Οι περιορισμοί στον προϋπολογισμό και οι υψηλές προσδοκίες των πελατών είναι ο πονοκέφαλος του οργανωτή. Ωστόσο, απαιτήσεις – εκ πρώτης όψεως – μη υλοποιήσιμες, μπορούν να γίνουν εφικτές, όταν δίνεται προσοχή από την αρχή και στην παραμικρή λεπτομέρεια.
1. Εναλλακτικές λύσεις
Μία έρευνα αγοράς, πριν κλείσετε συμφωνίες με προμηθευτές μπορεί να σας εξασφαλίσει μία επικερδή προσφορά ή έστω να σας καθησυχάσει για τη σωστή επιλογή σας. Επίσης, η επιλογή περιόδων με χαμηλή ζήτηση, σας εξασφαλίζει και καλύτερες τιμές στις συμφωνίες σας.
2. Προσωπικό και εξοπλισμός του χώρου
Η διαθεσιμότητα προσωπικού για την υποδοχή, την εξυπηρέτηση και την κάλυψη τεχνικών αναγκών από τον ίδιο το χώρο, σε συνδυασμό με την παροχή φωτισμού, επίπλων ακόμη και διακοσμητικών αντικειμένων, μπορεί να σας εξασφαλίσει ένα οικονομικότερο πακέτο. Τέτοιες συμφωνίες, όχι μόνο μπορεί να αποτελέσουν σωτήρια λύση για τον προϋπολογισμό σας, αλλά και να σας γλιτώσουν από διαδικασίες χρονοβόρες και δαπανηρές, όπως η ενοικίαση εξοπλισμού και η εύρεση προσωπικού. Όσον αφορά στη διακόσμηση, καλό θα ήταν, όταν διαπραγματεύεστε την τιμή του χώρου, να εντάξετε στο κόστος του έπιπλα και διακοσμητικά στοιχεία (τραπεζομάντηλα, λουλούδια), που βρίσκονται ήδη στη διάθεση του ξενοδοχείου και που θα σας απαλλάξουν από τον κόπο και τα έξοδα περιττών αγορών.
3. Φουσκωμένος προϋπολογισμός
Στον προϋπολογισμό καλό είναι να συμπεριλαμβάνεται και ένα έξτρα 10% στα υπολογιζόμενα έξοδα της εκδήλωσης, ώστε να καλύπτονται απρόοπτα, όπως υπερωρίες προσωπικού, ακυρώσεις, αντικατάσταση ελαττωματικού εξοπλισμού.
4. Αναλυτικό συμβόλαιο
Είναι σημαντικό να γίνουν όλες οι διαπραγματεύσεις εξ αρχής, ώστε να είναι ξεκάθαρο, τι συμπεριλαμβάνεται και τι όχι στην τιμή του χώρου, όπως μεταφορά από και προς το αεροδρόμιο, ώρα check-in και checkout. Επίσης, όλες οι πιθανές χρεώσεις πρέπει να αναφέρονται αναλυτικά στο συμβόλαιο, ενώ στο το τέλος του συμβολαίου πρέπει να υπογραμμίζεται, ότι δεν υπάρχουν επιπλέον χρεώσεις, ώστε να αποφευχθούν δυσάρεστες εκπλήξεις, μετά το πέρας της εκδήλωσης. Ακόμη, καλό θα ήταν να έχει προσυμφωνηθεί ότι, όσο νωρίτερα ακυρωθεί η εκδήλωση, τόσο λιγότερα θα πληρώσετε.
5. Συνεργασία με παράλληλες εκδηλώσεις
Στην περίπτωση, που διεξάγονται στο χώρο και άλλες εκδηλώσεις, μπορεί να γίνει κάποιου είδους συνεργασία για μείωση εξόδων, όπως η επιλογή του ίδιου μενού στα γεύματα.
6. Προσοχή στα οπτικοακουστικά
Η ενοικίαση περισσότερων οπτικοακουστικών συστημάτων από όσα πραγματικά χρειάζεται η εκδήλωση (οθόνες, μικρόφωνα κλπ.), όχι μόνο σημαίνει περισσότερα έξοδα, αλλά και ανάγκη για περισσότερους τεχνικούς για τη χρήση τους.
