Event Management: Επιτυχία σε δέκα λέξεις!
1. Κατανόηση: Η γνώση είναι Δύναμη!
Βασική προϋπόθεση για τη διοργάνωση ενός event, είναι η κατανόηση του σκοπού του, ώστε να δοθούν στην εκδήλωση οι αποχρώσεις που ταιριάζουν στο ύφος και στο περιεχόμενό της, π.χ. εκδηλώσεις, όπως εταιρικές συναντήσεις, έχουν διαφορετικές απαιτήσεις ως προς το πρωτόκολλο και τις αναγκαίες διαδικασίες, σε σχέση με τη διοργάνωση ενός γάμου.
2. Προετοιμασία: Σχεδίασε σήμερα, εκτέλεσε αύριο!
Όσο καλύτερα οργανωμένη είναι μία εκδήλωση, τόσο απίθανη είναι η εμφάνιση δυσάρεστων εκπλήξεων. Σε πρώτο επίπεδο, απαραίτητη είναι η διαμόρφωση ενός πλάνου ενεργειών, καθώς και ενός χρονοδιαγράμματος, σύμφωνα με το οποίο θα καθορίζεται ο χρόνος υλοποίησης των εκάστοτε εργασιών. Σε δεύτερο επίπεδο, πρέπει κατά τακτά χρονικά διαστήματα να αξιολογείται η πρόοδος που έχει γίνει, καθώς και να ενημερώνεται ο πελάτης για τη μορφή που θα έχει η εκδήλωση, ώστε να εξασφαλιστεί η συγκατάθεσή του αλλά και να υπάρχει αρκετός χρόνο για τυχόν αλλαγές.
3. Χρόνος: Σωστό timing!
Η οργάνωση μιας εκδήλωσης δεν πρέπει να γίνεται βιαστικά, αλλά ούτε θα πρέπει να είναι μια χρονοβόρα υπόθεση, η οποία θέτει την υπομονή του κοινού σε δοκιμασία. Επίσης, είναι σημαντικό να εξασφαλιστεί, ότι η εκδήλωση δεν συμπίπτει χρονικά με άλλες εκδηλώσεις, που ανταγωνίζονται για την προσοχή του ίδιου ακροατηρίου.
4. Χώρος: Γείωσέ το!
Ένα event παίρνει σάρκα και οστά στο χώρο του. Η σχέση event και χώρου είναι διαδραστική, καθώς το ένα επηρεάζει αλλά και συμπληρώνει το άλλο. Επομένως, η επιλογή του χώρου διεξαγωγής μπορεί να καθορίσει την επιτυχία ή την αποτυχία ενός event. Εκτός από τη διαθεσιμότητα, υπάρχει ένας τεράστιος αριθμός παραγόντων που επηρεάζουν την επιλογή του χώρου, με τους πιο σημαντικούς εξ αυτών τη συμβατότητα με τη φιλοσοφία της εκδήλωσης, τις εγκαταστάσεις, την πρόσβαση, την τροφοδοσία, το κόστος και φυσικά τον αριθμό των καλεσμένων, καθώς ο ιδανικός χώρος για λίγα άτομα μπορεί να αποδειχθεί μια κλειστοφοβική εμπειρία για πολλά περισσότερα.
5. Ασφάλεια: Πρόσεχε!
Πρώτον, πρέπει να λαμβάνονται πάντα υπόψιν οι κώδικες ασφαλείας. Δεύτερον, πρέπει να επισημαίνονται καλά οι έξοδοι κινδύνου και να αναλάβει επαρκώς εκπαιδευμένο προσωπικό να χειριστεί την κατάσταση σε περίπτωση, που συμβεί κάτι δυσάρεστο.
6. Έγκριση: Πάρε το πράσινο φως!
Η διοργάνωση μίας εκδήλωσης προϋποθέτει μία σειρά διαδικασιών για την απόκτηση αδειών π.χ. άδεια από την αστυνομία, περιβαλλοντικές πιστοποιήσεις κλπ. Είναι απαραίτητο, λοιπόν, να έχουν ληφθεί όλες οι απαραίτητες εγκρίσεις και άδειες και να τηρούνται οι σχετικές διατάξεις κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης.
7. Συνεργασία: Ομαδικό Πνεύμα!
Δεν υπάρχει «εγώ» στην ομαδική εργασία. Μια εκδήλωση περιλαμβάνει μια σειρά από παίκτες και η σωστή επικοινωνία είναι το κλειδί. Απαραίτητες είναι οι συχνές συναντήσεις, οι ενημερώσεις και οι πρόβες, για να καταλάβει ο καθένας, ποιες είναι οι ευθύνες του, αλλά και πώς πρέπει να συντονίσει τις ενέργειές του. Κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης θα φανεί χρήσιμη η χρήση μηχανισμών συντονισμού, όπως ασύρματα ακουστικά ή κινητά τηλέφωνα. Μην κατηγορείς τους άλλους για οτιδήποτε πάει στραβά, αντιθέτως φρόντισε για τη συνοχή και τη συνεργασία της ομάδας.
