Πόσες εναλλακτικές δραστηριότητες θα αναπτύσσατε προκειμένου να “περάσετε” το εταιρικό ή κοινωνικό σας μήνυμα στο προσωπικό, τους συνεργάτες ή και σε ευρύτερες ομάδες κοινού, πέρα από τα στενά όρια της συμβατικής διαφημιστικής καμπάνιας; Ένα incentive trip για τους άμεσους συνεργάτες σας; Ή μήπως επιχειρηματικά δώρα, κατά την περίοδο των εορτών ή άλλων, επετειακού χαρακτήρα, εκδηλώσεων; Πολύ πιθανό. Γιατί όμως δεν τους προσφέρετε τη δυνατότητα να απολαύσουν ένα μοναδικό ρεσιτάλ μουσικής ή μια σειρά αθλητικών εκδηλώσεων; Αν μάλιστα αποφασίσετε να χρηματοδοτήσετε μέρος της εκδήλωσης, τότε ενδέχεται το εταιρικό σας λογότυπο -μαζί με το μήνυμά σας- να φθάσουν ακόμη πιο μακριά, μέχρι τους δυνητικούς πελάτες σας.
Η ιδέα της χορηγίας έχει τις ρίζες της στην Αρχαία Ελλάδα. Χωρίς την πολύτιμη υποστήριξη των χορηγών, ίσως και να μην είχαμε, σήμερα, την πολυτέλεια να απολαμβάνουμε τις αρχαίες τραγωδίες. Ελάχιστα όμως μέχρι στιγμής, στατιστικά στοιχεία γνωρίζουμε για την αποτελεσματικότητα των σύγχρονων τάσεων, παρότι προσλαμβάνει τεράστια έκταση και ακόμη μεγαλύτερες αυξητικές τάσεις, σε παγκόσμιο επίπεδο.
Ο μεγαλύτερος όγκος παρατηρείται στη Βόρεια Αμερική, όπου κατά το 1996, οι δαπάνες για χορηγίες άγγιξαν τα $5,4 δις, με αυξητική τάση της τάξης του 15% σε σχέση με τα 4,7% δις, το 1995.
ΚΑΤΑΣΤΡΩΣΗ ΕΝΟΣ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ
Αν έχετε αναγνωρίσει λοιπόν την αξία της χορηγίας εκδηλώσεων και σκοπεύετε να προχωρήσετε σε ανάλογη κίνηση, καλό θα ήταν να συμβουλευθείτε μια εξειδικευμένη “Event Management Company”, η οποία θα αναλάβει και όλες τις εκτελεστικές διαδικασίες. Ωστόσο, ορισμένες βασικές αρχές κατάστρωσης προγραμμάτων, θα συμβάλλουν ώστε να σχηματίσετε ένα σωστό φάκελο και να καταγράψετε έγκαιρα τι θα πρέπει να αναζητήσετε και πού να απευθυνθείτε.
Θυμηθείτε μόνον: Δεν είναι απαραίτητο να εκπροσωπείτε μια τεράστια πολύ-εθνική επιχείρηση για να ωφεληθείτε από ένα event marketing.
1. Προσδιορίστε τους αντικειμενικούς στόχους της εταιρίας σας. Φροντίστε δηλαδή ώστε να επιλέξετε μια εκδήλωση που είστε σίγουροι ότι θα εξυπηρετεί τα στρατηγικά σας σχέδια και ειδικότερα, κάποιο συγκεκριμένο πρόγραμμα προώθησης πωλήσεων. Πριν προχωρήσετε, επιχειρήστε να προσδιορίσετε το προφίλ του κοινού στο οποίο στοχεύετε (ειδικά ενδιαφέροντα, μορφωτικό επίπεδο, εισόδημα, γεωγραφική περιοχή κλπ).
2. Επιδιώξτε, με κάθε τρόπο, την ενεργό συμμετοχή του προσωπικού της επιχείρησης, αλλά πολύ περισσότερο, των συνεργατών και πελατών σας. Στόχος είναι παρευρεθούν όσο το δυνατό περισσότεροι, παρακινώντας και φίλους ή συγγενείς.
3. Αποφασίστε έγκαιρα για τη διαμεσολάβηση μιας εξειδικευμένης εταιρίας ή ενός συμβούλου επί θεμάτων χορηγίας. Σημεία που τυγχάνουν ιδιαίτερης προσοχής στη συγκεκριμένη περίπτωση αφορούν τη σαφήνεια των στόχων, το μέγεθος και την κατανομή του προϋπολογισμού, καθώς επίσης και την επιλογή ενός φορέα με αποδεδειγμένη πείρα και τεχνογνωσία. Κατά το στάδιο της εξέτασης των προσφορών που σας έχουν γίνει, σας προτείνουμε να ανατρέξετε σε παλαιότερους πελάτες, για την απόσπαση σχολίων και εκτιμήσεων. Αξίζει να σημειωθεί ότι αν υπολογίζετε να χρησιμοποιήσετε κάποιο είδωλο του αθλητισμού ή της τέχνης ως ειδικό προσκεκλημένο, θα πρέπει οπωσδήποτε να συμβουλευθείτε το δικηγόρο σας, σχετικά με τις επιπτώσεις ή τις απαιτήσεις σας, σε περίπτωση που δεν εμφανιστεί ή δεν τηρήσει τους όρους συνεργασίας) (π.χ. προσυμφωνημένο ρεπερτόριο κλπ).
