Ή με άλλα λόγια το “κερασάκι” που θα κάνει νοστιμότερη και πιο ευχάριστη τη διαμονή των συνέδρων! Το επιχειρηματικό δώρο, ή αλλιώς, το “pillow gift”, κατά τους αμερικανούς, τους πρώτους διδάξαντες και αριστοτέχνες της επιχειρηματικής φιλοξενίας!

Ένα «δωράκι κάτω από το μαξιλάρι», ανεξάρτητα από τη μορφή ή το κόστος του, προσφέρεται με σκοπό να εκφράσει την εκτίμηση και την επιβράβευση του οργανισμού που χρηματοδοτεί μια διοργάνωση, διαδραματίζοντας παράλληλα σημαντικό ρόλο για την  περαιτέρω σύσφιξη των εμπορικών σχέσεων με τους προσκεκλημένους. Ανάλογα με την περίσταση, η προσφορά αυτή μπορεί να είναι ένα δείγμα της πολιτιστικής κληρονομιάς  ή  της τοπικής κουζίνας της περιοχής στην οποία φιλοξενείται η εκδήλωση ή αντίθετα, κάποιο σύγχρονο αξεσουάρ, που θα καταστεί απαραίτητο συμπλήρωμα για τους απαιτητικούς business travelers. Όπως χαρακτηριστικά είχε αναφέρει παλαιότερα και ο Howard Henry, εκπρόσωπος του Association of Incentive Marketing –AIM-,«ένα επιχειρηματικό δώρο, σαφώς δεν είναι επιβεβλημένο, πάντοτε όμως είναι ευπρόσδεκτο και εξυψώνει το ηθικό των παρευρισκομένων».

Ανάλογα με τη σκοπιμότητα ή τη χρονική στιγμή και την αιτιολογία που προσφέρεται ένα δώρο, εντάσσεται σε κάποια από τις παρακάτω  κατηγορίες:
Καλωσόρισμα. Μπορεί να είναι το καλάθι με τα φρούτα, ή το μπουκάλι με το φίνο κρασί που θα γευθεί ο  επισκέπτης στην υγειά του διοργανωτή, ενώ τακτοποιεί τις αποσκευές του -ή λίγο αργότερα, ατενίζοντας το ρομαντικό ηλιοβασίλεμα με θέα τα κύματα, από τη βεράντα του ξενοδοχείου. Αξίζει να σημειωθεί ότι πολλές ελληνικές μονάδες διαθέτουν τη δική τους συλλογή με κρασιά τοπικής παραγωγής,  συσκευασμένα σε μπουκάλια με την επωνυμία του ξενοδοχείου.

Άνεση και Ευκολία. Τέτοια δώρα θα φανούν χρήσιμα σε όλη τη διάρκεια της παραμονής. Τι καλύτερο, για παράδειγμα, από ένα πανεράκι με αντηλιακά προϊόντα και ένα καπελάκι, όταν το συνέδριο πραγματοποιείται σε μια παραλιακή τοποθεσία! Ή ακόμη, μια τηλεκάρτα –κυριολεκτικά κάτω από το μαξιλάρι- κατά τη διάρκεια ενός incentive trip, ώστε να μπορέσει ο ταξιδιώτης να μοιραστεί τη χαρά των συναισθημάτων του με τους δικούς του ανθρώπους, εκατοντάδες ή χιλιάδες χιλιόμετρα μακριά! Σκεφθείτε ότι η αμερικανική εταιρία «Neet Feet» κατασκευάζει σαγιονάρες με ανάγλυφο λογότυπο στο κάτω μέρος της σόλας, ώστε να αφήνουν έντονα ίχνη στην άμμο.

Προμήνυμα. Εδώ το δώρο λειτουργεί ως προ-οιωνός ενόςhappening. Όταν για παράδειγμα, το πρόγραμμα των παράλληλων εκδηλώσεων περιλαμβάνει ένα τουρνουά γκολφ μεταξύ των συνέδρων, το βράδυ της προηγούμενης ημέρας μπορεί να τοποθετηθεί μέσα στο δωμάτιο ένα καλαθάκι με μπαλάκια ή μια πετσέτα με το λογότυπο του σπόνσορα, συνοδευόμενα από ένα χιουμοριστικό, χειρόγραφο σημείωμα. Ή ακόμη, πώς θα σας φαινόταν αν βρίσκατε ένα καπελάκι καπετάνιου, πριν από το προγραμματισμένο δείπνο επάνω σε κρουαζιερόπλοιο; Αξίζει να σημειωθεί ότι αρκετές είναι οι ελληνικές επιχειρήσεις, που κατά τη διάρκεια των incentive trips, στην προσπάθειά τους να δημιουργήσουν ένα πρόσθετο κίνητρο για αύξηση των πωλήσεων, προσφέρουν μικρά δωράκια που αντανακλούν μια ιδέα από τον προορισμό της επόμενης χρονιάς.

