1. Εκτύπωση prospectus, φακέλωμα, να κολλήσουμε γραμματόσημα, να τα μεταφέρουμε στο Ταχυδρομείο.
Αναμονή για εβδομάδες. Η οργάνωση του Συνεδρίου έχει αρχίσει…
2. Να διαβάσουμε κάθε γραπτή αίτηση για πληροφορίες, να απαντήσουμε, νέα έντυπα σε φάκελα, ξανά
γραμματόσημα, ξανά ταχυδρόμηση, ξανά αναμονή.
3. Τηλέφωνα (και υπεραστικά), ξανά φακέλωμα, κόλλημα, ταχυδρόμηση, αναμονή.
4. Αλλά και το fax. Δακτυλογράφηση, εκτύπωση, περπάτημα στο άλλο γραφείο, τοποθέτηση στη συσκευή.
5. Αμέτρητες ώρες – τηλέφωνα, meetings, αναμονή για τα έντυπα που ταχυδρομήθηκαν.
6. Ακόμη περισσότερες ώρες σε αυτοκίνητα / αεροπλάνα – επιθεώρηση ξενοδοχείων. Επαφές. Προσφορές.
Fax και απαντήσεις σε fax. Νέα fax, νέες απαντήσεις.
7. Άρχισαν οι εγγραφές. Ταχυδρομικά ή με fax. Και τηλεφωνικά.
Με οποιονδήποτε τρόπο όμως και να ήρθαν πρέπει να αρχειοθετήσουμε τις πληροφορίες.
8. Δεν υπάρχει εύκολος τρόπος στους συνέδρους να μας δώσουν γνώμες, προτάσεις ή να επικοινωνήσουν με τους εισηγητές.
9. Να τυπώσουμε τα πρακτικά. Ογκώδη, μεγάλα έξοδα, λάθη που στην πράξη δεν μπορούν να διορθωθούν.
ΚΑΛΗΜΕΡΑ INTERNET
1. E-mail για να επικοινωνήσουμε και να δώσουμε πληροφορίες.
Δραστική μείωση της ποσότητας των prospectus που τυπώνουμε.
2. Αυτοματοποιημένα e-mail – απαντήσεις σε αιτήματα πληροφοριών.
3. Εξοικονόμηση πολλών χρημάτων χρησιμοποιώντας το internet για μακρινές τηλεφωνικές κλήσεις και αποστολή fax.
4. Δημιουργία του δικού μας website, για το συγκεκριμένο συνέδριο, όπου υπάρχουν πληροφορίες διαθέσιμες 24 ώρες το 24άωρο, 7 μέρες τη εβδομάδα και με δυνατότητα συνεχούς ανανέωσης.
5. Δημιουργία εικονικoύ forum (chat), όπου μπορεί κανείς να “συναντήσει” εισηγητές, συνέδρους, …
6. Έχει κανείς ιδέες, προτάσεις; Online πίνακας ανακοινώσεων.
7. Τέρμα τα πολλά ταξίδια στην φάση της οργάνωσης. Τώρα μπορούμε να μιλάμε με τους συνεργάτες / προμηθευτές μας, με κείμενα και εικόνες, χωρίς καθυστέρηση (real time) και να επεξεργαζόμαστε λεπτομέρειες των συνεδρίων από τα γραφεία μας.
8. Οι σύνεδροι εγγράφονται μόνοι τους, μέσω internet και τα στοιχεία που πληκτρολογούν, αυτόματα μπαίνουν στην δικιά μας βάση (χωρίς λάθη ονομάτων, διευθύνσεων…).
9. Οι εισηγητές μπορούν να στείλουν τα κείμενά τους (και εικόνες) στο web και οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να τα διαβάσουν και τυπώσουν άμεσως. Τα πρακτικά του Συνεδρίου…
(Οκτώβριος 1999)
