Στον αιώνα μας, τον “αιώνα του Internet” όπως υποστηρίζουν πολλοί, η κοινωνία της γνώσης και της πληροφορίας εξελίσσεται με γρήγορους ρυθμούς. Οι εταιρείες πληροφορικής αξιοποιώντας τις νέες τεχνολογίες παρέχουν συνεχώς προϊόντα και υπηρεσίες που εξασφαλίζουν οικονομία χρόνου, μειώνουν το κόστος επιμόρφωσης, ενώ ταυτόχρονα δίνουν τη δυνατότητα γρήγορης και εύκολης ενημέρωσης σε θέματα γενικού αλλά και ειδικού ενδιαφέροντος.
Με τη χρήση σύγχρονων τηλεπικοινωνιακών δικτύων και ειδικότερα μέσω τεχνολογιών Internet, Intranet καθώς και δορυφορικών δικτύων παρέχονται υπηρεσίες που καθιστούν δυνατή την εξ’ αποστάσεως κατάρτιση και επιμόρφωση.
Μία τέτοια υπηρεσία είναι και το e-Συνέδριο. Πρόκειται στην ουσία για τη ζωντανή μετάδοση των εργασιών ενός συνεδρίου που διεξάγεται σε ένα φυσικό χώρο σε συνέδρους που δεν παρευρίσκονται σε αυτόν.
Εξυπηρετεί όλους εκείνους που ενδιαφέρονται, είτε να παρακολουθήσουν τις εργασίες ενός συνεδρίου (σύνεδροι), είτε να παρουσιάσουν τις εργασίες τους σ’ ένα συνέδριο (ομιλητές) αλλά λόγω γεωγραφικών, χρονικών και άλλων περιορισμών δεν είναι δυνατή η φυσική παρουσία τους σε αυτό.
Δυνατότητες
Οι δυνατότητες της υπηρεσίας αυτής είναι πολλές και ομολογουμένως εντυπωσιακές:
– Δυνατότητα ζωντανής προσέγγισης αυξημένου αριθμού συμμετεχόντων που βρίσκονται σε απομακρυσμένες περιοχές. Σε ένα συνέδριο οι ομιλητές πραγματοποιούν τις εισηγήσεις τους, προβάλλουν το συνοδευτικό τους υλικό στις οθόνες και μέσω της υπηρεσίας e-συνέδριο οι απομακρυσμένοι σύνεδροι έχουν τη δυνατότητα να ακούσουν τον εισηγητή και να δουν τις διαφάνειές του. Μπορούν ακόμη να λάβουν το λόγο και να εκφέρουν την άποψή τους η οποία μεταδίδεται στο συνεδριακό χώρο και τους υπόλοιπους απομακρυσμένους συμμετέχοντες.
– Δυνατότητα καταγραφής των εργασιών του συνεδρίου προκειμένου οι ενδιαφερόμενοι να έχουν πρόσβαση σε αυτές σε χρόνο επιλογής τους. Η διάθεσή τους μπορεί να γίνει είτε μέσω CD είτε μέσα από το Internet.
– Δυνατότητα παρουσίας ομιλητών που υπό άλλες συνθήκες – λόγω γεωγραφικών περιορισμών, έλλειψης χρόνου ή ακόμα και υψηλού οικονομικού κόστους – δεν θα μπορούσαν να συμμετέχουν και να παρουσιάσουν τις εργασίες τους σε ένα συνέδριο.
– Δυνατότητα πλήρης υποστήριξης των απομακρυσμένων συνέδρων στις διερμηνευτικές υπηρεσίες που διαθέτει ένα συνέδριο που διεξάγεται σε ένα φυσικό χώρο. Η υλοποίηση γίνεται μέσα από τη δημιουργία εικονικών αιθουσών στο Internet, μία για κάθε γλώσσα. Οι απομακρυσμένοι σύνεδροι διαλέγουν να εισέλθουν στην αίθουσα που ομιλείται η γλώσσα της αρεσκείας τους. Σ’ αυτή την εικονική αίθουσα κύριος ομιλητής είναι o διερμηνέας που μεταφράζει τον εκάστοτε ομιλητή του συνεδρίου και μεταδίδει όσα συμβαίνουν στο συνέδριο. Έτσι δημιουργούνται παράλληλες συνεδρίες μία για κάθε γλώσσα. Οι εργασίες του συνεδρίου μπορούν να καταγραφούν και σε όσες γλώσσες έχουν προγραμματιστεί.