Αναγνώριση και εκτίμηση. Πρόκειται για δώρα με πρόσθετη φινέτσα και χρηματική αξία, τα οποία προσφέρονται επιλεκτικά στα υψηλόβαθμα στελέχη ή τους συνοδούς τους, λειτουργώντας ως αντανάκλαση της «αυτό-θεώρησης» της επιχείρησης.
Ανάμνηση. Σε κάθε περίπτωση, οι προσκεκλημένοι θα θυμούνται καλύτερα τις εμπειρίες τους, αν επιστρέψουν στο σπίτι τους μεδώρα που παραπέμπουν στο «χρώμα και τη γεύση» του τόπου που επισκέφθηκαν. Κάθε τι θα μπορούσε να αποτελέσει ένα «pillow gift». Σαφώς όμως θα σημαίνει πολύ περισσότερα αν αναδύει μια εσάνς από τον τόπο που αποκτήθηκε! Ένας κομψός αμφορέας, για παράδειγμα -αντίγραφο κάποιου μουσειακού εκθέματος- γεμάτος με αγνό ελληνικό ελαιόλαδο, θα ήταν ικανός να  συμπληρώσει ή και υποκαταστήσει ακόμη, την καμπάνια του Οργανισμού Προβολής του Ελληνικού Ελαιόλαδου, αν μοιράζεται συστηματικά στους εκατοντάδες συνέδρους των διεθνών συναντήσεων, που διοργανώνονται τη χώρα μας. Άλλοτε πάλι, βιβλία με αντιπροσωπευτικές συνταγές της περίφημης μεσογειακής διατροφής αποτελούν δώρα ανεκτίμητης αξίας για τους σύγχρονους business travelers, οι οποίοι έχουν εκδηλώσει έντονη στροφή προς την υγιεινή διατροφή και τη φυσική διαβίωση. 

Επινοητικότητα και Δημιουργική Φαντασία!
Το κυρίαρχο στοιχείο της επιτυχίας.
Όσο δημιουργικότερη είναι η φαντασία των διοργανωτών και του σπόνσορα, τόσο περισσότερο αυξάνονται και οι πιθανότητες για πραγματικά αξέχαστα δώρα, με ασύγκριτη  εμπορική σημασία! 

Ας σταθούμε για λίγο στις γλαφυρές περιγραφές στελέχους γνωστής πολυεθνικής εταιρίας, σχετικά με τις εμπειρίες του σεincentive trip στην California, την περασμένη χρονιά. Κατά τη διάρκεια παραμονής στο πολυτελέστατο παραθαλάσσιο resort των Δυτικών Ακτών, είχε προσκληθεί ένας νεαρός ταλαντούχος ζωγράφος, ο οποίος αποτύπωνε την ομορφιά της παραλίας –εκτός από τα διάφορα επιμέρους «ενσταντανέ»-  επάνω σε καμβά. Λίγο πριν από το τέλος της συνάντησης, το έργο παραδόθηκε σε εξειδικευμένους συνεργάτες, οι οποίοι το επεξεργάστηκαν σε ηλεκτρονικό υπολογιστή και, με τη βοήθεια ενός εκτυπωτήTektronix, το παρέδωσαν κορνιζαρισμένο σε 250 συμμετέχοντες, με την υπογραφή του δημιουργού. Σήμερα, διακοσμεί τους τοίχους αθηναϊκού διαμερίσματος και με τα ζωντανά του χρώματα υπογραμμίζει την ομορφιά του τοπίου, όχι μόνον σε εκείνον που τη βίωσε, αλλά και όλους όσους την απολαμβάνουν … εις υγείαν του σπόνσορα! 

