Σ…ΣΤΟΧΟΙ που πρέπει να επιτευχθούν
Υ…ΥΠΟΜΟΝΗ για σωστή οργάνωση
Ν…ΝΕΕΣ τεχνικές
Ε…ΕΜΠΝΕΥΣΗ από άλλα meeting
Δ…ΔΙΕΞΑΓΩΓΗ του meeting σύμφωνα με τους κανόνες
Ρ…ΡΗΞΗ με τετριμμένες μεθόδους και σκέψεις
Ι…ΙΔΕΕΣ δημιουργικές
Α…ΑΝΑΓΚΗ για ανανέωση
Σ…ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑ των συμμετεχόντων
Η…ΗΡΕΜΟΣ διάλογος
Αν και οι περισσότεροι θεωρούν τα meeting χάσιμο χρόνου, στην πραγματικότητα είναι σχεδόν βέβαιο ότι τελικά θα χάσουν
περισσότερο χρόνο, εάν δεν αφιερώσουν έστω και λίγα λεπτά στην αίθουσα συνεδριάσεων. Η συνεχής αναβολή ενός meeting, μπορεί αρχικά να δίνει την αίσθηση ότι μένει περισσότερο χρόνος για εργασία, όμως, στην ουσία πρόκειται για μία εργασία λιγότερο αποτελεσματική, που θα διεξαχθεί σε περισσότερο χρόνο, καθώς δεν θα έχουν διευκρινιστεί πλήρως οι ανάγκες του πελάτη, ενώ η έλλειψη συντονισμού της ομάδας θα αποφέρει ένα αποτέλεσμα με επαναλήψεις και κενά.
Τα meeting, λοιπόν, δεν πρέπει να αντιμετωπίζονται ως αγγαρείες, αλλά ως ένα από τα πιο αποτελεσματικά εργαλεία
-για τη σύλληψη νέων ιδεών,
-τη δημιουργία κινήτρων για εργασία,
-την αύξηση της παραγωγικότητας,
-την ενδυνάμωση της συνεργασίας και
-τη βελτίωση της επικοινωνίας μεταξύ των μελών της επιχείρησης.
Ωστόσο για την καλύτερη διεξαγωγή ενός meeting, καλό θα ήταν:
-Να αποστέλλεται ένα e-mail υπενθύμισης μισή ώρα πριν το meeting, σε όλους τους συμμετέχοντες, τονίζοντας την σημασία που έχει να είναι ακριβείς στην ώρα τους.
-Να συμπεριλαμβάνεται στο πρόγραμμα η πιθανότητα καθυστέρησης μισής ώρας, ιδίως όταν πρόκειται να παρευρεθούν άτομα που θα ταξιδέψουν για να έρθουν, ώστε να μην ξεπεραστεί η προγραμματισμένη διάρκεια του meeting, γεγονός που θα μπορούσε να δημιουργήσει πρόβλημα στους συμμετέχοντες και στις μετέπειτα υποχρεώσεις τους.
-Στην περίπτωση των meetings μεγάλης διάρκειας, να γίνονται αρκετά διαλείμματα (κάθε 45-60 λεπτά), ώστε να ξεκουράζονται οι συμμετέχοντες και να διατηρείται το ενδιαφέρον τους.
Η χρήση των Νέων Τεχνολογιών (e-mail, social media), έχει διευκολύνει την επικοινωνία μεταξύ των εργαζομένων που βρίσκονται εκτός του χώρου εργασίας, ταυτόχρονα όμως έχει φέρει αντίθετα αποτελέσματα όταν αντικαθιστά την πρόσωπο με πρόσωπο επικοινωνία. Αξίζει να σημειωθεί ότι η λεκτική επικοινωνία δεν ξεπερνά το 10% της συνολικής επικοινωνίας, ενώ το 35% βρίσκεται στον τόνο της φωνής και το υπόλοιπο 55% στη γλώσσα του σώματος. Αντιλαμβανόμαστε, λοιπόν, ότι η διαπροσωπική επικοινωνία είναι πιο αποτελεσματική και απαιτεί και λιγότερο χρόνο. Η face to face επαφή είναι και θα είναι πάντα ο καλύτερος, ταχύτερος και αποτελεσματικότερος τρόπος για να συζητήσετε, να βρείτε λύσεις σε προβλήματα αλλά και να συλλάβετε δημιουργικές ιδέες.
