Ο μεγάλος “πονοκέφαλος” για τον οργανωτή μιας εκδήλωσης είναι η επιλογή του τόπου (πόλη, περιοχή) και του χώρου (ξενοδοχείο, συνεδριακό κέντρο κλπ), που θα πραγματοποιηθεί. Υπάρχουν δηλαδή κάποιες προϋποθέσεις που πρέπει οι επιλογές μας να εκπληρώνουν, για να ικανοποιήσουν τις ανάγκες μας.
Αρχικά τα σημαντικότερα ερωτήματα που πρέπει να απαντηθούν είναι: α. Τι είδους εκδήλωση θέλουμε να οργανώσουμε (συνέδριο, γεύμα/δείπνο, παρουσίαση προϊόντος ή βιβλίου, συνέντευξη τύπου, cocktail…), β. Ποιος είναι ο αριθμός των συμμετοχών.
Επιπλέον είναι χρήσιμο να λάβουμε υπόψη τα παρακάτω:
1. Το κόστος της εκδήλωσης δεν πρέπει να είναι το αποκλειστικό κριτήριο επιλογής και ο καθοριστικότερος παράγοντας.
2. Η εξέλιξη της τεχνολογίας δίνει πλέον τη δυνατότητα στις εκδηλώσεις να ξεφύγουν από τις κλασικές επιλογές (πχ ξενοδοχεία) και να πραγματοποιηθούν σε εξωτερικούς χώρους, με τις κατάλληλες υποδομές (τέντες, γεννήτριες, P/C κλπ). Στην Ελλάδα λόγω κλιματολογικών συνθηκών είναι εφικτό τους περισσότερους μήνες του χρόνου.
Έχοντας ξεκαθαρίσει το είδος της εκδήλωσης που θέλουμε να οργανώσουμε και τον αριθμό των συμμετεχόντων, έχει έρθει η ώρα να αποφασίσουμε την περιοχή και το χώρο που θα πραγματοποιηθεί το event μας.
Α. Επιλογή τόπου
Το πρώτο σημαντικό θέμα που πρέπει να μας απασχολήσει, είναι ο τόπος να έχει τις κατάλληλες υποδομές για την οργάνωση της εκδήλωσης. Λέγοντας υποδομές δεν πρέπει να εννοούμε μόνο την ύπαρξη αιθουσών κατάλληλων για την εκδήλωσή μας αλλά (σε περίπτωση που δεν θα διαρκέσει μόνο λίγες ώρες αλλά περισσότερο από μία ημέρα) οφείλουμε να εξετάσουμε τις δυνατότητες της περιοχής σε εστιατόρια, αξιοθέατα κλπ. Για παράδειγμα στην Αθήνα υπάρχουν οι προϋποθέσεις για παράλληλες δραστηριότητες, όπως πολλά διαφορετικού τύπου εστιατόρια (στο κέντρο, παραθαλάσσια κλπ), αρχαιολογικά μνημεία, δυνατότητα για μικρές κρουαζιέρες στο Σαρωνικό κα. Δεν πρέπει να λησμονούμε τη φράση “business & pleasure”. Αυτές οι λεγόμενες παράλληλες δραστηριότητες συνήθως ευχαριστούν ιδιαίτερα τους συμμετέχοντες, άρα και τον οργανωτή του event. Επίσης ένα σημαντικό θέμα, είναι από που θα έρθουν οι συμμετέχοντες στην εκδήλωση. Αν δηλαδή περιμένουμε συμμετέχοντες από άλλες πόλεις ή από το εξωτερικό, πρέπει οπωσδήποτε να αναζητήσουμε περιοχή κοντά σε αεροδρόμιο. Υπάρχουν στη χώρα μας περιοχές οι οποίες έχουν την υποδομή για να φιλοξενήσουν εκδηλώσεις, χωρίς αεροδρόμια σε μικρή απόσταση. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να αποκλειστούν; Όχι βέβαια. Απλά θα ξέρουμε εκ των προτέρων ότι όσοι έρθουν από μακριά θα “ταλαιπωρηθούν” λίγο περισσότερο. Επιπλέον η εικόνα (image) του τόπου, είναι ένας παράγοντας τον οποίο δεν πρέπει να λησμονούμε. Μια πολιτιστική εκδήλωση για παράδειγμα σε μια περιοχή όπως οι Δελφοί, “φαντάζει” ελκυστικότερη.
Τέλος οι παραθαλάσσιες περιοχές είναι καταλληλότερες το καλοκαίρι, ενώ στο χειμώνα ταιριάζει περισσότερο το κέντρο των πόλεων, χωρίς ωστόσο το αντίστροφο να είναι “απαγορευτικό”.
