Είστε ανώτερο στέλεχος εταιρείας, με ευθύνη την οργάνωση των συνεδρίων, σεμιναρίων και κάθε εκδήλωσης τής επιχείρησης. Που σημαίνει πως είσθε υπεύθυνοι για τη συγκέντρωση όλων εκείνων των πληροφοριών, που θα εξασφαλίσουν την επιτυχή διεξαγωγή τους.
Η εξασφάλιση του συνεδριακού χώρου είναι ένα θέμα που χρήζει προσεκτικής αναζήτησης, μέσα από τη γνώση των παραμέτρων εκείνων, που θα οδηγήσουν στη σωστή επιλογή και που θα κρίνει εν πολλοίς την ομαλή ροή των εργασιών.
Συνοπτικά, και το δυνατόν κατατοπιστικά, είναι τα όσα ακολουθούν και αποσκοπούν στο να βοηθήσουν αποτελεσματικά σ’ αυτήν την επιλογή.
Πριν ξεκινήσετε την αναζήτηση, θα πρέπει να γνωρίζετε:
1. Τον αριθμό των συμμετοχών
2. Τον οπτικοακουστικό εξοπλισμό που θα χρειασθεί
Ακολουθεί η επαφή με τα υποψήφια ξενοδοχεία για τη συλλογή πληροφοριών, όπως:
Στέγαση συνέδρων
• δυνατότητα στέγασης των συνέδρων σε δίκλινα, μονόκλινα, τρίκλινα ή σουίτες
• Τιμή δωματίων, ειδικές εκπτώσεις, τι περιλαμβάνει η τιμή
• Ειδική τιμή για συνοδά μέλη
• Παροχές εντός δωματίων
Συνεδριακές αίθουσες
• αριθμός συνεδριακών αιθουσών
• χαρακτηριστικά αιθουσών σε:
χωρητικότητα ατόμων ανά τύπο διευθέτησης
• αμφιθεατρικά
• έδρανα σε σχήμα Π
• έδρανα σε σχήμα Classroom
• έδρανα σε σχήμα Ι
Διαστάσεις
• σε τετραγωνικά μέτρα
• ύψος αίθουσας
• πλάτος αίθουσας
• βοηθητικές αίθουσες, εάν υπάρχουν
• ενοίκιο συνεδριακών αιθουσών και βοηθητικών χώρων
• αίθουσα για χρήση γραμματείας
• βοηθητικοί χώροι για coffee breaks
• είδη coffee breaks
• τιμή ανά είδος / ανά άτομο
• χώροι δεξιώσεων ή μικρών επαγγελματικών γευμάτων
Είναι σημαντικό, η συνεδριακή αίθουσα να είναι άνετη, ώστε να μη δημιουργεί αρνητική ψυχολογική κατάσταση στους συνέδρους, με συνέπεια τη χαλάρωση του συνεδρίου.
Εξετάστε εάν οι δευτερεύοντες χώροι και τα γραφεία της γραμματείας βρίσκονται κοντά στη συνεδριακή αίθουσα και είναι απομονωμένοι από τις αίθουσες όπου συχνάζουν οι τουρίστες-πελάτες του ξενοδοχείου.
Εξοπλισμός Αιθουσών
Διερεύνηση του οπτικοακουστικού εξοπλισμού της αίθουσας σε σχέση με τον αναγκαίο. Επίσης διευκρινίστε εάν ο εξοπλισμός περιλαμβάνεται στο ενοίκιο της αίθουσας ή χρεώνεται χωριστά.
• Slides, overhead, video projector
•TV – Video
• Μικροφωνική & ηχητική εγκατάσταση
•Τηλέφωνο – Fax – Internet
• PC
• Φωτοτυπικά
•Αναλόγια, εξέδρες, πίνακες, οθόνες
• Μεταφραστικό σύστημα
• Κλιματισμός
• Φωτιστικά
• Καρέκλες, έδρανα
• Κινηματογραφικές μηχανές προβολής
• Μαγνητόφωνα – Μουσική
• Πίνακες ανακοινώσεων
Ψυχαγωγία συνέδρων
•Προγράμματα ψυχαγωγίας πελατών που διαθέτει η μονάδα
(αθλητικές εγκαταστάσεις, εκδηλώσεις, πισίνες, θαλάσσια
σπόρ κλπ.)
•Αξιοθέατα περιοχής (μουσεία, θέατρα, αγορά κλπ.)
Γενικές πληροφορίες
• Διεύθυνση & τηλέφωνα ξενοδοχείου
• Τόπος εγκατάστασης
• Χρονοαπόσταση από την πόλη, το λιμάνι, το αεροδρόμιο.
Από τη στιγμή που θα αποφασίσετε για την αίθουσα που θα χρησιμοποιήσετε, κι αφού καταγράψετε όλα όσα θα χρειασθήτε, υπογράφετε το συμφωνητικό τής συνεργασίας με το ξενοδοχείο που επιλέξατε. Καλόν θα είναι, στο εν λόγω συμφωνητικό να αναγράφονται λεπτομερώς όλες οι παρεχόμενες υπηρεσίες με την αντίστοιχη χρέωσή τους, ώστε να αποφευχθεί οποιαδήποτε παρερμηνεία ή παρανόηση, που μπορεί να οδηγήσει σε δυσάρεστες καταστάσεις.
Ζητείστε επίσης να υπάρχει ένας υπεύθυνος του ξενοδοχείου με τον οποίο θα συνεννοείσθε για οτιδήποτε χρειασθήτε, ώστε να αποφύγετε την ταλαιπωρία να αναζητάτε, για κάθε πιθανό πρόβλημα, και διαφορετικόν υπεύθυνο.
(*) Λάμπρος Καταραχιάς: Καθηγητής ΙΕΚ Χανίων
Οκτώβριος 1999