Μιλούσα (Μάιος 2002) με ένα φίλο, προϊστάμενο διεύθυνσης υπουργείου που θα ετοιμάσει συνέδριο στα πλαίσια της Ελληνικής Προεδρίας (1ο εξάμηνο 2003) της Ε.Ε.
«Θα χρειαστούν μήνες μέχρι την λήψη της απόφασης, την εξεύρεση των κονδυλίων, το ξεκίνημα της οργάνωσης», μου είπε.
Οργάνωση… περιοχή, χώρος, οπτικοακουστικά, δώρα, προσκλήσεις, θεματολογία, ομιλητές, διερμηνείς… όλα θα ξεκινήσουν μετά την λήψη της απόφασης, μετά την εξεύρεση των κονδυλίων.
Ελληνικό δημόσιο, θα πει κάποιος.
Δυστυχώς όχι.
Ποια εκδήλωση (Συνέδριο, Meeting, Event) δεν γίνεται την τελευταία στιγμή!
Και όμως ένας σημαντικός παράγοντας της επιτυχίας ενός Συνεδρίου είναι ο αρκετός χρόνος προετοιμασίας. Η έγκαιρη απόφαση και ανάθεση των επιμέρους εργασιών στους συνεργάτες. Αλλά μήπως αυτό στοιχίζει; Μήπως χρειάζεται γνώση ειδική; Φυσικά όχι, το αντίθετο μάλιστα.
Δώστε χρόνο στον εαυτό σας.
Να σκεφτεί, να οραματιστεί, να φανταστεί, να επικοινωνήσει με τους ομιλητές (για να βρει τους καλύτερους), να ενημερώσει έγκαιρα τους συμμετέχοντες (για να έρθουν όλοι όσοι το επιθυμούν).
Δώστε χρόνο στους συνεργάτες σας.
Μην ζητάτε αίθουσα για την επόμενη εβδομάδα, οπτικοακουστικά για αύριο, ντοσιέ τυπωμένα για μεθαύριο.
Το ξεκίνημα της προετοιμασίας ενός επιτυχημένου Συνεδρίου ή Εκδήλωσης πρέπει να γίνεται μήνες ή καλύτερα χρόνια πριν!
(Μάιος 2002)
