Όπως μία επιτυχημένη εκδήλωση δεν συνεπάγεται πάντα και υψηλό κόστος, έτσι και μία εκδήλωση, που κόστισε ακριβά, μπορεί να μην φέρει εν τέλει και το επιθυμητό αποτέλεσμα. Για του λόγου το αληθές ας δούμε, πώς μπορούμε να περιορίσουμε το κόστος των πιο δαπανηρών πτυχών μίας εκδήλωσης:
Χώρος: Στην περίπτωση που έχετε σκοπό να διοργανώσετε σύντομα και άλλες εκδηλώσεις, καλό θα ήταν να επιλέξετε τον ίδιο χώρο, καθώς η διαπραγμάτευση τιμών είναι πολύ πιο αποτελεσματική, όταν θέλετε να κλείσετε ένα χώρο για τρεις εκδηλώσεις και όχι για μία. Επίσης, μην ξεχνάτε ότι η επιλογή χώρων που αυτή την περίοδο είναι «εκτός εποχής» δίνει τη δυνατότητα μεγαλύτερης έκπτωσης, καθώς όσο περισσότερη ζήτηση έχει ένας χώρος, τόσο περισσότερο θα πονέσει η τσέπη σας.
Προσωπικό: Και εκεί που βρήκατε τον ιδανικό χώρο στην ιδανική τιμή, έρχεται η ώρα των προσλήψεων και μαζί και ο πανικός. Ωστόσο, οι βιαστικές κινήσεις, όπως πρόσληψη λιγότερων ατόμων, καλό θα ήταν να αποφεύγονται, καθώς διακυβεύεται η επιτυχία της εκδήλωσης, ενώ είναι σαφώς προτιμητέα η υιοθέτηση εναλλακτικών λύσεων, όπως η πρόσληψη προσωπικού που διαμένει κοντά στην περιοχή, όπου θα διεξαχθεί η εκδήλωση, ώστε να αποφεύγονται επιπλέον έξοδα μεταφορών ή η συνεργασία με catering που, σε λογικές τιμές, διαθέτουν και το προσωπικό που θα σερβίρει. Τέλος, μπορείτε να περιορίσετε τα έξοδα του προσωπικού με το να αναθέσετε αρμοδιότητες σε άτομα που θέλουν εθελοντικά να συμμετάσχουν στη διοργάνωση της εκδήλωσης, όπως π.χ. φοιτητές σχετικών σπουδών.
Διακόσμηση: Όσον αφορά στη διακόσμηση, η χρήση διακοσμητικών προηγούμενων εκδηλώσεών σας είναι ένας εύκολος τρόπος να εξοικονομήσετε χρήματα, ώστε να μπορέσετε να τα διαθέσετε σε σημαντικότερα στοιχεία της εκδήλωσης, όπως η τροφοδοσία. Ταυτόχρονα, καλό θα ήταν, όταν διαπραγματεύεστε την τιμή του χώρου, να εντάξετε στο κόστος του έπιπλα και διακοσμητικά στοιχεία (τραπεζομάντηλα, λουλούδια), που βρίσκονται ήδη στη διάθεση του ξενοδοχείου και που θα σας γλιτώσουν από τον κόπο και τα έξοδα περιττών αγορών. Τέλος, δημιουργικές και πρωτότυπες ιδέες για να στολίσετε την εκδήλωσή σας, όπως η τοποθέτηση κεριών μέσα σε άδεια μπουκάλια κρασιού, μπορεί να κλέψουν την παράσταση, χωρίς να κοστίσουν ακριβά!
