Η εικόνα και ο ήχος είναι αυτά που “ντύνουν” μία ομιλία, μία παρουσίαση. Χωρίς την εικόνα και τον ήχο, ένα συνέδριο θα ήταν αδύνατο να πραγματοποιηθεί.
Η σωστή επιλογή των οπτικοακουστικών μηχανημάτων αποτελεί κυρίαρχο παράγοντα στην επιτυχία ή αποτυχία του συνεδρίου που οργανώνουμε.
Δεν είναι λοιπόν αρκετό να καλούμε το γραφείο ενοικιάσεως οπτικοακουστικού εξοπλισμού και να ζητάμε απλώς έναν projector ή έναν υπολογιστή.
Γνωρίζοντας τις δυνατότητες κάθε μηχανήματος και τις συνεδριακές ανάγκες, δίνουμε τις πληροφορίες εκείνες που θα βοηθήσουν τους τεχνικούς να μας εξυπηρετήσουν με τα κατάλληλα μηχανήματα, ώστε να είμαστε σίγουροι ότι δεν θα έχουμε ελλείψεις και δυσάρεστες εκπλήξεις.
Video: Συσκευή αναπαραγωγής εικόνας
Υπάρχουν πολλά είδη, ανάλογα με την πιστότητα τής εικόνας και το χρωματικό σύστημα που χρησιμοποιούν.
Α. video VHS: Το αποκαλούμενο και σπιτικό video. Έχει τη χαμηλότερη ποιότητα εικόνας.
Β. video S VHS: Βελτιωμένη έκδοση του video VHS, έχει καλύτερη αναπαραγωγή εικόνας.
Γ. video BETACAM SP: Καθαρά επαγγελματικό, έχει την καλύτερη ποιότητα εικόνας.
Δ. video UMATIC LOW BAND ή HIGH BAND: Προγενέστερο του video BETACAM, και με χαμηλότερη ποιότητα εικόνας.
E. κασέτα VHS: Προκειμένου να λειτουργήσει στο video, στην τηλεόραση ή στο video projector, είναι απαραίτητο να γνωρίζουμε το σύστημα χρωμάτων στο οποίο είναι γραμμένη, π.χ. PAL, MESECAM, NTSC. Στην Ευρώπη χρησιμοποιείται κυρίως το σύστημα PAL και στην Αμερική το σύστημα NTSC, χωρίς αυτό να σημαίνει ότι δεν χρησιμοποιούνται και άλλα συστήματα.
Video Projector: Συσκευή προβολής εικόνας
Είναι απαραίτητο, για την καλύτερη εμφάνιση της εικόνας, σε συνέδρια και παρουσιάσεις. Μπορεί να προβάλλει σήματα Video, P.C. & Mackintosh.
Οι συσκευές video projectors ποικίλουν ανάλογα με τη φωτεινότητα, η οποία εκφράζεται με ANSI LUMEN και την ανάλυση που εκφράζεται με PIXELS.
Για την επιλογή του σωστού προβολέα, είναι απαραίτητο να γνωρίζουμε:
Α. Μέγεθος και ύψος αίθουσας
Β. Μέγεθος οθόνης
Στην περίπτωση που το προς προβολή θέμα είναι από υπολογιστή, είναι εξαιρετικά βοηθητικό να ενημερώσουμε το γραφείο οπτικοακουστικών για τα εξής:
Γ. Κάρτα γραφικών
Δ. Αν θέλουμε ο υπολογιστής να έχει κάρτα ήχου
Ε. Ποια είναι η ανάλυση π.χ. 640×480 ή 800×600 ή 1024×768 κλπ. διαφορετικά δεν θα μπορέσει να συνδεθεί με τον προβολέα
Ζ. Εάν θέλουμε ο υπολογιστής να είναι φορτωμένος με κάποιο πρόγραμμα και με ποιο.
