Νομικές, οικονομικές και κανονιστικές προκλήσεις μπορούν να μετατρέψουν μία εκδήλωση σε σκέτο πονοκέφαλο. Εμείς θα σας αναφέρουμε κάποια βασικά σημεία, τα οποία πρέπει να προσέξετε, εάν θέλετε να επιτύχετε καλύτερα αποτελέσματα, χωρίς να διακινδυνεύσετε την επιτυχία της εκδήλωσης.
1. Υπηρεσίες:
Πριν ορίσετε χώρα / πόλη για τη διεξαγωγή της εκδήλωσης, ελέγξτε εάν η πόλη – που σας ενδιαφέρει -διαθέτει κατάλληλους συνεδριακούς χώρους, για τη φιλοξενία εκδηλώσεων στο μέγεθος της δικής σας εκδήλωσης. Eάν, για παράδειγμα, διοργανώνετε ένα συνέδριο για πάνω από 1.000 άτομα, τότε θα χρειαστείτε και μία συνεδριακή αίθουσα της αντίστοιχης χωρητικότητας. Ακόμη και αν μία χώρα / πόλη είναι ιδανική, καθώς ταιριάζει άψογα με τη θεματολογία της εκδήλωσής σας, εάν δεν προσφέρει τις συνεδριακές υπηρεσίες, που χρειάζεστε, τότε θα χρειαστεί να αλλάξετε προορισμό. Επίσης, στην περίπτωση που έχετε σκοπό να νοικιάσετε εξοπλισμό στη χώρα / πόλη διεξαγωγής της εκδήλωσης, βεβαιωθείτε, ότι είναι στις ίδιες προδιαγραφές με αυτόν, που έχετε συνηθίσει να χρησιμοποιείτε (π.χ. γλώσσα μηχανημάτων).
2. Διαδικαστικά:
Στην περίπτωση που θέλετε να διοργανώσετε μία εκδήλωση στο εξωτερικό, ενημερωθείτε εγκαίρως για το κόστος και για το χρόνο, που απαιτείται για την έκδοση των απαραίτητων εγγράφων (visa, διαβατήριο κλπ.) για την είσοδο και την παραμονή στη χώρα. Επίσης, είναι πολύ σημαντικό να ενημερωθείτε και για το αν χρειάζεται να γίνει και κάποιος εμβολιασμός πριν την είσοδό σας στη χώρα. Ειδικά εάν η οργάνωση της εκδήλωσης απαιτεί από εσάς να μείνετε κάποιο διάστημα στη χώρα διεξαγωγής, ελέγξτε, ότι η ασφάλεια υγείας σας σας καλύπτει και εκεί.
3. Κουλτούρα:
Καλό είναι να γνωρίζετε τα ήθη και έθιμα του τόπου διεξαγωγής της εκδήλωσης, ώστε να αποφευχθούν τυχόν παρεξηγήσεις κατά τη συνεργασία σας με ντόπιους επαγγελματίες. Για παράδειγμα, σε κάποιες χώρες το φιλοδώρημα μπορεί να θεωρηθεί και προσβολή.
4. Αποδεικτικά:
Η συνεργασία με επαγγελματίες της περιοχής μπορεί να σας φανεί ιδιαίτερα χρήσιμη. Ωστόσο, πριν κλείσετε κάποια συμφωνία, βεβαιωθείτε, ότι πρόκειται για έμπειρους επαγγελματίες με καλές συστάσεις. Και μην ξεχνάτε ότι, είτε η εκδήλωσή σας γίνεται εγχώρια, είτε στο εξωτερικό, είναι πολύ σημαντικό να κρατάτε αντίγραφα των συμφωνιών σας και των πληρωμών – που έγιναν ή θα γίνουν- , ώστε να αποφύγετε μελλοντικά προβλήματα.
Κλείνοντας, η επιλογή ενός διαφορετικού προορισμού – εγχώριου ή διεθνή – για τη διεξαγωγή της εκδήλωσής σας, μπορεί να απογειώσει την εμπειρία των συμμετεχόντων, ωστόσο ενέχει και κινδύνους. Γι’ αυτό είναι σημαντικό να επιλέξετε με προσοχή την τοποθεσία. Και μην ξεχνάτε, ότι οι προσδοκίες για την εκδήλωση, διαμορφώνονται και με βάση τον τόπο διεξαγωγής και τις δυνατότητές του. Δεν γίνεται μία εκδήλωση να διοργανωθεί με τις ίδιες προδιαγραφές και με τον ίδιο τρόπο σε μία πόλη ή σε ένα νησί.
