Οι ετήσιες εκδηλώσεις ενός οργανισμού (φορέα, εταιρείας, …) στοιχίζουν αρκετά, ακόμη και όταν διοργανώνονται για το ίδιο κοινό, καθώς ακόμη και σε αυτή την περίπτωση γίνονται αρκετές αλλαγές (αλλαγή θέματος, λογοτύπων κλπ.), που κοστίζουν χρόνο και χρήμα. Ωστόσο, υπάρχουν τρόποι, ώστε ο διοργανωτής να γλυτώσει χρόνο και χρήμα από το σχεδιασμό και τη διακόσμηση, αποφεύγοντας ταυτόχρονα τις επαναλήψεις.
Στοιχεία …Προσαρμόσιμα
Ο διοργανωτής μπορεί να επενδύσει σε στοιχεία, που μπορούν εύκολα να αλλάξουν και να προσαρμοστούν στις νέες ανάγκες. Για παράδειγμα, η διαφορετική χρήση του φωτισμού (τοποθέτηση σε άλλα σημεία, αυξομείωση της έντασης κλπ.) μπορεί να επιφέρει ένα φρέσκο αποτέλεσμα.
Μηνύματα …Διαχρονικά
Ο διοργανωτής μπορεί να σχεδιάσει την εκδήλωση με βάση το κύριο μήνυμα του οργανισμού και όχι με βάση το στόχο της συγκεκριμένης εκδήλωσης, έτσι ώστε στοιχεία του design, να μπορούν εύκολα να επαναχρησιμοποιηθούν σε επόμενες εκδηλώσεις του οργανισμού.
Management …Πολλών χρήσεων
Ο διοργανωτής μπορεί να διαμορφώσει ένα σύστημα οργάνωσης – κατανομή προσωπικού, χρονοδιάγραμμα κλπ. -, που να εφαρμόζεται εύκολα και σε επόμενες εκδηλώσεις του οργανισμού, γλυτώνοντας χρόνο και περιττά έξοδα.
Χρονοδιάγραμμα …Άνετο
Ο διοργανωτής μπορεί να επιτύχει καλύτερες τιμές από τους συνεργάτες του, εάν φροντίσει να τους ενημερώσει εγκαίρως για τις ανάγκες της εκδήλωσής του. Οι προμηθευτές συνήθως έρχονται αντιμέτωποι με πιεσμένα χρονοδιαγράμματα και ανάγκες της τελευταίας στιγμής και ενδεχομένως να γίνουν πιο συνεργάσιμοι και διατεθειμένοι να κάνουν εκπτώσεις, όταν τους δίνεται επαρκής χρόνος. Με την ίδια λογική, στην περίπτωση του χώρου διοργάνωσης, η έγκαιρη κράτηση του χώρου για την εκδήλωση, καθιστά πιο διαπραγματεύσιμη τη θέση του διοργανωτή (ιδίως εάν η κράτηση αφορά και επόμενες εκδηλώσεις), με αποτέλεσμα να επιτύχει καλύτερη τιμή ή έστω δωρεάν παροχές, όπως
Wi-Fi και ευελιξία στο ωράριο του check-in / check-out.
Αξίες …Σταθερές
Αν και η μείωση του κόστους γίνεται ταχύτερα και ευκολότερα με περικοπές, ελλοχεύει ο κίνδυνος να επηρεαστεί αρνητικά η αξία της εκδήλωσης, θέτοντας σε κίνδυνο την επιτυχία της. Το σωστό management του προϋπολογισμού απαιτεί δημιουργικές και καινοτόμες ιδέες, που – χωρίς ιδιαίτερο κόστος – εξασφαλίζουν ένα ικανοποιητικό αποτέλεσμα. Η προώθηση αυθεντικών και γνήσιων εμπειριών σε μία εκδήλωση, που δίνει έμφαση σε βιωματικές και αξιομνημόνευτες δραστηριότητες και στα χαρίσματα του κάθε τόπου, αποτελεί σημείο-κλειδί για μία επιτυχημένη διοργάνωση, που ανατρέπει δημιουργικά την ιδέα του “ό,τι αξίζει, κοστίζει”.