Προϋπολογισμός – Κοστολόγηση
Όπως αναφέρθηκε και νωρίτερα .. «Κάθε τι θα μπορούσε να αποτελέσει ένα «pillow gift». Όπως πολύ σωστά θα αναλογιστεί και ο αναγνώστης, η γκάμα των ειδών που προσφέρονται για “pillow gifts” είναι και θα παραμένει πάντοτε ατέρμων. Άρα, τι νόημα θα είχε αν προσπαθούσαμε να δώσουμε ένα στίγμα για τον προσδιορισμό του μέσου κόστους μιας τέτοιας επιχείρησης; Σαφέστατα κάτι τέτοιο φαντάζει αδύνατον, όμως αξίζει παρ’ όλα αυτά να επισημάνουμε ορισμένους συντελεστές που διαδραματίζουν καθοριστικό ρόλο στην τελική κοστολόγηση:
– Κατ’ αρχήν, η τελική τιμή των επιχειρηματικών δώρων αποτελεί πάντοτε συνάρτηση του όγκου παραγγελίας, έναντι των εξόδων μεταφοράς στον τόπο διεξαγωγής. Ας μην ξεχνάμε ότι σε αρκετά μέρη του κόσμου, τα ξενοδοχεία χρεώνουν την τοποθέτηση μέσα στα δωμάτια και μάλιστα αναλόγως του είδους (φαγώσιμα-μη φαγώσιμα κ.ο.κ.). Καλό θα είναι λοιπόν να προηγείται πάντοτε κάποια σχετική έρευνα.
– Επίσης, ενδείκνυται να υπολογίζεται έγκαιρα ο αριθμός των αναμενόμενων συνέδρων και των συνοδών τους, καθώς επίσης και το εάν θα προσφερθούν περισσότερα του ενός δώρα.
– Τέλος, αν το προς επιλογή δώρο είναι αρκετά βαρύ ή ευπαθές, ενδέχεται να προκαλέσει απρόβλεπτους μπελάδες στους συνέδρους, σχετικά με το κόστος μεταφοράς στο σπίτι και τις συνθήκες συντήρησης μέχρι εκεί. Άρα, μάλλον κρίνεται αναγκαίο να αναζητούνται πάντοτε  έξυπνες εναλλακτικές λύσεις, ικανές να ελαχιστοποιήσουν τα κόστη κατασκευής, μεταφοράς και παράδοσης. Για παράδειγμα, ένα «coffee table book» με δελεαστικές φωτογραφίες και κείμενα για την πολιτιστική ταυτότητα του προορισμού, ενδέχεται να είναι ιδιαίτερα  ογκώδες και βαρύ. Σε αυτή την περίπτωση θα άξιζε να αντικατασταθεί από ένα εύχρηστο και σαφώς ελαφρύτερο “Cd Rom” –στο πνεύμα άλλωστε της σύγχρονης εποχής της ψηφιακής επικοινωνίας- το οποίο όχι μόνον θα έχει το ίδιο περιεχόμενο, αλλά θα είναι εμπλουτισμένο και με πρόσθετα στοιχεία. Πιο συγκεκριμένα, κατόπιν ειδικής παραγγελίας, μπορεί να εμπλουτιστεί με αποσπάσματα από εισηγήσεις των συνέδρων, με μηνύματα από τους διοργανωτές και τους σπόνσορες, ή ακόμη και με φωτογραφίες του ξενοδοχείου που φιλοξένησε την εκδήλωση. Και φυσικά, αξίζει να σημειωθεί ότι κάτι τέτοιο σε καμία περίπτωση δεν αποτελεί δαπανηρή επιλογή για τους διοργανωτές, ακόμη και για τα ελληνικά δεδομένα, εφόσον ήδη λειτουργούν εξειδικευμένες εταιρίες, με αποκλειστικό αντικείμενο τη δημιουργία multimedia εφαρμογών.

