Όταν οι περισσότεροι φέρνουν στη μνήμη τους μία εκδήλωση, τα πρώτα στοιχεία, που συνήθως τους έρχονται στο μυαλό – λόγω της θετικής ή αρνητικής εντύπωσης που τους έκαναν – είναι ο χώρος, το φαγητό και οι ομιλητές. Στην περίπτωση του χώρου μία επίσκεψη αρκεί για να διερευνήσει κανείς, εάν και κατά πόσο πληρεί τις προϋποθέσεις και μπορεί να ικανοποιήσει τις ανάγκες του συνεδρίου. Στην περίπτωση της τροφοδοσίας, η ποικιλία ή η ενημέρωση για τις προτιμήσεις των συμμετεχόντων (αποστολή σχετικού ερωτηματολογίου για τον καθορισμό των προτιμήσεών τους) επαρκεί για τη διαμόρφωση του καταλληλότερου μενού.
Στην περίπτωση, όμως, των ομιλητών δεν υπάρχει κάποιος σίγουρος τρόπος ελέγχου της αποτελεσματικότητάς τους, ιδίως αν πρόκειται για ομιλητές, που δεν έχουν ξαναμιλήσει σε κάποια εκδήλωση, καθιστώντας – τελικά – την επιλογή τους όχι και τόσο απλή υπόθεση.
Ακόμη και αν ο χρόνος του κάθε ομιλητή είναι περιορισμένος, ο ρόλος του είναι κρίσιμος, γιατί μπορεί να καθορίσει την εντύπωση των συμμετεχόντων για το συνέδριο γενικότερα. Η επιτυχία ενός συνεδρίου επιτυγχάνεται μέσω της συναισθηματικής εμπλοκής των συνέδρων, ένα έργο που ανατίθεται στους ομιλητές. Ο τρόπος – που θα προσεγγίσουν τα συνεδριακά ζητήματα – και η επικοινωνία – που θα επιτύχουν με το κοινό – θα καθορίσει και το αποτέλεσμα.
Επομένως, όταν έρθει η ώρα της επιλογής των ομιλητών, είναι σημαντικό να κάνετε με προσοχή την επιλογή σας σκεφτόμενοι όλες τις παραμέτρους.
Αρχικά, θα πρέπει να εξετάσετε την εμπειρία του κάθε ομιλητή επί των συνεδριακών αντικειμένων (σπουδές, επάγγελμα κλπ.), καθώς και την εμπειρία του από προηγούμενες ομιλίες. Ακόμη καλύτερα θα ήταν, εάν παρευρεθείτε σε κάποιο συνέδριο στο οποίο θα είναι ομιλητής ή δείτε σχετικό βίντεο από παρελθοντικό συνέδριο. Η αξιολόγηση του ομιλητή επί το έργο είναι και ο καλύτερος τρόπος για να δείτε πόσο αποτελεσματικός είναι στο ρόλο του και πώς αλληλεπιδρά με το κοινό.
Στη συνέχεια, καλό θα ήταν να συζητήσετε μαζί του, για να δείτε τον τρόπο, που σχεδιάζει να συγκεντρώσει πληροφόρηση για την ομιλία του. Εάν, για παράδειγμα, έχει σκοπό να κάνει την έρευνά του (online ερωτηματολόγια και τηλέφωνα σε συμμετέχοντες) πριν το συνέδριο, ώστε να γνωρίζει τα “καυτά” ζητήματα, που αξίζει να τεθούν στη συνεδριακή αίθουσα, ή εάν σκοπεύει να μιλήσει με τους συντονιστές του συνεδρίου, ώστε να αντιληφθεί ποιο είναι το επιδιωκόμενο αποτέλεσμα της κάθε ομιλίας και ποια συναισθήματα πρέπει να προκληθούν στο κοινό. Ακόμη και αν ο ομιλητής έχει μιλήσει και σε παρελθοντικό συνέδριο για το ίδιο θέμα, πάντα απαιτούνται προσθήκες και διορθώσεις, που να ταιριάζουν στο συγκεκριμένο συνέδριο και κοινό.
