Οι διοργανωτές συνεδρίων θέλουν να προσελκύσουν, όσους μπορούν περισσότερους συνέδρους.
Αλλά το Internet με τα εικονικά (virtual) συνέδρια προβάλλει σαν μία ενδεχόμενη απειλή.
Κάθε απειλή όμως, όταν αντιστραφεί, μπορεί να γίνει μια ευκαιρία.
Πώς λοιπόν το Internet μπορεί από απειλή να γίνει ευκαιρία;
Πώς μπορεί να φέρει αυξημένη συμμετοχή στα συνέδρια;
Ας πάρουμε τα πράγματα από την αρχή.
Από τώρα και στο εξής, οι διοργανωτές συνεδρίων πρέπει να θεωρούν, ότι όλα τα συνέδριά τους έχουν μία φυσική και μία εικονική πραγματικότητα.
Αυτές οι δύο πραγματικότητες, όταν σχεδιαστούν κατάλληλα, θα μπορούν αμφότερες να συμπληρώνουν η μία την άλλη και να φέρνουν επισκεψιμότητα (στο site) και συνέδρους (στις αίθουσες).
Πριν από το συνέδριο μπορούμε να παρακινήσουμε την επίσκεψη (από τους ενδιαφερόμενους να το παρακολουθήσουν) στο web site του συνεδρίου, και να τους ζητήσουμε να προτείνουν ποια θέματα θα θέλανε να καλύψει το συνέδριο.
Κάνοντας αυτό, δημιουργούμε ένα διάλογο με τους υποψήφιους συνέδρους από πριν.
Μετά μπορούμε να δομήσουμε το συγκεκριμένο συνέδριο γύρω από τους τύπους των ερωτήσεων και θεμάτων, που εγέρθηκαν κατά την διάρκεια των προσυνεδριακών συζητήσεων.
Αφού τελειώσει το συνέδριο, τα πάντα μπορούν να δημοσιευτούν στο σχετικό web site (κείμενα, εικόνες, ηχητικά, video), ώστε οι σύνεδροι να μπορούν ή να ξαναπαρακολουθήσουν ολόκληρο το συνέδριο, ή να ψάξουν για ειδικά θέματα χρησιμοποιώντας λέξεις κλειδιά ή να βρούν τα σχετικά πρακτικά και περιλήψεις.
Μπορούμε περαιτέρω να αυξήσουμε την μετα-Συνεδριακή επισκεψιμότητα στο web site δημιουργώντας forum συζήτησης και λίστα από χρήσιμα links προς άλλα web sites που προσφέρουν σχετική πληροφόρηση.
Ακολουθώντας αυτή τη στρατηγική, η φύση του ίδιου του συνεδρίου αλλάζει. Από κάτι που γίνεται μια φορά (καθορισμένη και μικρής διάρκειας), μιας κατεύθυνσης (από καθέδρας διάλεξη), σε ένα αμφίδρομο μεγάλης διάρκειας εκπαιδευτικό μέσο.
Η φυσική παρουσία στο συνέδριο γίνεται μόνο ένα μέρος (πάντα το κεντρικό μέρος βέβαια) μιας εκπαιδευτικής διαδικασίας.
Το web site θα ωθήσει τους ενδιαφερόμενους να παρακολουθήσουν την φυσική εκδήλωση αλλά και η εκδήλωση θα τους φέρει πίσω στο web, για να συνεχίσουν την εκπαιδευτική εμπειρία.
Η επισκεψιμότητα στο web site φέρνει συνέδρους που φέρνουν επισκεψιμότητα στο web site και ούτω καθ’ εξής.
Οι νέες τεχνολογίες δεν είναι απειλή.
Είναι πρόκληση για νέες ευκαιρίες.
(Μάιος 2004)
