σχεδιασμένη για την εκδήλωση, όχι μόνο έχει χρηστική αξία, αλλά μπορεί να προσφέρει στο κοινό, μία πρωτότυπη εμπειρία συμμετοχής. Όσο περισσότερο εντυπωσιάζεται το κοινό, άλλο τόσο θα θέλει να μοιραστεί την εμπειρία του, με τους φίλους του στα social media. Με τέτοια διαφήμιση, από το ίδιο το κοινό σας, τι να το κάνετε το marketing;
Εκπλήξεις, η μαγεία μίας εκδήλωσης. Υπάρχουν αμέτρητες στιγμές, για να εκπλήξετε τους συμμετέχοντές σας. Μία έκπληξη “μικρής κλίμακας”, μπορεί να οδηγήσει σε συζήτηση “μεγάλης κλίμακας”, με αποτέλεσμα η εκδήλωσή σας να διαφημιστεί από στόμα σε στόμα σε ένα ευρύτερο κοινό. Υπάρχει καλύτερη διαφήμιση;
Η εμπειρία συνεχίζεται και μετά την εκδήλωση. Ακόμη και εάν η εκδήλωσή σας κλείσει με ένα εντυπωσιακό event, η εμπειρία δεν πρέπει να τελειώσει εδώ. Χρησιμοποιείτε τα social media ή φτιάξτε μία online κοινότητα και βοηθήστε τους συμμετέχοντες να μείνουν συνδεδεμένοι μεταξύ τους και σίγουρα θα δείτε τις συμμετοχές, σε μελλοντικές σας εκδηλώσεις, να αυξάνονται .
Για να είναι επιτυχήμένη η εκδήλωσή σας, όχι μόνο θα πρέπει να είναι καταπληκτική, αλλά θα πρέπει και να δίνει στους συμμετέχοντες τα εργαλεία, που χρειάζονται, για να μοιραστούν εύκολα τις κριτικές, τα hashtags, και τις φωτογραφίες τους. Μία επιτυχημένη εκδήλωση είναι από μόνη της διαφήμιση, και μάλιστα δωρεάν διαφήμιση! Το μόνο που απαιτείται, είναι η εμπειρία, δώστε προσοχή σε αυτήν και δεν θα χρειαστεί να ξοδέψετε τον προϋπολογισμό σας σε στρατηγικές marketing.