Η. Εάν η παρουσίασή μας θα γίνει με P.C. ή Mackintosh
Εάν χρησιμοποιήσουμε video, θα πρέπει να γνωρίζουμε:
Θ. Είδος video
Ι. Σύστημα χρωμάτων στο οποίο είναι γραμμένη η κασέτα
Σημείωση
Εάν υπάρχει ήχος στην παρουσίαση, τότε ο ήχος του video θα συνδεθεί με την ηχητική εγκατάσταση τής αίθουσας, για καλύτερη απόδοση.
Ο δυνατός εξωτερικός ή εσωτερικός φωτισμός περιορίζει τη φωτεινότητα τού προβολέα, που σημαίνει ότι κατά τη διάρκεια της λειτουργίας του, ο φωτισμός θα πρέπει να είναι περιορισμένος. Αυτό θα πρέπει να ληφθεί σοβαρά υπ’ όψιν, στην περίπτωση που έχουμε βιντεοσκόπηση της εκδήλωσης. Κάτι που πρέπει να το δηλώσουμε στο γραφείο οπτικοακουστικών, προκειμένου να γίνει η σχετική πρόβλεψη για τον ειδικό φωτισμό της βιντεοκάμερας
Video Wall: Μηχάνημα προβολής εικόνας
Αποτελείται από οθόνες, που τις προσαρμόζουμε, ανάλογα με τις ανάγκες και τον διαθέσιμο χώρο. Έτσι επιτυγχάνονται διάφορα μεγέθη εικόνας.
Με το video wall μπορούν να προβληθούν σήματα από video, P.C. & Mackintosh.
Τα μοντέλα που υπάρχουν στην αγορά είναι παλαιάς και νέας τεχνολογίας.
Τα παλαιάς τεχνολογίας διαθέτουν TV monitors μικρές σχετικά σε όγκο, που αφήνουν μεγάλη απόσταση μεταξύ τους, σχηματίζοντας έτσι μεγάλα κενά στην εικόνα.
Τα νέας τεχνολογίας έχουν μεγάλου όγκου και βάρους monitors, με ελάχιστη απόσταση μεταξύ τους.
Σημείωση: Η λειτουργία του δεν εμποδίζεται ιδιαίτερα από τον εξωτερικό φωτισμό, εκτός ακραίων καταστάσεων, όπως π.χ. μέσα σε ήλιο ή φώτα και προβολείς, που πέφτουν πάνω του.
Ήχητική εγκατάσταση
Ένας από τους σημαντικότερους παράγοντες επιτυχίας μιας εκδήλωσης είναι ο ήχος. Στοιχεία που παίζουν σημαντικό ρόλο στον καλό ήχο είναι:
1. Το μέγεθος της αίθουσας (εάν π.χ. έχει αντίλαλο)
2. Ο αριθμός των ατόμων (εάν είναι μεγάλος σε σχέση με το μέγεθος της αίθουσας)
3. Η ποιότητα των μηχανημάτων (αποφεύγονται μικροφωνισμοί και βόμβοι)
4. Εμπειρία τεχνικών, που χειρίζονται τα μηχανήματα
Μεταφραστικά συστήματα
Η πρώτη πληροφορία που πρέπει να δοθεί είναι ο αριθμός των γλωσσών που θα μεταφρασθούν, προκειμένου να υπολογισθεί ο αριθμός μεταφραστικών καμπινών.
Εάν ο αριθμός των γλωσσών είναι μεγάλος, τότε θα πρέπει να υπολογισθεί το set up της αίθουσας.
Θα πρέπει να γίνει ιδιαίτερα σαφές ότι, προκειμένου να επιτελέσουν οι διερμηνείς το έργο τους σωστά, είναι σημαντικό, αφ’ ενός μεν οι μεταφραστικές καμπίνες να βρίσκονται σε τέτοια θέση ώστε οι διερμηνείς να έχουν απρόσκοπτη οπτική επαφή με τους ομιλητές και τις τυχόν προβολές, αφ’ ετέρου δε η αίθουσα να καλύπτεται με αρκετά μικρόφωνα ώστε οι διερμηνείς να ακούν πάντα και τον ομιλούντα αλλά και τις ερωτήσεις που τυχόν θέσουν οι σύνεδροι.