Γεύματα και ποτά: Μερικά μικρά κεράσματα μπορεί τελικά να σας στοιχίσουν πολύ ακριβότερα, από ό,τι περιμένατε, εάν δεν προσέξετε. Αρχικά, καθώς οι ολοήμερες εκδηλώσεις συχνά ξεπερνούν το αναμενόμενο κόστος λόγω της μεγάλης κατανάλωσης ποτών και τροφίμων, πρέπει να είστε ιδιαίτερα προσεχτικοί στις ποσότητες που θα παραγγείλετε, αλλά και στο κόστος των επιλογών σας. Αφενός στην περίπτωση των ποτών συνιστάται να περιορίζεται η προσφορά των ποτών σε συγκεκριμένες ώρες, ενώ καθ’ όλη τη διάρκεια της εκδήλωσης να σερβίρονται αναψυκτικά ή οικονομικά ποτά, όπως μπίρα και κρασί. Αφετέρου, όσον αφορά στην τροφοδοσία, στο πρώτο διάλειμμα για καφέ θα μπορούσατε να σερβίρετε συσκευασμένα προϊόντα από το πρωινό του ξενοδοχείου (της ίδιας μέρας), όπου θα διεξαχθεί η εκδήλωση, όπως γιαούρτι ή μπάρες δημητριακών. Επίσης, καλό θα ήταν να βρείτε σπόνσορες τροφίμων ή ποτών που θα θέλουν να προωθήσουν δωρεάν τα προϊόντα τους, ενώ κλασικά τρικ – όπως πάγος στα ποτήρια ή μικρότερες κούπες για τον καφέ -, εξοικονομούν χρήματα, χωρίς να εκλαμβάνονται αρνητικά από τους καλεσμένους.
Γενικότερα, τα γεύματα θα μπορούσαν να είναι περισσότερο σε μορφή σνακ, ωστόσο πρέπει να ενημερώσετε εκ των προτέρων τους καλεσμένους, ότι πρέπει να φροντίσουν εκείνοι για το μεσημεριανό τους. Εκτός από το οικονομικό όφελος, οι καλεσμένοι μέσω του lunch break, θα έχουν τη δυνατότητα να χαλαρώσουν και να ξεκουραστούν. Στην περίπτωση, όμως, που θέλετε να αναλάβετε εσείς τα γεύματα, καλό θα ήταν να αποφεύγεται ένας αχανής μπουφές με πληθώρα φαγητών, που στην πλειοψηφία τους θα μείνουν ανέγγιχτα, και να προτιμάται το σερβίρισμα συγκεκριμένων πιάτων σε λογικές ποσότητες, καθώς μικρή ποικιλία συνεπάγεται και χαμηλό κόστος.
Εξοπλισμός: Αρχικά πριν επιλέξετε το χώρο της εκδήλωσης, ενημερωθείτε, εάν συμπεριλαμβάνεται στην τιμή και η διάθεση τεχνολογικού εξοπλισμού, όπως ηχεία, μικρόφωνα και οθόνες, καθώς η ενοικίασή τους από άλλη εταιρία μπορεί να έχει υψηλό κόστος. Εναλλακτικά, εάν διοργανώνετε πολλές εκδηλώσεις, συνιστάται η αγορά του εξοπλισμού, καθώς θα είναι πιο αξιόπιστος, με λιγότερες πιθανότητες να συμβούν “τεχνικά” προβλήματα, ενώ το προσωπικό θα γνωρίζει το χειρισμό του, χωρίς να χρειάζεται η εκπαίδευσή του κάθε φορά που χρησιμοποιούνται νέα μηχανήματα και εξαρτήματα. Τέλος, η υιοθέτηση εναλλακτικών – φιλικών προς το περιβάλλον – λύσεων, όπως η τοποθέτηση ηλεκτρονικών οθονών που θα πληροφορούν τους καλεσμένους για το πρόγραμμα, αντί για μοίρασμα τυπωμένων χαρτιών, είναι πιο οικονομικές, ενώ θα κάνετε θετική εντύπωση για την κοινωνική ευαισθησία σας.
Ακόμα και όταν η εκδήλωσή σας διαθέτει έναν περιορισμένο προϋπολογισμό, μπορείτε να την καταστήσετε ακόμη πιο ελκυστική με την παροχή καλύτερης ποιότητας υπηρεσιών. Αν και υποστηρίζεται πως, ό,τι αξίζει, κοστίζει, υπάρχουν τρόποι να δώσετε αξία στην εκδήλωσή σας χωρίς επιπλέον κόστος. Για παράδειγμα, η υποδοχή των καλεσμένων από το προσωπικό και η παρουσίαση των πιάτων από τον ίδιο το Σεφ, θα κάνουν θετική εντύπωση στους καλεσμένους, χωρίς να επιβαρυνθεί η τσέπη σας. Επιπροσθέτως, η προσφορά επιπλέον ανέσεων στα δωμάτια των καλεσμένων, όπως πακέτα καλωσορίσματος, δωρεάν εφημερίδες κλπ., έχει χαμηλό κόστος και θα κάνει ακόμη πιο ευχάριστη την διαμονή των καλεσμένων, που σίγουρα θα φύγουν με τις καλύτερες των εντυπώσεων!
