Αν έχετε αναλάβει την ευθύνη διοργάνωσης του επόμενου εταιρικού meeting*, σε χώρο εκτός έδρας, κατ’ αρχήν … Καλή Επιτυχία! Θα πρέπει να γνωρίζετε ότι σύντομα θα κληθείτε να λάβετε ορισμένες σοβαρές αποφάσεις και να παρακολουθείτε, με συνέπεια κάποιες ακόμη σοβαρότερες εξελίξεις! Ανεξαρτήτως του αν η αρμοδιότητά σας έχει συνεχή ή άπαξ χαρακτήρα, θυμηθείτε: Υπάρχουν αμέτρητες εκδόσεις και πολύ περισσότεροι επαγγελματικοί οργανισμοί που προσφέρουν πολύτιμη βοήθεια, σε κάθε διαδικαστικό στάδιο.
ΣΦΥΓΜΟΜΕΤΡΕΙΣΤΕ ΤΗΝ ΑΞΙΑ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ ΣΑΣ
Τα επιτυχημένα συνέδρια αποσκοπούν στη μεγιστοποίηση των αντικειμενικών στόχων μιας επιχείρησης και κατά συνέπεια στην μετάδοση των σωστών μηνυμάτων προς τους συμμετέχοντες. Ένας συνεπής “meeting planner” οφείλει να βεβαιωθεί, πριν ξοδέψει την πρώτη δραχμή του προϋπολογισμού του, ότι το συνέδριο πρόκειται πράγματι να επεκτείνει αποτελεσματικά αυτούς τους στόχους. Γι’ αυτό ενδείκνυται να προετοιμάσει έγκαιρα ένα δελτίο «αποτελεσματικότητας της επένδυσης» (“Return onInvestment” –“ROI”), το οποίο θα βοηθήσει ώστε να κρίνει τη σκοπιμότητα των δαπανούμενων κεφαλαίων, δεδομένου ότι και αυτός με τη σειρά του θα κριθεί από την διοίκηση. Θα πρέπει λοιπόν, μεταξύ άλλων, να εκτιμήσει και να καταμετρήσει τα γνωστικά οφέλη που θα αποκομίσουν οι σύνεδροι.
ΕΡΩΤΗΣΕΙΣ ΠΟΥ ΟΦΕΙΛΟΥΝ ΑΠΑΝΤΗΣΗ
Πρώτα απ’ όλα θα πρέπει να αναρωτηθείτε σχετικά με τους λόγους που επιβάλλουν αυτή τη διοργάνωση, ώστε να αξιολογήσετε τις εναλλακτικές λύσεις. Μήπως υπάρχει κάποιος λιγότερο δαπανηρός ή χρονοβόρος τρόπος για να επικοινωνήσετε με τη συγκεκριμένη ομάδα (π.χ. “video-conference” ή «computer-conference»);
Αν η διοίκηση κρίνει ότι δεν υπάρχει υποκατάστατο της «πρόσωπο-με-πρόσωπο» συνεύρεσης, τότε προκύπτουν δύο ακόμη ερωτήσεις:
α. Ποιος είναι ο αντικειμενικός στόχος αυτού του meeting;
β. Ποιος θα συμμετάσχει;
Οι απαντήσεις πρόκειται να διαμορφώσουν την βάση για όλες τις περαιτέρω διαδικασίες, αναφορικά με τον τόπο διεξαγωγής και το είδος του καταλύματος, το μέγεθος του budget, το περιεχόμενο της agenda, τις ευκαιρίες αναψυχής που θα πλαισιώσουν το πρόγραμμα, ακόμη και τη διάταξη των συνεδριακών αιθουσών. Γι΄αυτό λοιπόν, θέστε χωρίς περιστροφές τον εντολοδόχο, την εξής ερώτηση: Γιατί διοργανώνουμε αυτό το meeting;
Θα μπορούσε να είναι ένα meeting με νότες από incentive προς τιμήν του τμήματος πωλήσεων, άρα ενδείκνυται παραμονή σε ένα επιλεγμένο θέρετρο με δυνατότητες αναψυχής, μεταξύ των συνεδριάσεων. Αντίθετα, τα σύντομα, αποκαλούμενα “brain-storming meetings” διεξάγονται αποτελεσματικότερα μέσα σε ένα λιτό business hotel, ίσως κάπου κοντά σε αεροδρόμιο, αφού προφανώς τα διαλείμματα για ψυχαγωγικές μικρό-αποδράσεις είναι περιττά. Ένα συνέδριο που πραγματοποιείται με σκοπό να διδάξει μια νέα κλίμακα πωλήσεων θα διεξαχθεί αποτελεσματικά σε ένα συνεδριακό κέντρο με αίθουσες για ομαδικές εργασίες, με την παροχή ενός λιτού welcome cocktail.