– Δυνατότητα παρακολούθησης των εισηγήσεων εκ των υστέρων ιδιαίτερα στις περιπτώσεις συνεδρίων στα οποία έχουμε παράλληλες αίθουσες ή συνοδεύονται από παράλληλα workshops. Οι απομακρυσμένοι συμμετέχοντες μπορούν να επιλέξουν τη συμμετοχή τους στο workshop που επιθυμούν δημιουργώντας παράλληλες συνεδρίες οι οποίες μπορούν και αυτές να καταγραφούν.
Που απευθύνεται
Οι λύσεις που προσφέρει η νέα αυτή υπηρεσία ενδιαφέρουν:
– Τις εταιρείες διοργάνωσης συνεδρίων και εκδηλώσεων
– Τους συλλόγους, τις επιχειρήσεις, τις επιστημονικές εταιρείες που διοργανώνουν συνέδρια για τα μέλη τους.
– Τα ξενοδοχεία, τους κατόχους συνεδριακών κέντρων
– Τα πανεπιστήμια, τα ερευνητικά κέντρα κ.α.
Οφέλη
Τα οφέλη που προκύπτουν από τη χρήση της συγκεκριμένης υπηρεσίας είναι ιδιαίτερα ελκυστικά. Με τη χρήση του
e-συνέδριο, οι ενδιαφερόμενοι:
– Απαλείφουν το μεγαλύτερο μέρος του κόστους διοργάνωσης ενός συνεδρίου.
– Έρχονται σε συχνότερη επαφή με τους συνεργάτες και τους πελάτες τους.
– Απαλείφουν το κόστος που προκύπτει από τη μετακίνηση και τη διαμονή των συμμετεχόντων.
– Κερδίζουν χρόνο στην οργάνωση του συνεδρίου.
– Αποκτούν ανταγωνιστικό πλεονέκτημα, λόγω της μεγαλύτερης ταχύτητας διασποράς και διάχυσης της πληροφορίας και της γνώσης.
Τεχνολογία CIN Centra-One
Μία εταιρεία που παρέχει ολοκληρωμένες υπηρεσίες e-συνέδριο στη χώρα μας είναι η CIN. Ζητήσαμε να μας ενημερώσουν για το τι απαιτείται για τη διοργάνωση ενός e-συνεδρίου και να μας πουν κάποια παραδείγματα υλοποίησης της συγκεκριμένης υπηρεσίας.
Τεχνική Υποδομή
Για τη σωστή διεκπεραίωση ενός συνεδρίου μέσα από την τεχνολογία της CIN Centra-One απαιτούνται οι παρακάτω τεχνικές υποδομές.
– Ηλεκτρονικός Υπολογιστής ή Laptop με τα εξής χαρακτηριστικά : Θα πρέπει να είναι ένα μηχάνημα της τάξης ενός Pentium II 400 Mhz ή ένας Celleron 400Mhz.
– Απαραίτητο για κάθε ηλεκτρονικό υπολογιστή είναι η ύπαρξη κάρτας ήχου (Sound Blaster 16-64-128-Live) η κάποιας άλλης συμβατής κάρτας. Η οθόνη που θα χρησιμοποιείται θα πρέπει να είναι τουλάχιστον 15΄΄ η για ακόμα καλύτερα αποτελέσματα 17΄΄. Τέλος απαραίτητη προϋπόθεση για τη σωστή λειτουργία του Centra είναι η ύπαρξη 64 ΜΒ Ram και ενός Modem με ταχύτητα 55.6 Kbps ή ISDN 64 Kbps. Σε περίπτωση όπου υπάρχει Web Camera τότε αυτή μπορεί να αξιοποιηθεί από την πλατφόρμα.
– Video Projector ο οποίος θα μπορεί να ανεβάζει ανάλυση 1024×768 και 16 Bit color.
– Μικρόφωνο. Απαραίτητη είναι η ύπαρξη ενός ασύρματου ή ενσύρματου μικροφώνου καλής ποιότητας.
– Κονσόλα Ήχου. Είναι απαραίτητη για να να οδηγηθεί ο ήχος του Η/Υ στις εγκαταστάσεις του συνεδρίου. Στην κονσόλα ήχου θα συνδέεται και το μικρόφωνο του παρουσιαστή.
– Οθόνη προβολής. Η οθόνη προβολής που θα βρίσκεται στον χώρο θα πρέπει να έχει το ανάλογο μέγεθος έτσι ώστε να είναι εφικτή η παρακολούθηση των διαφανειών που προβάλλονται από όλους τους παρευρισκομένους.
