της Έλενας Καραγκούνη
Οι εταιρικές εκδηλώσεις αποτελούν μία ειδική κατηγορία εκδηλώσεων και η στόχευση σε αυτή την αγορά απαιτεί και τις ανάλογες ενέργειες. Μία εταιρική εκδήλωση, όπως και κάθε άλλη εκδήλωση, απαιτεί καλό σχεδιασμό. Έχει όμως μία δικιά της διαδικασία και η επέκταση σε αυτές τις δραστηριότητες, απαιτεί και κάποια βασικά βήματα:
1. Ορισμός είδους εταιρικής εκδήλωσης
Υπάρχουν πολλοί διαφορετικοί τύποι εταιρικών εκδηλώσεων. Πρώτα θα πρέπει να αποφασίσετε τι είδους εταιρικές εκδηλώσετε θέλετε, να διοργανώσετε. Στις εταιρικές εκδηλώσεις ανήκουν οι εταιρικές εκδρομές
(π.χ. ένα ταξίδι rafting), οι ψυχαγωγικές δραστηριότητες (π.χ. ένα μάθημα μαγειρικής), καθώς και τα ετήσια πάρτυ (π.χ. στα Χριστούγεννα ή στο τέλος της χρονιάς).
Ο τύπος της εκδήλωσης καθορίζεται κατά κύριο λόγο από το στόχο της εκδήλωσης:
– Πρόκειται για μία εκδήλωση, που στόχο έχει τη σύσφιξη των σχέσεων των μελών μίας ομάδας (team building); Σε αυτή την περίπτωση, θα ήταν καταλληλότερη η επιλογή ενεργητικών ομαδικών δραστηριοτήτων.
– Πρόκειται για μία εκδήλωση, που στόχο έχει να εκπαιδεύσει το προσωπικό πάνω σε κάτι; Σε αυτήν την περίπτωση είναι αναμενόμενο, ότι η εκδήλωση θα κινείται γύρω από αυτή την εκπαιδευτική δραστηριότητα.
– Πρόκειται για μία εκδήλωση, που στόχο έχει να ψυχαγωγήσει το προσωπικό και να το επιβραβεύσει για την προσπάθεια, που κατέβαλε; Σε αυτήν την περίπτωση, ένα πάρτυ ή ένα ταξίδι είναι ιδανικές επιλογές.
Αφού ορίσετε τον τύπο της εταιρικής εκδήλωσης, που σας ενδιαφέρει, φροντίστε να αποκτήσετε και τις απαραίτητες ικανότητες, για την οργάνωση μίας τέτοιας εκδήλωσης. Κανείς δεν είναι τέλειος σε όλα! Ακόμη και αν έχετε χρόνια εμπειρίας στο χώρο διοργάνωσης εκδηλώσεων, η επέκταση των δραστηριοτήτων σας σε ένα ακόμη είδος εκδηλώσεων, απαιτεί και την επέκταση των δεξιοτήτων σας. Κάθε τύπος εκδήλωσης απαιτεί και συγκεκριμένες επικοινωνιακές δεξιότητες, γνώσεις marketing και δημοσίων σχέσεων, ικανότητες διαχείρισης χρόνου και προϋπολογισμού, καθώς και οργάνωσης και διαπραγμάτευσης.
2. Ορισμός ομάδας συμμετεχόντων
Λάβετε υπόψη, ότι η προσφορά σας πρέπει να ταιριάζει με το μέγεθος της επιχείρησης. Πρέπει να έχετε εξ αρχής υπολογίσει μέχρι πόσα άτομα μπορούν, να συμμετάσχουν στις εκδηλώσεις σας. Αν, για παράδειγμα, δεν έχετε αρκετό χώρο για πενήντα άτομα σε ένα μάθημα μαγειρικής, θα πρέπει να τους χωρίσετε σε δύο ομάδες. Αφού ορίσετε την ομάδα – στόχο σας, κάντε έρευνα και βρείτε, ποιές εταιρείες αυτού του μεγέθους είναι στο περιβάλλον σας και επικοινωνήστε μαζί τους προσωπικά
– μέσω email ή τηλεφώνου – για να τους κάνετε μία σχετική πρόταση, καθώς και για να τους στείλετε εκπτωτικά κουπόνια γνωριμίας, για την πρώτη τους εκδήλωση. Επίσης, επιμεληθείτε ανάλογα την ιστοσελίδα σας, ώστε να μπορούν οι ενδιαφερόμενες εταιρείες, να ενημερωθούν για τα σχετικά πακέτα σας.
