Ένας από τους κυρίαρχους και σημαντικούς παράγοντες που καθορίζουν την επιτυχία ή αποτυχία ενός συνεδρίου είναι ο οπτικοακουστικός εξοπλισμός.
Είναι σημαντικό ο οργανωτής να επιλέξει τον εξοπλισμό εκείνον που είναι πραγματικά απαραίτητος για την σωστή παρουσίαση του υλικού που ο πελάτης επιθυμεί να παρουσιάσει κατά τη συνεδρίαση.
Για να μπορέσει λοιπόν το κατάλληλο γραφείο να σας εξυπηρετήσει, δίνοντάς σας τον κατάλληλο εξοπλισμό και την τεχνική κάλυψη, θα πρέπει να ενημερώσετε τον αρμόδιο τεχνικό σχετικά με τα ακόλουθα και ανάλογα με το τι θα χρειασθήτε .
1.- Μεταφραστικός Εξοπλισμός
– Εμβαδόν χώρου (εσωτερικού-εξωτερικού)
– Διάταξη χώρου (θεατρική, σχολική, Π κλπ.)
– Αριθμό γλωσσών προς μετάφραση
– Αριθμό ατόμων
– Αριθμό ατόμων στο panel
– Ηχογράφηση ομιλιών*
*στην περίπτωση ηχογράφησης από καμπίνα, θα πρέπει να συνεννοηθήτε με τους διερμηνείς.
2.- Ηχητικός Εξοπλισμός
– Εμβαδόν χώρου (εσωτερικού-Εξωτερικού)
– Διάταξη χώρου (θεατρική, σχολική, Π)
– Ηχογράφηση ομιλιών
– Αριθμό ατόμων στο panel
– Ασύρματα μικρόφωνα χειρός ή πέτου*
*σε περίπτωση χρησιμοποίησης overhead projector, προτείνουμε τη χρήση ασύρματου μικρόφωνου πέτου
3.- Προβολικός Εξοπλισμός 
– Διπλή ή μονή προβολή
– Είδος προβολικών μέσων που θα χρησιμοποιηθούν
Αναλυτικά:
1. Slide projector για την προβολή slides
2. Overhead projector για την προβολή διαφανειών Α4
3. Video projector για την προβολή video ήP.C.*
* στην περίπτωση αυτή, ο Οργανωτής θα πρέπει να γνωρίζει:
α.- video, το είδος του video (BETA ή VHS) καθώς και το σύστημα που παίζει η κασέτα (VHS-PAL ή VHS-NTSC)
β.- P.C., την ανάλυση του υπολογιστή (1024×768, 800×600 κλπ.), το είδος του υπολογιστή (συμβατό με IBM ή Macintosh).
4.- Φωτισμός
Είναι απαραίτητος σε όλα τα είδη προβολής. Απαραίτητο επίσης κρίνεται και το Demmer για την κατάλληλη αυξομείωση του φωτισμού, μέσα στην αίθουσα.
5.- Βιντεολήψη (camera)
– Είδος camera (BETA, SVHS, VHS)
– Σταθερή ή κινητή camera
– Βιντεοσκόπηση
Γνωρίζοντας όλα τα πιο πάνω, και κατά περίπτωση, ο τεχνικός που θα καλύψει το συνέδριο θα είναι προετοιμασμένος και εξοπλισμένος με όλα τα απαραίτητα μηχανήματα και εργαλεία, έτσι ώστε το συνέδριο να καλυφθεί απολύτως και να αποφευχθούν οι ανωμαλίες, οι καθυστερήσεις και οι εκνευρισμοί, που συνήθως συμβαίνουν στις περιπτώσεις ακριβώς που οι υπεύθυνοι τεχνικοί δεν έχουν ενημερωθεί λεπτομερώς από τον οργανωτή γα το τι επιθυμεί ο πελάτης του.
(*) Δημήτρης Δέλιος: Τεχνικός Προϊστάμενος – Technical Support of Congresses TCS
Οκτώβριος 1998