Είναι πλέον κοινό γνωστό σε όλους τους Τουριστικούς Παράγοντες ότι τις τελευταίες δεκαετίες η ανταλλαγή πληροφοριών και απόψεων, καθώς επίσης και η ολοένα αυξανόμενη ανάγκη εξειδίκευσης, υποβοηθούμενες από την εξέλιξη της τεχνολογίας, των μεταφορών και της διεθνοποίησης της οικονομίας, δημιούργησαν τις κατάλληλες συνθήκες για την καθιέρωση του θεσμού των συνεδρίων σε κύρια μορφή επαγγελματικού τουρισμού. Η διεθνοποίηση αυτής της μορφής τουρισμού είχε ως αποτέλεσμα να αφυπνιστεί το ενδιαφέρων πολλών κρατικών και ιδιωτικών επιχειρήσεων, σε παγκόσμια κλίμακα. Τα επαγγελματικά ταξίδια αντιπροσωπεύουν σήμερα πάνω από το 20% της Διεθνούς τουριστικής κίνησης εκ των οποίων το μεγαλύτερο μέρος αφορά συνέδρια και σεμινάρια. Λόγω του ότι ο Συνεδριακός Τουρισμός κατανέμεται χρονικά σε όλη την περίοδο του έτους, επιχειρήσεις που λειτουργούσαν περιοδικά μέσα στο έτος, γρήγορα άρχισαν να ρίχνουν ιδιαίτερο ενδιαφέρον και βάρος σε αυτή την τουριστική μορφή λόγω της υψηλής τουριστικής δαπάνης των συνέδρων. Σήμερα στην Ελλάδα πάνω από το 82% των συνεδριακών χώρων βρίσκονται σε ξενοδοχειακές επιχειρήσεις, τα περισσότερα δε από αυτά είναι εξοπλισμένα με την τελευταία λέξη της τεχνολογίας. Όμως πόσο εύκολο ή δύσκολο είναι για τον υπεύθυνο μιας εταιρίας να οργανώσει σωστά και άρτια ένα συνέδριό της; Πως θα μπορούσε, χωρίς να έχει τις κατάλληλες γνώσεις εξειδίκευσης να επιδιώξει το καλλίτερο; Τι πρέπει να κάνει όταν έρθει σε επαφή με την εκάστοτε ξενοδοχειακή μονάδα; Στο άρθρο αυτό θα εντοπίσουμε και θα αναλύσουμε όλα εκείνα τα σημεία τα οποία καλό θα ήταν να λάβει υπ’ όψιν του για να κάνει την αρχή, και που θα τον βοηθήσουν από το πρώτο του βήμα, την επαφή του με τον χώρο επιλογής του, μέχρι το τελευταίο, την διεξαγωγή και ολοκλήρωση του συνεδρίου.