3. Υπολογισμός κόστους εκδήλωσης
Αρχικά, όπως και για κάθε επαγγελματική σας δραστηριότητα, πρέπει να καθορίσετε και τον τρόπο πληρωμής σας.
Εάν δηλαδή, θα πληρώνεστε με την ώρα για τις υπηρεσίες σας ή η οργάνωση της κάθε εκδήλωσης θα έχει ένα βασικό κόστος. Η οργάνωση ενός εταιρικού γεγονότος είναι διαφορετική από τη διοργάνωση άλλων εκδηλώσεων, όπως ενός συνεδρίου, καθώς αυτές οι εκδηλώσεις συνήθως έχουν λιγότερους συμμετέχοντες και απαιτούν ακόμη πιο λεπτομερή οργάνωση και οι λάθος υπολογισμοί μπορεί να αυξήσουν σημαντικά τα κόστη σας. Είναι σημαντικό να γνωρίζετε – όσο το δυνατόν – με ακρίβεια τον αριθμό των συμμετεχόντων, πριν προβείτε στην ενοικίαση του απαραίτητου εξοπλισμού για τις εκάστοτε δραστηριότητες, καθώς και πριν κλείσετε το μεταφορικό μέσο, που θα μεταφέρει τους συμμετέχοντες από το σημείο συνάντησης στο χώρο της εκδήλωσης και αντίστροφα. Εάν δεν είναι εύκολο, να κάνετε ένα κοστολόγιο, πριν μάθετε ακριβώς τι ζητάει ο πελάτης, μπορείτε να διαμορφώσετε ένα τιμοκατάλογο με τις βασικές παροχές των εκδηλώσεών σας και ένα ακόμη τιμοκατάλογο με τις εξτρά παροχές σας – ώστε να διαμορφώσει ο πελάτης το “πακέτο”, που τον καλύπτει -, προσφέροντας έτσι ποικιλία και ευελιξία. Επίσης, είναι σημαντικό, να ορίσετε εξ αρχής στον πελάτη το εύρος των υπηρεσιών, που προσφέρετε. Εάν δηλαδή στις υπηρεσίες σας συμπεριλαμβανόνται και λογιστικές ή νομικές υπηρεσίες, ο πελάτης πρέπει, να το γνωρίζει, για να αποφευχθούν τυχόν παρεξηγήσεις.
4. Συνεργασίες
Αν και πιστεύετε, ότι μπορείτε να αναλάβετε όλα τα ζητήματα της εκδήλωσης, είναι φορές που – λόγω φόρτου εργασίας ή της ιδιαιτερότητας του έργου – θα χρειαστεί να απευθυνθείτε σε άλλους επαγγελματίες για τη διεκπεραίωση συγκεκριμένων εργασιών, π.χ.για τις πωλήσεις, το marketing ή για τα νομικά ζητήματα της εκδήλωσης. Γι΄αυτό και έχει σημασία να κάνετε από νωρίς τις κατάλληλες συνεργασίες με έμπειρους επαγγελματίες, ώστε να μην ψάχνετε λύσεις της τελευταίας στιγμής.
Κλείνοντας, κάθε νέο επαγγελματικό ξεκίνημα – μικρό ή μεγάλο – απαιτεί ένα καλό επιχειρηματικό πλάνο. Μην ξεκινήσετε κάτι στα τυφλά. Αντιθέτως, ενημερωθείτε, κάντε έρευνα αγοράς, εξετάστε τον ανταγωνισμό και τα δικά σας πλεονεκτήματα στον τομέα, και στη συνέχεια ορίστε την επιθυμητή σας επαγγελματική πορεία (έσοδα, στόχοι κλπ.). Στη συνέχεια, αφού έχετε καθορίσει τα παραπάνω, διαφημιστείτε και φροντίστε το ενδιαφερόμενο κοινό, να ενημερωθεί για τις νέες σας υπηρεσίες. Στραφείτε στους ήδη πελάτες σας, για να κλείσετε τις πρώτες σας δουλειές, και στη συνέχεια φροντίστε τα σχόλια των πελατών σας, να δημοσιεύονται στην ιστοσελίδα σας, για να προσελκύσετε και νέους πελάτες. Για την καλύτερη προβολή των δραστηριοτήτων σας, μπορείτε να αφιερώσετε ένα τμήμα της ιστοσελίδας σας στην παρουσίαση των επιτυχημένων εκδηλώσεων, που διοργανώσατε στο παρελθόν.