Παραδείγματα τεχνικής υλοποίησης της υπηρεσίας e-συνέδριο μέσω της τεχνολογίας CIN Centra-One
Α. Ο κύριος παρουσιαστής θα βρίσκεται στο πλατό του χώρου και θα έχει τον απόλυτο έλεγχο του τερματικού που θα βρίσκεται δίπλα του. Αυτός θα είναι υπεύθυνος για την αλλαγή τον διαφανειών, καθώς και για το ποιος από τους συμμετέχοντες μέσω Centra θα έχει τον λόγο να μιλήσει.
Η φωνή του παρουσιαστή θα μεταδίδεται
α) μέσω του Η/Υ σε όλους τους συμμετέχοντες που παρακολουθούν το συνέδριο μέσω Centra.
β) Μέσω ενισχυτή που θα βρίσκεται στο χώρο, σε όλους τους παρευρισκόμενους.
Εάν χρειαστεί να δειχτεί μέσω Centra, Live video του χώρου, τότε απαραίτητη είναι η ύπαρξη μιας Web Camera, η οποία θα προβάλλει είτε τον παρουσιαστή που θα μιλά, είτε το χώρο του συνεδρίου.
Μέσω του προβολικού μηχανήματος που θα βρίσκεται στον χώρο θα προβάλλεται η οθόνη του Η/Υ (Centra). Με κάθε αλλαγή διαφάνειας από τον παρουσιαστή, αυτή θα προβάλλεται μέσα από την πλατφόρμα σε όλους τους απομακρυσμένους συμμετέχοντες και μέσω του προβολικού στο χώρο.
Στην περίπτωση που ο παρουσιαστής δεν θέλει να έχει τον έλεγχο του Η/Υ τότε απαραίτητη είναι η ύπαρξη ενός ατόμου (Leader) το οποίο θα διαχειρίζεται το Centra. Οι αρμοδιότητες του ατόμου είναι να αλλάζει τις διαφάνειες μέσω Centra, όποτε το ζητήσει ο παρουσιαστής, καθώς και το να δίνει το λόγο σε όλους τους απομακρυσμένους συμμετέχοντες όταν αυτό του επιτραπεί.
Β. Στη δεύτερη περίπτωση ο κύριος παρουσιαστής του συνεδρίου δεν κάνει τίποτε άλλο, εκτός από το να παρουσιάζει τις διαφάνειες που προβάλλονται στο Video wall. Για να γίνει εφικτό κάτι τέτοιο χρειάζονται να γίνουν τα εξής πράγματα:
– Ένας Η/Υ ο οποίος θα τρέχει το Centra Symposium και θα έχει σύνδεση με το Web (ISDN 64).Ο κύριος ομιλητής θα φορά ένα μικρόφωνο πέτου το οποίο θα συνδέεται με το τερματικό του Centra, καθώς και με την κεντρική κονσόλα ήχου που θα βρίσκεται στο χώρο. Έτσι η φωνή του θα μεταδίδεται μέσω κονσόλας στα κεντρικά ηχεία του συνεδρίου και μέσω Η/Υ στο Web.
– Το Laptop του ομιλητή θα πρέπει να είναι συνδεδεμένο με το προβολικό του συνεδρίου έτσι ώστε όλοι οι παρευρισκόμενοι να βλέπουν την παρουσίαση του, ενώ αντίθετα οι διαφάνειες του συνεδρίου θα φτάνουν σε όλους τους απομακρυσμένους συμμετέχοντες μέσω Centra.
Βασικό στο όλο σενάριο είναι το άτομο το οποίο θα διαχειρίζεται το τερματικό του Centra, να αλλάζει τις διαφάνειες με τη σειρά που αυτές προβάλλονται στο χώρο.
– Όλο το υλικό του συνεδρίου, θα πρέπει να έχει εισαχθεί από πριν στον κεντρικό Centra Server ο οποίος θα βρίσκεται στην ΟΤΕ-ΝΕΤ.
– Το υλικό το οποίο θα εισαχθεί στον Centra Server θα πρέπει να έχει δημιουργηθεί έτσι ώστε να είναι Pro-Download από όλους τους απομακρυσμένους συμμετέχοντες.
Τέλος απαραίτητη κρίνεται η παρουσία του CIN Leader στην εικονική αίθουσα του συνεδρίου για την αντιμετώπιση ερωτήσεων που αφορούν τη χρήση της τεχνολογίας.
(Οκτώβριος 2001)