4. Επιλέξτε κάποιο κοινωνικό γεγονός που θα προσελκύσει τα δικά σας target groups. Στο στάδιο αυτό, μπορείτε να αναζητήσετε πληροφορίες για παράλληλες εκδηλώσεις στο πλαίσιο εμπορικών εκθέσεων/συνεδρίων, αθλητικά meetings, συναυλίες κλπ, στα κατά τόπους γραφεία του ΕΟΤ, σε αρμόδιες υπηρεσίες νομαρχιών ή δημοτικών επιχειρήσεων, πολιτιστικούς και αθλητικούς συλλόγους, εκπαιδευτικά ιδρύματα κ.ο.κ.
5. Ασκείστε άμεση εποπτεία στις ενέργειες των συμφωνηθέντων προγραμμάτων δημοσιότητας. Εν ολίγοις, από τη στιγμή της υπογραφής του συμβολαίου συνεργασίας και όσο καιρό διαρκούν οι εξελικτικές διαδικασίες, καλείστε να παρακολουθείτε τη συνέπεια των συνεργατών σας. Αναλυτικότερα, τη ροή των πωλήσεων εισιτηρίων, τη συχνότητα χρήσης του εταιρικού σας λογότυπου και γενικότερα την ένταση και το χαρακτήρα της δημοσιότητας που σας παρέχεται. Ακόμη, βεβαιωθείτε ότι έχουν τηρηθεί τα προσυμφωνηθέντα ως προς τις προνομιακές θέσεις των προσκεκλημένων σας, την κυκλοφορία προωθητικού υλικού με το δικό σας λογότυπο κλπ.
6. Παρότι οι περισσότεροι επαγγελματίες “event marketers” διαμορφώνουν και προσφέρουν προκαθορισμένα πακέτα συνεργασίας, ωστόσο, μη διστάσετε να διαπραγματευτείτε έναεξειδικευμένο πακέτο υπηρεσιών, που θα που θα εξυπηρετήσει αποκλειστικά και μόνον τις δικές σας ανάγκες και οφέλη.
7. Προσπαθήστε να εκμεταλλευθείτε στο μέγιστο βαθμό το γεγονός της εκδήλωσης, τόσο σε επίπεδο διαφήμισης και πωλήσεων, όσο και προβολής γενικότερα. Όσο περισσότερο ασχοληθείτε, τόσο μεγαλύτερη θα είναι και η ανταπόκριση του κοινού.
8. Προσκαλέστε όσο το δυνατόν περισσότερους πελάτες, εμπορικούς αντιπροσώπους και εκπροσώπους επιχειρήσεων. Για παράδειγμα, διοργανώστε μια δεξίωση προς τιμήν των προσκεκλημένων σας ή εξασφαλίστε μια ειδική πτέρυγα στο χώρο πραγματοποίησης της εκδήλωσης. Βεβαιωθείτε ότι το προσωπικό του τμήματος πωλήσεων είναι σε θέση να προσκαλέσει τους σημαντικότερους πελάτες και συνεργάτες σας.
9. Τόσο πριν όσο και κατά τη διάρκεια και το τέλος της εκδήλωσης, κρατήστε λεπτομερείς σημειώσεις σχετικά με κάθε σημαντικό σχόλιο ή γεγονός, περιλαμβανομένου του αριθμού των συμμετοχών, των ράδιο-τηλεοπτικών επισημάνσεων και φωτογραφιών που δημοσιεύθηκαν. Τέλος, πραγματοποιήστε μια έρευνα μεταξύ του προσωπικού και των πελατών σας, σχετικά με τις εντυπώσεις τους, ώστε να έχετε μια σφαιρική εικόνα για την αποτελεσματικότητα της εκδήλωσης και τις περαιτέρω μελλοντικές αποφάσεις σας.…
…ΚΑΛΗ ΕΠΙΤΥΧΙΑ!
ΠΟΥ ΘΑ ΑΠΕΥΘΥΝΘΕΙΤΕ
• Εξειδικευμένες Εταιρίες Διαχείρισης Χορηγίας (Event Management Companies). Σκοπός τους είναι η συμβουλευτική παρέμβαση για τον ορθολογιστικότερο καταμερισμό των διαθέσιμων κεφαλαίων σας.
• Επαγγελματίες Οργανωτές Πολιτιστικών Εκδηλώσεων (Event Organizers). Μεμονωμένοι σύμβουλοι διοργάνωσης εκδηλώσεων.
• Εταιρίες Διαχείρισης Ψυχαγωγικών Εκδηλώσεων (Entertainment Marketing Agencies). Ειδικεύονται σε ένα ευρύτερο πεδίο ψυχαγωγικών δραστηριοτήτων, όπως π.χ. τηλεοπτικά προγράμματα, κινηματογραφικές παραγωγές, μουσικές εκδηλώσεις κλπ.
• Ιδρύματα Μη Κερδοσκοπικού Χαρακτήρα (Nonprofit Organizations). Βασίζονται σχεδόν εξ’ ολοκλήρου στην ιδιωτική υποστήριξη για τη διεξαγωγή εκδηλώσεων.
• Εταιρίες Διαχείρισης Αθλητικών Γεγονότων (Sports Marketing Agencies).
• Αθλητικά Σωματεία. Κάθε σωματείο διαθέτει ειδικό τμήμα που μεριμνά τη διευθέτηση χορηγιών.
(Οκτώβριος 1999)
