Το κλειδί, για να οργανώσετε ένα επιτυχημένο εταιρικό (corporate) συνέδριο είναι, να μην αφήσετε τίποτα στην τύχη, είτε οργανώνετε μια εκδήλωση για 5, είτε για 500 άτομα.
Ακολουθούν δέκα σημαντικές συμβουλές:
1. Περιοχή που θα γίνει (Πόλη, Νομός, Χώρα)
Πρέπει να λάβετε υπόψη σας όχι μόνο από πού προέρχονται (και θα ταξιδέψουν) οι εισηγητές και οι σύνεδροι αλλά επίσης και την φύση της εκδήλωσης. Πολυήμερα συνέδρια επιχειρήσεων που οι σύνεδροι έχουν άμεση σχέση με την επιχείρηση (στελέχη, αντιπρόσωποι, πελάτες,…) μπορούν να γίνουν και εκτός πόλης (resort). Ενώ σεμινάρια μιας μέρας είναι καλύτερα σε πόλη με καλές συγκοινωνίες.
2. Χώρος (Ξενοδοχείο / Συνεδριακό Κέντρο)
Διαλέξτε χώρο έχοντας ξεκάθαρους στόχους και αιτήματα. Σκεφτείτε την προτίμησή σας όσον αφορά στη διάταξη των καθισμάτων (θεατρική, σχολική, ….), τις απαιτήσεις σας για το φωτισμό και τα οπτικοακουστικά μέσα καθώς και την υποστήριξη που μπορεί να χρειαστείτε, τόσο από εξωτερικούς προμηθευτές, όσο και από το προσωπικό του ίδιου του χώρου.
3. Βασικός Κανόνας
Ποτέ μην κλείσετε ένα χώρο χωρίς προηγουμένως να τον έχετε επισκεφτεί.
4. Διαμονή
Σκεφτείτε όχι μόνο τον χώρο που θα γίνει η εκδήλωση αλλά και το που θα μείνουν οι σύνεδροι.
Μπορούν να μείνουν στο ίδιο ξενοδοχείο; Αν όχι, είναι η μεταφορά εύκολη; Θα χρειαστούν μονόκλινα ή δίκλινα δωμάτια;
5. Παράλληλες δραστηριότητες
Όσον αφορά στην περιοχή και τον χώρο, τι προσφέρεται; Μπορούν οι καλεσμένοι να διασκεδάσουν στις εγκαταστάσεις του ξενοδοχείου; Τι προσφέρεται εκτός;
6. Προ-συνεδριακή συνάντηση
Η μεγάλη μέρα πλησιάζει αλλά το να μελετήσετε ξανά τα σχέδια σας είναι ακόμη πολύ σημαντικό. Ακόμα και αν είστε σε συνεχή επικοινωνία με το προσωπικό του χώρου, όπου θα γίνει η εκδήλωση, καλό είναι να ξαναδείτε το πρόγραμμα μαζί τους, τουλάχιστον μια μέρα πριν. Χρησιμοποιήστε αυτή τη προ-συνεδριακή συνάντησή σας μια ευκαιρία για να ξαναελέγξετε ολόκληρο το πρόγραμμά σας.
7. Όλα γραπτώς
Συνήθως στα συνέδρια γίνονται συνέχεια αλλαγές γι’ αυτό να κρατάτε πάντα σημειώσεις για όσα έχετε συμφωνήσει με τους προμηθευτές.
8. Μετα-συνεδριακός απολογισμός
Ένας μετα-συνεδριακός απολογισμός είναι το ίδιο σημαντικός όσο και το πρώτο σας meeting για την οργάνωση αυτής της εκδήλωσης. Πρέπει να σκεφτείτε τις καλές εμπειρίες που θέλετε να επαναληφθούν σε μελλοντικές εκδηλώσεις, καθώς επίσης και να μάθετε από εκείνα που δεν έγιναν σύμφωνα με τα σχέδια σας.
9. Μνήμες
Σκεφτείτε προσωπικά τι αποτελέσματα θέλετε να επιτύχετε. Συνήθως οι σύνεδροι θυμούνται μόνο δύο-τρεις λεπτομέρειες από όλη την ημέρα, γι’ αυτό προβληματισθείτε. Ποιες αναμνήσεις θέλετε να πάρουν μαζί τους.
10. Βοηθηθείτε από μας
Διαβάστε το SYNEDRIO + EVENT Magazine and Guide και επισκεφτείτε τη μοναδική ιντερνετική πύλη www.synedrio.gr
(Σεπτέμβριος 2005)