8. Εξοπλισμός: Η λεπτομέρεια… μετράει!
Έχεις τέλεια συνεργασία με την ομάδα σου και είσαι σίγουρος για την επιτυχία της εκδήλωσης. Τι γίνεται όμως αν σε προδώσουν οι τεχνικές λεπτομέρειες; Ο κατάλληλος τεχνικός εξοπλισμός και οι εξειδικευμένοι τεχνικοί είναι πρωταρχικής σημασίας. Τίποτα δεν είναι πιο ενοχλητικό από ένα κομμάτι του εξοπλισμού, που δυσλειτουργεί κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης. Ως εκ τούτου, είναι απαραίτητο να δοκιμάζονται όλα τα μηχανήματα σε εύλογο χρονικό διάστημα πριν από την εκδήλωση, ώστε να υπάρχει αρκετός χρόνος για τη διόρθωση ή ακόμη και την αντικατάστασή τους.
9. Ψυχραιμία: Η καλή οργάνωση… δεν αρκεί!
Παρά τον τέλειο σχεδιασμό, τις πρόβες και τις ατελείωτες ώρες εργασίας, τα πράγματα μπορεί να μην εξελιχθούν πάντα ομαλά και πρέπει να είστε προετοιμασμένοι, γιατί ο πανικός δεν βοηθάει. Χρειάζεται ψυχραιμία, συγκέντρωση και γρήγορες αλλά όχι βιαστικές αντιδράσεις, γιατί η σύγχυση φέρνει λάθη.
10. Διάθεση: Χαμογέλα… αξίζει!
Μην ξεχνάς ότι η διαχείριση ενός event, καθώς και η επιτυχία του, σχετίζεται με την αλληλεπίδραση του προσωπικού με τους καλεσμένους. Μία χαρούμενη και θετική στάση, όχι μόνο μειώνει το άγχος του προσωπικού αλλά ενισχύει και την καλή διάθεση των καλεσμένων.
Ωστόσο…
Όλο και κάτι θα πάει στραβά!
Μετά από μήνες προετοιμασίας, σκληρής δουλειάς και αμέτρητων υπολογισμών, η πολυσυζητημένη εκδήλωση ξεκινάει και όλα φαίνονται να κυλάνε σύμφωνα με το πρόγραμμα. Επειδή, όμως, στον κόσμο του event management δεν είναι όλα ρόδινα, φτάνει εκείνη η στιγμή, που ο χειρότερος φόβος σου γίνεται πραγματικότητα και συμβαίνει το ΑΠΡΟΟΠΤΟ! Αποτέλεσμα: Ένταση, άγχος, πανικός και η σκέψη γιγάντιων κτιρίων να καταρρέουν με την ίδια ιλιγγιώδη ταχύτητα, που καταρρέει και το αψεγάδιαστο μέχρι τώρα πλάνο σου. Και τώρα τι κάνεις; Εφόσον είναι αδύνατον να μπεις σε μια χρονομηχανή και να αποφύγεις την καταστροφή, φρόντισε να πάρεις τα μέτρα σου από πριν. Καθώς, η πρόληψη είναι πάντοτε αποτελεσματικότερη από την αντιμετώπιση, είναι σημαντικότατη η υιοθέτηση τεχνικών μείωσης του κινδύνου.
Αυτές μπορεί να περιλαμβάνουν:
1. Προσδιορισμό των κινδύνων, που ενέχει η εκδήλωση
2. Αξιολόγηση της σοβαρότητας των επιπτώσεών τους
3. Μείωση των κινδύνων, με τη δυνατότητα αλλαγών και την υιοθέτηση πιο ασφαλών λύσεων
4. Δημιουργία ενός σχεδίου έκτακτης ανάγκης
Αν δεν είσαι προετοιμασμένος για τα προβλήματα που μπορεί να προκύψουν, τότε να είσαι έτοιμος, να δεις, να χάνονται αυτά, για τα οποία εργάστηκες σκληρά. Η διαδικασία είναι απλή.
Το πρώτο βήμα είναι να εντοπίσεις κάθε απρόοπτο που μπορείς να φανταστείς, ότι θα ήταν ικανό να θέσει σε κίνδυνο τη δουλειά σου.
Το επόμενο βήμα είναι να δώσεις προτεραιότητα στα απρόοπτα, που έχουν τη μεγαλύτερη πιθανότητα να συμβούν.
Στη συνέχεια, θα πρέπει να εξετάσεις κάθε πτυχή της διοργάνωσης και να βεβαιωθείς, ότι υπάρχει ένα σχέδιο έκτακτης ανάγκης για κάθε πιθανό απρόοπτο. Εδώ, λοιπόν, είναι η στιγμή που φαίνεται η καλή διοργάνωση μιας εκδήλωσης και η ετοιμότητά σου για την αντιμετώπιση της όποιας αναποδιάς.
Σε πρώτο επίπεδο: Ψυχραιμία! Ο πανικός δεν βοηθάει, αντιθέτως δημιουργεί και άλλα προβλήματα.
