Τα τελευταία χρόνια, στο χώρο των συνεδρίων κάνουν την εμφάνισή τους εφαρμογές, που δίνουν τη δυνατότητα στο κοινό να συμμετέχει ενεργά, παίρνοντας μέρος σε δημοσκοπήσεις και θέτοντας ερωτήματα.
Προσέλκυση Προσοχής
Μέσω αυτών των εφαρμογών έχει καταστεί δυνατή η αμφίδρομη επικοινωνία ανάμεσα σε ομιλητές και κοινό, παράγοντας καθοριστικός για την επιτυχία του συνεδρίου. Έχει διαπιστωθεί, ότι η συντριπτική πλειοψηφία των ατόμων, που συμμετέχουν ενεργά σε μία εκδήλωση, συνήθως βαθμολογούν τους ομιλητές
– και κατ’ επέκταση την εκδήλωση – με πολύ υψηλότερο βαθμό, από τα άτομα που δεν συμμετέχουν.
Διαμόρφωση Θεματολογίας
Η ενεργός συμμετοχή του κοινού μπορεί να καθορίσει ακόμη και την agenda του συνεδρίου. Αναλυτικότερα, ο ομιλητής παίρνει συνεχώς feedback από το κοινό του και γνωρίζει, ανά πάσα ώρα και στιγμή, ποιο θέμα προσελκύει το ενδιαφέρον του και ποιο όχι. Με βάση την πληροφόρηση που παίρνει, μπορεί να προσαρμόσει την ομιλία του (παράταση ομιλίας, επεξηγήσεις, τροποποίηση θέματος κλπ.), έτσι ώστε να επιτύχει καλύτερα αποτελέσματα.
Δικτύωση Χρηστών
Μέσω τέτοιων εφαρμογών δίνεται επίσης η δυνατότητα επικοινωνίας ανάμεσα και στους ίδιους τους συμμετέχοντες. Αναλυτικότερα, οι χρήστες μπορούν εύκολα να διαμοιράζονται πληροφορίες μεταξύ τους (ανταλλαγή επαγγελματικού προφίλ, στοιχείων επικοινωνίας κλπ.), ενώ ο διοργανωτής μπορεί να εκμεταλλευτεί τα προνόμια αυτής της ενδοεπικοινωνίας, όταν θέλει να ενημερώσει το προσωπικό για τυχόν αλλαγές, πριν και κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης.
Εξατομίκευση Περιεχομένου
Οι νέες τεχνολογίες δίνουν τη δυνατότητα στο χρήστη να καταναλώσει προσωποποιημένο περιεχόμενο. Ο χώρος του διαδικτύου διαθέτει πολυάριθμα τέτοια παραδείγματα, τα οποία έγιναν άμεσα δημοφιλή στο κοινό. Γιατί, λοιπόν, να μην εντάξουμε κάτι ήδη επιτυχημένο και στο συνεδριακό χώρο; Το κοινό ενός συνεδρίου έχει κουραστεί να στέκεται παθητικός θεατής μίας οθόνης, που προβάλλει το ίδιο περιεχόμενο σε όλους. Ο συμμετέχων μίας εκδήλωσης θέλει μία εξατομικευμένη συνεδριακή εμπειρία, που θα συγκαθορίζεται και από αυτόν. Συνεπώς, είναι απαραίτητη η ύπαρξη της κατάλληλης τεχνολογίας, που θα δίνει τη δυνατότητα εξατομίκευσης της εμπειρίας του χρήστη. Έτσι ο χρήστης θα έρχεται σε επαφή με μη γραμμικό περιεχόμενο, διαμορφώνοντας ο ίδιος την εμπειρία του, και γιατί όχι, αντί να στέκεται απλός δέκτης περιεχομένου, να βάζει τις δικές του προσθήκες, θέτοντας σε λειτουργία ένα απόλυτα συμμετοχικό μοντέλο εκδηλώσεων.
Μέτρηση Αποτελεσματικότητας
Τέτοιου είδους εφαρμογές παρέχουν επίσης προηγμένες μετρήσεις – σε πραγματικό χρόνο – της αποτελεσματικότητας της εκδήλωσης. Αναλυτικότερα, η μέτρηση της συμμετοχής του κοινού σε αυτές τις εφαρμογές γίνεται άμεσα, γεγονός που τις καθιστά χρήσιμο εργαλείο για το διοργανωτή, που θέλει να γνωρίζει – ανά πάσα στιγμή – πώς εξελίσσεται η εκδήλωση (εάν οι συμμετέχοντες χάνουν το ενδιαφέρον τους ή συμμετέχουν ενεργά), ώστε να κάνει τις απαραίτητες αλλαγές, για να διασφαλίσει την επιτυχία της εκδήλωσης. Οι διοργανωτές, λοιπόν, γνωρίζουν πόσοι από το κοινό εγγράφονται στην πλατφόρμα, πόσοι αλληλεπιδρούν με το περιεχόμενο, καθώς και ποιες ομιλίες πετυχαίνουν την ενεργό συμμετοχή του κοινού. Με βάση αυτό το συνεχές feedback, οι διοργανωτές γίνονται εξόχως ευέλικτοι, προσαρμόζοντας την εκδήλωση στα νέα δεδομένα.
Από την άλλη, κάποιοι πιστεύουν, ότι η χρήση κινητών τηλεφώνων και tablet μπορεί να αποσπάσει την προσοχή του κοινού από τις παρουσιάσεις, με αποτέλεσμα να χάνεται η ουσία της εκδήλωσης. Ωστόσο, ο αντίλογος λέει, ότι ακριβώς επειδή – τώρα παρά ποτέ – το ακροατήριο είναι μονίμως συνδεδεμένο μέσω μίας συσκευής (ή και περισσότερων) στο διαδίκτυο, είναι πάρα πολύ εύκολο να διασπαστεί η προσοχή του, γι’ αυτό τέτοιες εφαρμογές, που θα ελκύουν την προσοχή του στα συνεδριακά θέματα, είναι άκρως απαραίτητες. Εν κατακλείδι, οι νέες τεχνολογίες και το διαδίκτυο αποτελούν βασικά στοιχεία της καθημερινότητάς μας και ένα σύγχρονο συνέδριο δεν νοείται χωρίς την ένταξη αυτών.