Αναζήτηση προμηθευτών:
Καθιερωμένες ετήσιες κλαδικές εκθέσεις.
Γνωστότερη είναι η «ΠΑΝΔΩ» που διοργανώνεται κάθε Σεπτέμβριο στην Αθήνα. Εκτός όμως από τα γνωστά εγχώρια δρώμενα, μπορείτε να επισκεφθείτε και την γνωστή «Motivation Show» στο Σικάγο, (13-15/10/98, που διεξάγεται παράλληλα με την I.T. & M. Exhibition», την οποία όλο και περισσότεροι έλληνες P.C.Os καιD.M.O.s επισκέπτονται τα τελευταία χρόνια), όπου θα απολαύσετε ένα ατελείωτο παζάρι με  χιλιάδες ιδέες για επιχειρηματικά δώρα.
Επιχειρήσεις επιχειρηματικών δώρων.
Τα είδη, που έχουν να προτείνουν, ταιριάζουν απόλυτα στο προφίλ του σύγχρονου business traveler, ο οποίος ταξιδεύει πολύ συχνά και ενδιαφέρεται συνεχώς να εμπλουτίζει τον εξοπλισμό του με καλαίσθητα συμπληρώματα. Μπορείτε να επιλέξετε ανάμεσα σε εκπληκτικής ποιότητας δερμάτινα αξεσουάρ, που θα τονίσουν την προσωπικότητα του κατόχου τους ή στυλό, πέννες και ηλεκτρονικά εξαρτήματα, τα οποία αποτελούν απαραίτητο εργαλείο για επιτυχημένες κοινωνικές και επιχειρηματικές δραστηριότητες.
Μουσεία, Πολιτιστικά Κέντρα και άλλα Ιδρύματα ή Οργανισμοί που ενδιαφέρονται για την διατήρηση και την προβολή της ελληνικής κουλτούρας.
Ενδεικτικά αναφέρεται ότι τα περισσότερα μουσεία διαθέτουν ειδικό εκθεσιακό χώρο με αντίγραφα από φημισμένα εκθέματα προς πώληση, συνοδευόμενα από τα απαραίτητα πιστοποιητικά προέλευσης. Τέτοια είδη αυξάνουν το κύρος του διοργανωτή, διότι εκτός από εμπορική σκοπιμότητα υποδηλώνουν και τις πολιτισμικές του ευαισθησίες. Αξίζει επίσης να τονιστεί ότι τέτοιου είδους αντικείμενα διακρίνονται για την ποιότητα κατασκευής και την προσιτή τους τιμή.
Multimedia Production Companies.
Πρόκειται για έναν καινούριο σχετικά όρο, ο οποίος αφορά στις επιχειρήσεις που αναλαμβάνουν την κατασκευή πρωτότυπων προϊόντων και υπηρεσιών , που βασίζονται στην αξιοποίηση των νέων μέσων επικοινωνίας και χαρακτηρίζονται από καινοτόμες και ευρηματικές ιδέες.
Destination Management Companies
Όταν η διοργάνωση του συνεδρίου ή του incentive trip πρόκειται να διεξαχθεί σε χώρα εκτός Ελλάδος, τότε η μέριμνα για την αναζήτηση και μεταφορά των δώρων στα ξενοδοχεία, μπορεί να ενταχθεί μέσα στο ευρύτερο πακέτο υποχρεώσεων του διοργανωτή. Μια σοβαρή και καταξιωμένη επιχείρηση, θεωρείται δεδομένο ότι έχει δημιουργήσει το απαραίτητο δίκτυο επαφών με τους κατάλληλους τοπικούς φορείς προμήθειας επιχειρηματικών δώρων.
Τοπικοί οργανισμοί Προώθησης και Convention & Visitors Bureaus.
Ως προέκταση του προηγούμενου, θα μπορούσαμε να αναφέρουμε την περίπτωση των C.V.B.s, τα οποία αποτελούν μια ιδανική λύση, αφού ούτως ή άλλως, σκοπός της λειτουργίας τους είναι να προβάλλουν τα τοπικά προϊόντα και υπηρεσίες.
Τμήματα Food & Beverage των ξενοδοχείων.
Αρκετές ξενοδοχειακές επιχειρήσεις διαθέτουν ειδικές συσκευασίες με ενδιαφέρον περιεχόμενο, όπου το μόνο που χρειάζεται είναι η προσθήκη του εταιρικού λογότυπου.
Καταστήματα δώρων μέσα στα ξενοδοχεία.
Φυσικά δεν αποτελούν ιδανική επιλογή, μιας και δεν φημίζονται για τις ανταγωνιστικές τιμές τους. Συνιστώνται όμως σε διοργανώσεις που έχουν το χαρακτήρα του απρόοπτου ή του αιφνιδιαστικού.

[divider]

(*) Έλενα Ρέντα: Σύμβουλος Δημοσίων Σχέσεων

Οκτώβριος 1998