Σε δεύτερο επίπεδο: Αντιμετώπιση! Χρειάζεται να τεθεί το σχέδιο έκτακτης ανάγκης σε λειτουργία, με γρήγορες και ψύχραιμες κινήσεις, γεγονός που προϋποθέτει εκπαιδευμένο προσωπικό για τη σωστή και γρήγορη υλοποίηση του σχεδίου.
Ας δούμε – πιο συγκεκριμένα – κάποια από τα συνήθη προβλήματα των εκδηλώσεων, καθώς και τον επιβαλλόμενο χειρισμό τους:
1. Καιρός
Στα event εσωτερικού χώρου, οι καιρικές συνθήκες δεν είναι συνήθως πρόβλημα, τα πράγματα όμως αλλάζουν στις εκδηλώσεις εξωτερικού χώρου. Μία ξαφνική, απρόσμενη βροχή ή ένα κύμα καύσωνα μπορεί να σου χαλάσει τα σχέδια. Αν αναμένονται κακές καιρικές συνθήκες, πρέπει να αλλάξει ο χώρος της εκδήλωσης. Εάν το γεγονός δεν μπορεί να μεταφερθεί ή να επαναπρογραμματιστεί, πρέπει να γίνουν οι απαραίτητες μετατροπές στο χώρο, ώστε να κυλήσει η εκδήλωση, όσο πιο ομαλά γίνεται.
2. Καθυστέρηση επισκεπτών
Βεβαιωθείτε, ότι οι προσκλήσεις είναι σαφείς ως προς την ώρα έναρξης της εκδήλωσης. Κάποιες καθυστερήσεις είναι δύσκολο να αποφευχθούν (όπως π.χ. σε περίπτωση κίνησης στους δρόμους). Σημαντικό είναι να ενημερώνεται η κουζίνα συνεχώς για την προσέλευση των καλεσμένων, ώστε να επιβραδύνει ή να επιταχύνει τις διαδικασίες. Στην περίπτωση που έχουν καθυστερήσει σημαντικοί καλεσμένοι για την εκδήλωση, να σερβιριστεί το κοινό με ποτό ή ένα επιπλέον ορεκτικό ή ακόμη και να προστεθεί μία επιπλέον δραστηριότητα (χορός, παιχνίδι, ομιλία ή άλλη μορφή διασκέδασης), καθώς αυτό θα αποτρέψει τους επισκέπτες, που ήρθαν στην ώρα τους, να βαρεθούν και θα τους κρατήσει απασχολημένους. Ως διαχειριστής πρέπει να εξασφαλίσεις, ότι η εκδήλωση ευδοκιμεί και ότι κανείς δεν κάθεται στο τραπέζι του σιωπηλός.
3. Προβλήματα με το φαγητό
Είναι απαραίτητο να υπάρχει μενού για χορτοφάγους ή να έχει διευκρινισθεί, εάν θα παρευρεθούν άτομα με τροφικές αλλεργίες, θρησκευτικές ή ειδικές δίαιτες. Επειδή οι καλεσμένοι φέρνουν συχνά μαζί πρόσθετα μέλη της οικογένειας, συνεργάτες ή στενούς φίλους, θα πρέπει να υπάρχει προσωπικό στην υποδοχή, ώστε να πληροφορηθεί για τυχόν διατροφικά ζητήματα και με βάση τη μικρή ή μεγάλη προσέλευση (ακυρώσεις κλπ.) να δώσει εντολές στην κουζίνα και στο σέρβις.
4. Τα παιδιά
Είναι καλό να θυμόμαστε, ότι πολλοί διαχειριστές έχουν κάνει σοβαρά λάθη, ξεχνώντας τις ανάγκες και τις επιθυμίες των παιδιών σε εκδηλώσεις, με αποτέλεσμα τα τελευταία να βαρεθούν και ως εκ τούτου να δυσαρεστηθούν οι γονείς τους. Απαραίτητη είναι η ενημέρωση σχετικά με τον αριθμό των παιδιών, που θα προσέλθουν και ανάλογα να διαμορφωθεί η απασχόληση και η φροντίδα τους π.χ. προσθήκη στην τροφοδοσία ενός «παιδικού μενού» και ύπαρξη χώρου με παιχνίδια. Για λόγους ασφαλείας, άτομα του προσωπικού πρέπει να αναλάβουν την επίβλεψη των παιδιών και να μην επαναπαύονται στην προσοχή των γονιών.
5. Προβληματική συμπεριφορά επισκεπτών
Θόρυβος ή κατάσταση μέθης είναι κάποια από τα προβλήματα που μπορεί να προκύψουν από «ατίθασους» καλεσμένους. Πρέπει να ανατεθεί στο προσωπικό η επίβλεψη των καλεσμένων, ώστε να παρεμβαίνει, όταν απαιτείται. Πρέπει επίσης το σερβίρισμα οινοπνεύματος να γίνεται με προσοχή και στην περίπτωση που επισκέπτες βρίσκονται πάνω από το όριο, καλό θα ήταν να διατίθεται ταξί για την μεταφορά τους.
(Μάρτιος 2013)