Η ΕΠΙΛΟΓΗ ΤΟΥ ΧΩΡΟΥ
Αμέσως μετά –και μόνον αν έχετε βεβαιωθεί ότι καταλήξατε στον ιδανικό τύπο συνεδρίου και ξενοδοχείου- προχωρήστε στην επιλογή του καταλύματος.
Ελάτε σε επαφή με το Convention & Visitors Bureau των περιοχών που σας ενδιαφέρουν (σε ότι αφορά βέβαια την Ελλάδα, τα πράγματα είναι κάπως θολά ακόμη). Οι υπεύθυνοι θα φροντίσουν να σας στείλουν υλικό με επαρκείς πληροφορίες.
Εναλλακτικά συμβουλευθείτε α) εξειδικευμένες εκδόσεις με ξενοδοχεία και συνεδριακά κέντρα, β) κατά τόπους γραφεία πωλήσεων των ξενοδοχειακών αλυσίδων ή καταλόγους με τις μονάδες που διαθέτουν.
Αφού επιλέξετε τα πιθανά καταλύματα, στείλτε στο τμήμα πωλήσεων του καθενός από αυτά, ένα ερωτηματολόγιο, το αποκαλούμενο στην αμερικανική ορολογία «Request for Proposal(RFP)». Το ερωτηματολόγιο πρέπει να περιέχει ημερομηνίες, αριθμό και τύπους δωματίων, τις ενδεδειγμένες από εσάς τιμές, τύπους γευμάτων, μια υποτυπώδη agenda εργασιών, αριθμό και τύπο συνεδριακών αιθουσών. Αυτό θα βοηθήσει τους υπευθύνους να αποφασίσουν για το αν είναι ή όχι σε θέση να φιλοξενήσουν το συνέδριο.
Με βάση τις πληροφορίες που θα συλλέξετε, καταστρώστε ένα πρόγραμμα έγκαιρης διερευνητικής επίσκεψης (site inspection) σε καθένα από τα ξενοδοχεία που έχετε επιλέξει. Σκοπός της επίσκεψης είναι η εξέταση της καθολικής εικόνας: υπνοδωμάτια, κοινόχρηστοι χώροι, συνεδριακές αίθουσες, απόσταση από το αεροδρόμιο και άλλα σημεία πρόσβασης, διαθεσιμότητα μεταφορικών μέσων, εμφάνιση και συμπεριφορά του προσωπικού, χωροταξική διάταξη των αιθουσών (κολώνες, δοκάρια, κ.λπ.), υλικό-τεχνικός εξοπλισμός, ανέσεις για άτομα με ειδικές ανάγκες κ.α.
Αν είναι αδύνατον να παρευρεθείτε αυτοπροσώπως, προσπαθήστε να αποστείλετε ένα όσο το δυνατόν αναλυτικότερο ερωτηματολόγιο. Ορισμένα ξενοδοχεία διαθέτουν εξειδικευμένο έντυπο ή οπτικό-ακουστικό υλικό με πληροφορίες για τις συνεδριακές τους δυνατότητες.
Η ΚΡΙΣΙΜΗ ΚΑΜΠΗ
Αφού βεβαιωθείτε για την τελική σας επιλογή, λογικά ξεκινούν οι διαδικασίες διαπραγματεύσεων με τον υπεύθυνο πωλήσεων της επιχείρησης, για την υπογραφή του απαραίτητου συμβολαίου συνεργασίας. Οπωσδήποτε θα παίξει καθοριστικό ρόλο αν επιστρατεύσετε οποιαδήποτε εμπειρία του παρελθόντος στην πολιτική του παζαρέματος.
Θυμηθείτε: Σχεδόν τα πάντα είναι διαπραγματεύσιμα! Οι τιμές των υπνοδωματίων κυμαίνονται αναλόγως των συνολικών υπηρεσιών σίτισης και μπορεί να περιλαμβάνουν προσφορά σουιτών σε ενιαίες τιμές και ορισμένα δωρεάν δωμάτια (η συνηθέστερη αναλογία είναι 1/20-1/50 αναλόγως της κατηγορίας του ξενοδοχείου).
