της Έλενας Καραγκούνη
Οι νέες τεχνολογίες αποτελούν βασικά στοιχεία της καθημερινότητάς μας, και ένα σύγχρονο συνέδριο ΔΕΝ νοείται χωρίς αυτές.
Μέσω των νέων τεχνολογικών εφαρμογών στα συνέδρια, έχει καταστεί δυνατή η αμφίδρομη επικοινωνία ανάμεσα σε ομιλητές και κοινό, κάτι που παίζει σημαντικό ρόλο στην επιτυχία του συνεδρίου. Επίσης, οι εφαρμογές αυτές δίνουν και τη δυνατότητα επικοινωνίας ανάμεσα και στους ίδιους τους συμμετέχοντες, ενώ επιτρέπουν στο χρήστη, να καταναλώσει προσωποποιημένο περιεχόμενο, προσφέροντάς του μία εξατομικευμένη συνεδριακή εμπειρία. Αντίστοιχα, η υιοθέτηση εφαρμογών, για την οργάνωση των εργασιών του προσωπικού (όπως, διαδικτυακή επεξεργασία εγγράφων από πολλούς χρήστες, επικοινωνία μεταξύ των υπαλλήλων και άμεση ειδοποίησή τους σε περίπτωση αλλαγών), μπορεί να επιταχύνει τις διαδικασίες, μειώνοντας τα λάθη, που μπορεί να προκύψουν.
Τα στάδια για την υιοθέτηση μίας νέας εφαρμογής
Αρχικά, ο διοργανωτής πρέπει να εξετάσει τις ανάγκες του ακροατηρίου και του προσωπικού του, και να αποφασίσει ποιες εφαρμογές τον καλύπτουν.
Αφού καταλήξει στις υποψήφιες εφαρμογές, πρέπει να εξετάσει τις βραχυπρόθεσμες και τις μακροπρόθεσμες αλλαγές, που θα επιφέρει η καθεμία. Σε αυτήν την περίπτωση, θα επιλεγεί εκείνη η εφαρμογή, που θα επιφέρει τα περισσότερα οφέλη, καθώς και τη μικρότερη δυνατή αναστάτωση από τις αλλαγές που θα φέρει.
Έπειτα, αφού έχει γίνει η τελική επιλογή των εφαρμογών, ο διοργανωτής θα πρέπει να επιλέξει άτομα από την επιχείρηση, που θα εκπαιδευτούν (ακόμη και από εξειδικευμένους επαγγελματίες, αν χρειαστεί), και θα γίνουν οι ίδιοι -στη συνέχεια- οι εκπαιδευτές της νέας τεχνολογίας στο υπόλοιπο προσωπικό.
Κλείνοντας, το δυσκολότερο σημείο στην εφαρμογή μίας νέας τεχνολογίας είναι η προσαρμογή του προσωπικού στα νέα δεδομένα. Μια αλλαγή στην τεχνολογία σημαίνει και αλλαγή στη ρουτίνα της εργασίας, και ως εκ τούτου, τέτοιες αλλαγές δεν είναι ιδιαίτερα δημοφιλείς στους εργαζόμενους.
Εδώ, λοιπόν, είναι δουλειά της διοίκησης, να καταφέρει να εκπαιδεύσει κατάλληλα το προσωπικό, ώστε να αντιληφθεί τη χρησιμότητα της νέας τεχνολογίας, να προσαρμοστεί σε αυτήν, και να την εντάξει επιτυχημένα στη νέα εργασιακή κουλτούρα. Μπορεί, αρχικά, μία νέα τεχνολογία να σας φέρνει πονοκέφαλο, ωστόσο οι βραχυπρόθεσμες ενοχλήσεις, ωχριούν μπροστά στα μακροπρόθεσμα οφέλη. Οπότε μην φοβάστε τις αλλαγές!
