Ένα από τα βασικά συστατικά μίας εκδήλωσης είναι η διακόσμηση, η οποία μπορεί να αποδειχθεί ιδιαίτερα δύσκολη υπόθεση. Η επιτυχία ή η αποτυχία μίας εκδήλωσης βασίζεται κατά μεγάλο μέρος σε αυτές τις εικαστικές λεπτομέρειες. Η διακόσμηση είναι απαραίτητη για τον καθορισμό του ύφους μίας εκδήλωσης και για τη διαμόρφωση μίας πιο ευχάριστης διάθεσης, είτε πιο φιλικής, είτε πιο επίσημης. Η διακόσμηση βασίζεται συνήθως σε ένα θέμα, που καθορίζεται από τους χορηγούς ή τους συντονιστές της εκάστοτε εκδήλωσης.
Τα χρώματα, ο φωτισμός, τα οπτικοακουστικά συστήματα, ακόμη και η υφή των υλικών που χρησιμοποιούμε, πρέπει να είναι σύμφωνα με το θέμα της εκδήλωσης, ώστε να προσδίδουν μια οπτική αίσθηση συνεκτικότητας. Η διακόσμηση, λοιπόν, πρέπει να είναι επιμελημένη μέχρι τελευταίας λεπτομέρειας, π.χ. να ταιριάζουν χρωματικά τα τραπεζομάντιλα με τις πετσέτες, ακόμη και με τις στολές του προσωπικού.
Ωστόσο, ακόμη και αν η διακόσμηση προσαρμόζεται στις ανάγκες της εκδήλωσης, υπάρχουν κάποια στοιχεία, που είναι απαραίτητα σε κάθε εκδήλωση – ανεξαρτήτως θέματος και σκοπού – για αισθητικούς αλλά και πρακτικούς λόγους. Για παράδειγμα, σε αισθητικό επίπεδο, η διακόσμηση με λουλούδια δημιουργεί πάντα μία ευχάριστη ατμόσφαιρα. Ταυτόχρονα όμως, σε πρακτικό επίπεδο, χρειάζεται μία μεγάλη οθόνη σε κεντρικό σημείο, που να παρέχει πληροφορίες σχετικά με το πρόγραμμα της εκδήλωσης, μηνύματα καλωσορίσματος και κατευθύνσεις προς τις αίθουσες συσκέψεων/συγκεντρώσεων ή κάμερες για τη μαγνητοσκόπηση της εκδήλωσης.
Η σημασία όμως της διακόσμησης δεν περιορίζεται μόνο στην πρακτική και στην αισθητική αξία της. Η διακόσμηση μίας εκδήλωσης αποτελεί ένα ακόμη εργαλείο για την ενίσχυση του marketing, καθώς – μέσω αυτής – το μήνυμα παίρνει σάρκα και οστά και γίνεται ορατό και απτό. Στην προκειμένη περίπτωση, θα μπορούσαμε να πούμε, ότι μιλάμε για ένα «εκπαιδευτικό ντεκόρ», έναν εύκολο και προσιτό τρόπο, για να φέρουμε το branding και τα μηνυμάτα της εκδήλωσης στα τραπέζια των καλεσμένων.
Αναμφίβολα, η διακόσμηση είναι βασικό στοιχείο μιας εκδήλωσης. Ωστόσο, εξίσου σημαντικό είναι να επιτύχουμε θετική αντιμετώπιση από μέρους του κοινού, ενώ ταυτόχρονα να μην διακυβεύεται η ασφάλειά του.
Ως εκ τούτου, είναι απαραίτητο, κατά την αγορά, κατασκευή και δημιουργία διακοσμητικών, να λαμβάνονται υπόψιν τα εξής:
Πυρασφάλεια
– Να λαμβάνετε πάντα υπόψιν τους κωδικούς ασφαλείας.
– Αποφύγετε τη χρήση εύφλεκτων υλικών.
– Μην τοποθετείτε φυτά δίπλα σε τζάκι, καλοριφέρ, κεριά ή οποιαδήποτε άλλη πηγή θερμότητας.
– Βεβαιωθείτε ότι τα φώτα που χρησιμοποιείτε, φέρουν το σήμα εγκεκριμένου εργαστηρίου δοκιμών και ότι για εξωτερικούς χώρους, χρησιμοποιείτε φώτα με τη σχετική ένδειξη.
– Διαμορφώστε το χώρο έτσι, ώστε να μην εμποδίζεται η δίοδος από τις εξόδους κινδύνου.
Εγκαταστάσεις
– Βεβαιωθείτε, ότι όλα τα καλώδια είναι καλά κολλημένα στο πάτωμα και δεν διατρέχει κίνδυνος κάποιος να γλιστρήσει.
– Χρησιμοποιείστε διακοσμητικά, που δεν αφήνουν σημάδια στους τοίχους ή σε άλλες επιφάνειες.
– Να είστε προσεχτικοί στη χρήση κρεμαστών στολιδιών (π.χ. φωτιστικά), καθώς ενέχουν κινδύνους, εάν δεν είναι καλά τοποθετημένα ή καλής ποιότητας.
Ακατάλληλα ή Προσβλητικά
– Κατά την επιλογή θέματος και διακόσμησης, βεβαιωθείτε ότι δεν προσβάλλει άλλους πολιτισμούς, θρησκείες, ταυτότητες και πεποιθήσεις.
Υγεία και Ασφάλεια
– Η χρήση μηχανών καπνού μπορεί να μπλοκάρει τους συναγερμούς για πυρκαγιές.
– Δυνατοί φωτισμοί και λέιζερ μπορεί να προκαλέσουν αίσθημα άγχους ή άλλες δυσάρεστες καταστάσεις.
Περιβάλλον
– Μείωση αποβλήτων
– Επαναχρησιμοποίηση-ανακύκλωση διακοσμητικών από προηγούμενες εκδηλώσεις (Οικονομία και περιβαλλοντική συνείδηση).
