Κάθε συνέδριο χωρίζεται σε τρεις χώρους, τρεις χώρους πολύ διαφορετικούς μεταξύ τους, αλλά εξίσου απαραίτητους για την ομαλή λειτουργία του συνεδρίου.
1
Ο πρώτος χώρος, που καταλαμβάνει και το μεγαλύτερος μέρος του συνεδριακού χρόνου, είναι το συνέδριο το ίδιο, οι παρουσιάσεις, οι ομιλίες και όλα όσα συμβαίνουν εντός της συνεδριακής αίθουσας. Αυτός ο χώρος δεν χρειάζεται συστάσεις, ούτε ιδιαίτερη ανάλυση, καθώς η σημασία του είναι αυτονόητη.
2
Ο δεύτερος χώρος είναι τα διαλείμματα. Μικρής ή μεγάλης διάρκειας, τα διαλείμματα είναι μία καλή ευκαιρία, για τους συμμετέχοντες, να γνωριστούν μεταξύ τους (networking), να επισκεφτούν τα περίπτερα και να ενημερωθούν σχετικά με το πρόγραμμα, που ακολουθεί, και φυσικά να πιουν το καφεδάκι τους και να τσιμπήσουν κάτι. Όμως, παρά το παραπλανητικό τους όνομα, τα διαλείμματα δεν είναι ακριβώς διαλείμματα. Όλα αυτά που αναφέραμε, μέχρι τώρα, είναι φυσικά πολύ ενδιαφέροντα και αναγκαία, αλλά τίποτε από αυτά, δεν βοηθά τους συμμετέχοντες να αφομιοώσουν τις πληροφορίες, δηλαδή να μάθουν, παρότι αυτός είναι ο βασικός στόχος κάθε εκπαιδευτικού συνεδρίου.
Και εδώ ερχόμαστε στον τρίτο χώρο…
3
Ο τρίτος – και λιγότερο γνωστός χώρος – είναι ο “λευκός” χώρος, που μεταφράζεται σε διαστήματα τελείως κενά, για τα οποία δεν έχει προγραμματιστεί απολύτως τίποτα. Χωρίς συζητήσεις, χωρίς networking ούτε οποιαδήποτε άλλη διαδικασία.
Οι συμμετέχοντες, πέρα από όλα τα προηγούμενα, έχουν ανάγκη και να ξεκουραστούν, γιατί μόνο έτσι θα επιστρέψουν ανανεωμένοι στην αίθουσα και θα έχουν όρεξη και δύναμη, για να παρακολουθήσουν το υπόλοιπο συνέδριο και να μάθουν όσο το δυνατόν περισσότερα. Οι διοργανωτές συνεδρίων, από την άλλη, συνηθίζουν να γεμίζουν τα προγράμματά τους, κάτι που – όμως -δεν είναι και η βέλτιστη πρακτική, όταν ο στόχος είναι η επιμόρφωση των συμμετεχόντων. Η μάθηση είναι πιο αποτελεσματική, όταν οι νέες πληροφορίες ενσωματώνονται σταδιακά στην μνήμη, και όχι, όταν βομβαρδίζουν όλες μαζί το δέκτη. Ο εγκέφαλος, για να κατανοήσει και να αποθηκεύσει τη νέα πληροφόρηση, χρειάζεται διαλείμματα, πραγματικά διαλείμματα. Πρόκειται, λοιπόν, για ένα χώρο, που παίζει ζωτικό ρόλο στη βελτίωση της μάθησης των συμμετεχόντων, καθώς σε αυτόν, οι συμμετέχοντες “χωνεύουν”, όσα έμαθαν μέχρι τώρα στο συνέδριο. Η κατανόηση απαιτεί χρόνο, και η μία ομιλία μετά την άλλη, σίγουρα δεν βοηθάει. Εάν πάλι οι συμμετέχοντες θέλουν να κάνουν κάτι κατά τη διάρκειά τους, είναι απολύτως εντάξει, όμως ο διοργανωτής οφείλει να συμπεριλάβει αυτά τα κενά στο πρόγραμμα. Αυτά τα κενά είναι ολιγόλεπτα και μπορούν να γίνουν, είτε στο τέλος κάθε τμήματος του προγράμματος, πριν από τα επίσημα διαλείμματα, είτε ανάμεσα στις παρουσιάσεις ή ακόμη και κατά τη διάρκεια μίας παρουσίασης, που έχει μεγάλη διάρκεια.
Απαραίτητη, λοιπόν, προϋπόθεση για την επιτυχία ενός συνεδρίου, είναι η ισορροπία ανάμεσα σε αυτούς τους τρεις χώρους. Η σωστή κατάτμηση του συνεδριακού χρόνου, είναι πολύ σημαντική και δεν πρέπει να αντιμετωπίζεται με προχειρότητα. Αντιθέτως, πρέπει να μελετηθεί προσεκτικά, πόσα διαλείμματα χρειάζονται να γίνουν, τι διάρκεια να έχουν, καθώς και πόσο συχνά θα πρέπει να εναλλάσσεται ο “λευκός” με το συνεδριακό χώρο, ώστε να επιτευχθεί το καλύτερο δυνατό αποτέλεσμα.