Το βάρος που πρέπει να δώσουμε μπορούμε να το χωρίσουμε σε τρία μέρη :
Α. Το Προϊόν που χρειαζόμαστε
Β. Η «Συμφωνία» με την μονάδα που θα διεξαχθεί το Συνέδριο
Γ. Η Διεξαγωγή του Συνεδρίου
Πρωταρχική διαδικασία για να μπορέσει να οργανωθεί σωστά το συνέδριο είναι ο υπεύθυνος να ζητήσει πληροφορίες από τον φορέα-εταιρία σχετικά με την ακριβή συμμετοχή συνέδρων, τονεξοπλισμό που θα χρησιμοποιηθεί κατά την διάρκεια του συνεδρίου και τον τρόπο οικονομικής κάλυψής του. Αμέσως μετά έρχεται σε επαφή με τα υποψήφια ξενοδοχεία να την συλλογή πληροφοριών όπως :
1. Στέγαση συνέδρων
l Προσδιορισμός αριθμού δωματίων και σουήτες για την φιλοξενία των συμμετεχόντων συνέδρων και οργανωτών
l Tιμή δωματίων σε μονόκλινα, δίκλινα, τρίκλινα κτλ καθώς και ειδικές εκπτώσεις, διευκρίνηση τιμής εάν περιλαμβάνει (και πόσα) γεύματα και τιμή για έξτρα γεύματα. Εμείς πόσα γεύματα χρειαζόμαστε;
l Ειδική τιμή συνοδευομένων ατόμων και ποιός καλύβει τα έξοδα διαμονής τους
l Παροχές εντός των δωματίων
l Ποιός καλύβει την διανυκτέρευση των συμμετεχόντων; Ποιός τις έξτρα χρεώσεις τους (τηλέφωνα, μπάρς κτλ);
2. Συνεδριακές Αίθουσες
l Αριθμός συνεδριακών αιθουσών που διαθέτει η μονάδα. Πόσες αίθουσες χρειαζόμαστε εμείς;
l Χαρακτηριστικά αιθουσών σε :
* Χωριτικότητα ατόμων ανά τύπο διευθέτησης
– Αμφιθεατρικά
– έδρανα σε σχήμα “Π”
– έδρανα σε σχήμα “Classroom”
– έδρανα σε σχήμα “Ι”
* Διαστάσεις
– σε τετραγωνικά μέτρα
– ύψος αίθουσας
– πλάτος αίθουσας
l Βοηθιτικές αίθουσες εάν υπάρχουν
l Ενοίκιο Συνεδριακών αιθουσών και δευτερεύοντες χώρων
l Αίθουσες για χρήση γραμματείας και εγγραφής συνέδρων
l Βοηθητικοί χώροι για Coffee Breaks
* είδη Coffee Breaks και σύνθεση αυτών
* τιμή ανά είδος / ανά άτομο
l Χώροι δεξιώσεων ή μικρών επαγγελματικών γευμάτων
Δώστε μεγάλη προσοχή στην άνεση του χώρου της συνεδριακής αίθουσας. Η στενότητα χώρου δημιουργεί αρνητική ψυχολογική κατάσταση στους συνέδρους και συμμετέχοντες με συνέπεια την «χαλάρωση» του συνεδρίου.
Ζητήστε οι δευτερεύοντες και χώροι και τα γραφεία της γραμματείας να βρίσκονται κοντά στην συνεδριακή αίθουσα και απομονομένα από τους κοινόχριστους χώρους του ξενοδοχείου στους οποίους συχνάζουν οι πελάτες-τουρίστες του.
3. Εξοπλισμός Αιθουσών
Τι υλικοτεχνικό εξοπλισμό αιθουσών διαθέτει η μονάδα και με τι ενοίκιο (οι περισσότερες μονάδες δεν χρεώνουν τον εξοπλισμό ή το ενοίκιό τους συμπεριλαμβάνεται στην τιμή της αίθουσας)
Projectors (slides, overheads), ΤV-Video, Μηκροφωνική, Τηλέφωνο – Φάξ, Κλιματισμός, PC-Windows-Internet, Φωτοτυπικά, Αναλόγια, εξέδρες, πίνακες, Μεταφραστικά, Φωτισμός, Καρέκλες – έδρανα, Κινηματογραφικές μηχανές προβολής, Εφοδιασμός με μπλοκ σημειώσεων και στυλό, Μαγνητόφωνα – Μουσική, Πίνακες ανακοινώσεων
4. Ψυχαγωγία Πελατών
l Προγράμματα ψυχαγωγίας πελατών που διαθέτει η μονάδα εντός του ξενοδοχειακού χώρου (αθλητικές εγκαταστάσεις, εκδηλώσεις, πισίνες, θαλάσσια σπόρ, shows κτλ.)
l Αξιοθέατα τριγύρω περιοχής, μουσεία, εκθέσεις, θέτρα, αγορά κτλ.