Οι διαπραγματεύσεις γίνονται ακόμη ευκολότερες όταν συναλλάσσεστε με ολοκληρωμένα συνεδριακά κέντρα, γιατί προσφέρουν τιμές πακέτο κατ’ άτομο: από τιμή ενοικίασης δωματίου μέχρι συμμετοχή σε γεύματα και παροχές οπτικό-ακουστικών υπηρεσιών.
Βεβαιωθείτε ότι έχετε στα χέρια σας ένα γραπτό συμβόλαιο που υπογραμμίζει τον ακριβή τύπο και τιμή των δωματίων, τις δωρεάν διαμονές, διαδικασίες κρατήσεων και προκαταβολών, διακανονισμό αποπληρωμής, συνεδριακούς χώρους, αίθουσες δεξιώσεων και πολιτική ακυρώσεων.
Πριν καταλήξετε στην υπογραφή, ίσως χρειαστεί η προσθήκη ορισμένων ειδικών συμφωνιών, που ενδεχομένως θα είναι δύσκολο να προστεθούν αργότερα. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να εισάγετε μια ρήτρα δεσμευτική, για απαγόρευση παράλληλης φιλοξενίας ανάλογου συνεδρίου από ανταγωνιστική επιχείρηση.
ΛΕΠΤΟΜΕΡΕΙΕΣ – ΛΕΠΤΟΜΕΡΕΙΕΣ
Αφού υπογράψετε το συμβόλαιο, ο φάκελός σας θα κατατεθεί υπόψη του υπεύθυνου συνεδρίων του ξενοδοχείου. Δεχθείτε λοιπόν ότι αυτό το άτομο θα είναι ο «εσωτερικός διοργανωτής», … το «άλλο εγώ σας» μέσα στο ξενοδοχείο, που στο εξής θα λειτουργεί ως διαμεσολαβητής με τα υπόλοιπα τμήματα.
Εσείς στο μεταξύ καλείστε να αντιμετωπίσετε, μεταξύ άλλων, τις εξής λεπτομέρειες:
Μεταφορά. Θα αναλάβει κάποιο αρμόδιο τμήμα της επιχείρησής σας τις διαδικασίες έκδοσης εισιτηρίων, ή μήπως θα πρέπει να απευθυνθείτε σε ένα τουριστικό πρακτορείο; Μην ξεχνάτε ότι οι αεροπορικές εταιρίες διαθέτουν αρμόδια τμήματα για ομαδικές κρατήσεις, προσφέροντας ειδικές εκπτώσεις και δωρεάν θέσεις, σε επίπεδο επιβατών και εμπορευμάτων. Ακόμη, πώς θα μεταβούν οι σύνεδροι από το αεροδρόμιο στο ξενοδοχείο ή το συνεδριακό κέντρο; Με ταξί; με τα πούλμαν του ξενοδοχείου; Αν αναμένετε και VIPS τότε θα πρέπει να προνοήσετε και για κρατήσεις λιμουζίνας.
Αφίξεις. Φροντίστε να παραδώσετε έγκαιρα μια πλήρη λίστα με το πρόγραμμα των αναμενόμενων αφίξεων (κωδικός αεροπορικής πτήσης, προβλεπόμενη ώρα άφιξης, σταθμός εισόδου κ.λπ.), ώστε να γίνει ορθός προγραμματισμός προετοιμασίας των δωματίων.
Agenda. Όσο πλησιάζουν οι ημερομηνίες θα πρέπει να καταρτιστεί ένα πλήρες πλάνο των άμεσων ή έμμεσων δραστηριοτήτων (πρόγραμμα συνεδριάσεων, coffee breaks, γεύματα, περιηγήσεις κ.λπ.), που θα πρέπει να σχεδιαστεί και να εξεταστεί από κοινού με το «alter ego» σας, μέσα στο ξενοδοχείο. Επίσης, ετοιμάστε έγκαιρα ένα φάκελο με το πρόγραμμα των εργασιών και περιλήψεις εισηγήσεων, για τους συνέδρους. “Set Up”: Διάταξη συνεδριακών αιθουσών. Ποικίλει αναλόγως του τύπου των εργασιών. Χρησιμοποιείστε ένα auditorium-style set-up σε περίπτωση που ο ομιλητής πρόκειται να προΐσταται της ομάδας. Αλλιώς, ζητήστε ένα “U-Shape” set-up
(Δεκέμβριος 2001)