B. Επιλογή χώρου
Αν περιμένουμε συμμετέχοντες από άλλη πόλη ή από το εξωτερικό είναι σημαντικό αν έχουμε την ευθύνη και για την κράτηση των δωματίων, να γίνει ή στο ίδιο ξενοδοχείο με αυτό της εκδήλωσης ή έστω σε πολύ κοντινό.
Επιπλέον σε μια εκδήλωση που περιμένουμε όλους τους συμμετέχοντες από την ίδια πόλη, είναι σημαντικό να προβληματιστούμε για το χώρο στάθμευσης. Επομένως εμείς ως οργανωτές οφείλουμε προτού αποφασίσουμε, πάντα να σκεφτόμαστε πως θα διευκολύνουμε τους προσκεκλημένους μας. Σε τελική ανάλυση εκείνοι είναι που θα κρίνουν το πόσο καλά οργανώσαμε αυτό που αναλάβαμε.
Όσον αφορά την αίθουσα πρέπει να αποφασίσουμε την κατάλληλη διάταξη (set-up) για την εκδήλωσή μας. Αν πρόκειται για παράδειγμα να οργανώσουμε ένα γεύμα, οι επιλογές είναι δύο: μπουφέ ή σερβιριστό. Η πρώτη δίνει περισσότερες επιλογές στα εδέσματα, ενώ η δεύτερη ενδείκνυται περισσότερο για επίσημες εκδηλώσεις. Αν πρέπει να οργανώσουμε συνέδριο ή meeting, οι επιλογές διάταξης είναι οι εξής:
1. Σχολική διάταξη (classroom style), δηλαδή με καρέκλες και τραπέζια. Κατάλληλη για συνεντεύξεις τύπου, για σεμινάρια ή οποιαδήποτε άλλη εκδήλωση χρειάζεται οι συμμετέχοντες να κρατάνε σημειώσεις.
2. Θεατρική διάταξη (theater style), δηλαδή μόνο καρέκλες, όταν έχουμε μια διάλεξη ή όταν περιμένουμε μεγάλο αριθμό προσκεκλημένων.
3. Σχήμα Π (U-shape), για μικρές συναντήσεις (πχ εταιρικές) ώστε όλοι να έχουν άμεση οπτική επαφή.
Είναι απαραίτητο προτού κλείσουμε κάποιο χώρο να τον δούμε, ώστε να αποφύγουμε δυσάρεστες εκπλήξεις. Επιπλέον υπάρχουν και κάποιοι άλλοι παράμετροι που πρέπει να ικανοποιούνται:
• Η εύκολη διέλευση στην αίθουσα. Για παράδειγμα αν χρειαστεί να μεταφέρουμε κάποιο μηχάνημα στην αίθουσα, η τυχόν ύπαρξη σκάλας θα δυσχεράνει τη διέλευσή του.
• Ο κλιματισμός είναι απαραίτητη προϋπόθεση χειμώνα ή καλοκαίρι.
• Η ενδεχόμενη χρήση οπτικοακουστικών μέσων όπως projectors, συνεπάγεται ότι η αίθουσα πρέπει να είναι ψηλοτάβανη, ώστε όσοι κάθονται στις πίσω σειρές να έχουν καλή οπτική επαφή.
• Η ύπαρξη χώρου, εκτός της αίθουσας (μπροστά ή δίπλα) για τυχόν οργάνωση coffee break, cocktail ή για χρήση γραμματείας.
• Η ηχομόνωση είναι απαραίτητη, ιδιαίτερα αν την ίδια ώρα υπάρχουν άλλες εκδηλώσεις σε παρακείμενες αίθουσες.
• Η ύπαρξη χώρων υγιεινής (τουαλέτες) σε κοντινή απόσταση.
• Πρέπει να γνωρίζουμε το όνομα του υπεύθυνου, ώστε την ώρα της εκδήλωσης να μπορούμε να απευθυνθούμε για οτιδήποτε χρειαστούμε.
Τέλος όλες οι λεπτομέρειες της συμφωνίας (όχι μόνο αναλυτικά οι χρεώσεις), είναι απαραίτητο να αναγράφονται στο συμφωνητικό, για να είμαστε κατοχυρωμένοι από δυσάρεστες καταστάσεις.
Είναι φανερό από τα παραπάνω ότι η σωστή επιλογή τόπου/χώρου για την οργάνωση μιας εκδήλωσης, είναι ένα θέμα που χρήζει προσεκτικής αντιμετώπισης, ώστε η επιτυχία της να είναι εξασφαλισμένη.
Καλή επιτυχία!
(*) Αλέξης Σωτηρόπουλος: MSc Καθηγητή στον Εκπαιδευτικό Όμιλο Le Monde
Αύγουστος 2007