5. Γενικές Πληροφορίες
Γενικές πληροφορίες για την μονάδα όπως :
Διεύθυνση και τηλέφωνα
Τόπος εγκατάστασης μονάδας
Χρονοαπόσταση από την πόλη, το λιμάνι, το αεροδρόμιο
Από την στιγμή που έχουμε συλλέξει τις πληροφορίες που χρειάζονται και έχει προσδιοριστεί ο κατάλληλος χώρος για την διεξαγωγή του συνεδρίου, επόμενο βήμα είναι η «Συμφωνία» με την ξενοδοχειακή μονάδα. Εδώ συνήθως γίνονται τα μεγαλύτερα και τραγικότερα λάθη που αφορούν άμεσα την επιτυχία του συνεδρίου. Επειδή πάντα το βάρος πέφτει σε εμάς, ως οργανωτές και υπεύθυνοι που είμαστε, η συνάντηση και η συζήτηση μαζί με τον υπεύθυνο της ξενοδοχειακής μονάδας σχετικά με την διεξαγωγή του συνεδρίου είναι σημαντική. Ένας πολύ εύκολος τρόπος για να αποφεύγονται τα λάθη είναι να καταστρώσουμε έναν κατάλογο με το τι ακριβώς από τα παραπάνω θα χρειαστούμε ώστε να δώσουμε στον υπεύθυνο της ξενοδοχειακής μονάδας όλα εκείνα τα στοιχεία που θα τον παρακινήσουν να εργαστεί σωστά για λογαριασμό μας. Εδώ υπάρχει ένα μυστικό. Αφήστε τον υπεύθυνο της μονάδας να «εργαστεί για σας». Εσείς πλέον παίζετε τον ρόλο παρατηρητή και συντονιστή. Πάρα πολλές μονάδες έχουν θεσπίσει ένα έντυπο με όλα εκείνα τα απαραίτητα στοιχεία που τους χρειάζονται και τα οποία συμπληρώνονται και υπογράφονται από εσάς τον οργανωτή ή την εταιρεία σας και την μονάδα . Επίσης δίδονται σημαντικά στοιχεία όπως τιμές, εκπτώσεις, προκαταβολές, τρόποι εξόφλησης, στοιχεία τιμολογίου κτλ. Υπογράφετε, με άλλα λόγια, ένα «Συμφωνητικό Συνεργασίας».
Τέλος, λίγο πριν την διεξαγωγή του συνεδρίου καλό θα ήταν να ελένξουμε για άλλη μια φορά , σύμφωνα με το «Συμφωνητικό» και την λίστα μας εάν όλα είναι έτοιμα. Σιγουρευτείτε ότι πάντα κατά την διάρκεια της διεξαγωγής του συνεδρίου υπάρχει ένα άτομο υπεύθυνο από την ξενοδοχειακή μονάδα, που σε συνεργασία μαζί σας, που θα παρακολουθεί και θα εξυπηρετεί τους πελάτες-συνέδρους για τυχόν αλλαγές, προσθέσεις, διευθετήσεις και έξτρα υπηρεσίες που τυχών να χρειαστεί να γίνουν . Είναι σημαντικό να γνωρίζουμε ότι η επιτυχία ενός συνεδρίου σηματοδοτεί αυτόματα την καταξίωσή σας στον χώρο αυτό καθώς επίσης την προσωπική σας ικανοποίηση αλλά και την ικανοποίηση της εταιρία σας που αυτό μπορεί να σημαίνει και κάποιου είδους οικονομική απολαβή για εσάς.
Είναι σημαντικό να καταλάβουμε ότι ο επαγγελματικός τουρισμός και ιδιαίτερα ο συνεδριακός έχει υψηλά στάνταρ απαιτήσεων λόγω της υψηλής του δαπάνης. Η οργάνωση και η συμπεριφορά μας πρέπει να είναι άψογη και όσο το δυνατόν πιο ποιοτική γιατί ερχόμαστε σε επαφή με επαγγελματίες πελάτες που η ψυχολογική τους σύνθεση διαφέρει από αυτή των τουριστών αναψυχής.
(Δεκέμβριος 2001)
