Η επιτυχία μίας εκδήλωσης στηρίζεται στη συνεργασία πολλών προσώπων με διαφορετικά αντικείμενα εργασίας για τον κάθε συνεργάτη. Κύριο έργο του διοργανωτή είναι να φροντίσει οι συνεργασίες αυτές να εξελιχθούν ομαλά.
Αναλυτικότερα, ο διοργανωτής πρέπει να φροντίσει, ώστε όλοι οι εμπλεκόμενοι στη διοργάνωση της εκδήλωσης (από τον interior designer, που θα αναλάβει τη διακόσμηση του χώρου, μέχρι το Chef, που θα αναλάβει το μενού, και τον τεχνικό, που θα συνδέσει τον οπτικοακουστικό εξοπλισμό), να κάνουν σωστά τη δουλειά τους, σύμφωνα πάντα με ό,τι έχει συμφωνηθεί, χωρίς ο ένας να παρεμποδίζει το έργο των άλλων.
Μία εκδήλωση, λοιπόν, είναι αποτέλεσμα ενός δικτύου ανθρώπων, που συνεργάστηκαν και ο ρόλος του διοργανωτή είναι να συντονίσει σωστά τα πρόσωπα αυτά, ώστε να βγει ένα καλό αποτέλεσμα.
Πέρα όμως από τους συνεργάτες, που ήδη γνωρίζουμε, ότι είναι απαραίτητοι στο διοργανωτή (κάποιους εξ αυτών αναφέραμε προηγουμένως), υπάρχουν και 6 ακόμη συνεργάτες, που μπορούν να φανούν ιδιαίτερα χρήσιμοι σε ένα διοργανωτή:
1. Copywriter
Μία εκδήλωση σίγουρα απαιτεί και τη δημιουργία περιεχομένου. Το είδος του περιεχομένου μπορεί να κυμαίνεται από ηλεκτρονικά βιβλία και διαδικτυακά σεμινάρια, σε blogs, ενημερωτικά newsletters και δημοσιεύσεις στα social media. Όλα αυτό το περιεχόμενο πρέπει να γραφεί, και πρέπει να είναι εξαιρετικό. Ακόμα κι αν ο διοργανωτής δεν θέλει να αναθέσει σε κάποιον κειμενογράφο τη συγγραφή του περιεχομένου, θα ήταν πολύ χρήσιμο να γνωρίζει κάποιον, ώστε να τον συμβουλεύεται, όταν χρειάζεται ιδέες για το περιεχόμενο ή εξειδικευμένες συμβουλές για τη βελτιστοποίηση του SEO (εμφάνιση των σελίδων, που αφορούν στην εκδήλωση, ψηλά στις μηχανές αναζήτησης).
2. Graphic Designer
Αν όπως και στην περίπτωση του copywriter, ο διοργανωτής δεν θέλει να αναθέσει σε κάποιο γραφίστα τα γραφικά της εκδήλωσης (λογότυπα, banners, διαφημιστικά φυλλάδια, αφίσες κλπ.), καλό θα ήταν να συμβουλευτεί κάποιον, για το πώς να επιμεληθεί καλύτερα τις εικόνες και τα γραφικά, για διάφορες εκστρατείες, όπως π.χ. για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Επίσης, ένας τέτοιος επαγγελματίας μπορεί να γνωρίσει στο διοργανωτή και άλλους χρήσιμους επαγγελματίες του χώρου, όπως φωτογράφους και εικονογράφους, που ίσως του φανούν χρήσιμοι στο μέλλον.
3. DMC
Ένας συνεργάτης σε μια εταιρεία διαχείρισης προορισμών είναι ιδιαίτερα χρήσιμος, όταν η εκδήλωση πραγματοποιείται σε μια πόλη (ή ακόμα και μια χώρα), με την οποία ο διοργανωτής δεν είναι εξοικειωμένος.
Έτσι, ο τελευταίος μπορεί να μάθει για πιθανούς χώρους εκδηλώσεων, ειδικές προσφορές και οτιδήποτε άλλο μπορεί να τον ενδιαφέρει για την περιοχή (νομοθετικό πλαίσιο, κανονισμοί, παράλληλα φεστιβάλ και εκδηλώσεις κλπ.).
4. Ταξιδιωτικός Πράκτορας
Ο συντονισμός ομαδικών ταξιδιών είναι ένα δύσκολο έργο και ένας συνεργάτης ταξιδιωτικός πράκτορας, που γνωρίζει την τουριστική αγορά και τις διακυμάνσεις των τιμών των ταξιδιών, και που μπορεί να καταφέρει καλύτερες τιμές και πακέτα, είναι ιδιαίτερα χρήσιμος. Όπως και στην περίπτωση του DMC, ο ταξιδιωτικός πράκτορας μπορεί να προσφέρει πιο στοχευμένες συμβουλές σχετικά με τους προορισμούς, όπως οικονομικότερες ταξιδιωτικές επιλογές και ξενοδοχεία, καθώς και να παρέχει χρήσιμη πληροφόρηση.
5. Δικηγόρος
Οι διοργανωτές, ακόμη και αν έχουν καλή γνώση του νομοθετικού πλαισίου, καλό θα ήταν να συμβουλεύονται κάποιο δικηγόρο, όταν πρόκειται για νέες συμβάσεις ή συμφωνίες, ώστε να αποφύγουν τις δυσάρεστες εκπλήξεις.
6. Event-Techie
Ένας techie συνεργάτης δεν χρειάζεται απαραίτητα να είναι κάποιος μηχανικός ή προγραμματιστής λογισμικού, αλλά αρκεί να είναι κάποιος, που καταλαβαίνει τις τάσεις της τεχνολογίας, που επηρεάζουν τη βιομηχανία των εκδηλώσεων. Αυτό το άτομο θα μπορούσε να είναι, για παράδειγμα ένας tech blogger, που διαθέτει γνώσεις πάνω στο χώρο των εκδηλώσεων και που μπορεί να ενημερώσει το διοργανωτή για οτιδήποτε νέο κυκλοφορεί, εισάγοντας καινοτομίες, που μπορούν να πάνε την εκδήλωση (και τη διαδικασία οργάνωσής της) σε άλλο επίπεδο.
Κλείνοντας, ο επιτυχημένος διοργανωτής δεν σημαίνει απαραίτητα, ότι πρέπει να είναι και ειδικός σε όλα, αλλά πάνω απ’όλα σημαίνει, ότι είναι ειδικός στο να βρίσκει τους κατάλληλους συνεργάτες για να επιτύχει ένα ποιοτικό αποτέλεσμα.