Για τυχόν ηχογράφηση της διερμηνείας, πρέπει να ζητείται η άδεια από τους διερμηνείς και να ενημερώνονται σχετικά οι τεχνικοί.
Video Conference
Είναι η τεχνολογία που επιτρέπει τη συνάντηση και συζήτηση πολλών ανθρώπων μεταξύ τους, ενώ βρίσκονται σε διαφορετικές πόλεις ή και χώρες.
Χρησιμοποιώντας video conference, παρέχεται η δυνατότητα οι σύνεδροι και των δύο πόλεων να έχουν και εικόνα και ήχο.
Μία τέτοια σύνδεση δεν μπορεί να γίνει με απλές τηλεφωνικές γραμμές, αλλά με ειδική μισθωμένη γραμμή του ΟΤΕ ή με γραμμές ISDΝ. Είναι λοιπόν απαραίτητο να ενημερωθεί ο τεχνικός για το είδος των τηλεφωνικών γραμμών, που διαθέτουν όλες οι αίθουσες.
Το σύστημα του video conference επιτρέπει την αυτόματη κίνηση της κάμερας προς κάθε ομιλούντα. Επίσης κάθε μέρος που μετέχει σε ένα video conference έχει τη δυνατότητα να χειρίζεται την κάμερα του άλλου μέρους.
Λήψη εικόνας (Camera)
Για τη βιντεοσκόπηση μιας εκδήλωσης, τοποθετούμε μία ή περισσότερες κάμερες στην αίθουσα. Η κάθε κάμερα χρειάζεται το δικό της χειριστή, ο δε φωτισμός, που χρειάζεται για την καλή λήψη της εικόνας, συχνά έρχεται σε σύγκρουση με τον φωτισμό της αίθουσας.
Σημείωση: Η ποιότητα της εικονολήψης είναι αυτή που ισχύει και για το video, δηλαδή VHS, SVHS, BETA-CAM. Διαλέγουμε αυτή που επιθυμούμε.
Φωτισμός
Σημαντικό ρόλο παίζει ο κατάλληλος φωτισμός ενός χώρου, ανάλογα με το είδος της εκδήλωσης. Παράδειγμα, στα συνέδρια αποφασιστικός παράγων για τον φωτισμό είναι ο αριθμός των ομιλητών. Αντίθετα, σε μία παρουσίαση εκτός από τους ομιλητές πρέπει να φωτίζεται και ο χώρος. Όπως σε επιδείξεις μόδας, συναυλίες, κλπ.
Ο φωτισμός είναι τέχνη, και όπως όλες οι τέχνες, χρειάζεται να την ξέρεις καλά για να την εφαρμόσεις, αν και στους αμύητους φαίνεται εύκολο.
Ανακεφαλαιώνοντας, ας έχουμε πάντα στο νού μας, ότι ο τεχνικός είναι εκείνος που πρωτίστως επιθυμεί να κάνει σωστά τη δουλειά του και να μην έχει προβλήματα. Που τον συμφέρει να έχει στο ενεργητικό του άλλη μία επιτυχημένη δουλειά. Για να γίνει όμως αυτό, χρειάζεται να ξέρει τις αναγκαίες παραμέτρους.
Όσα προηγήθηκαν, αποτελούν τη βοήθεια που μπορείτε να προσφέρετ,ε προκειμένου να εισπράξετε την ικανοποίηση μιας επιτυχημένης εκδήλωσης.
(*) Δημήτρης Δέλιος: Ειδικός Τεχνικός
Οκτώβριος 1999
