Τα DO’S and DON’TS του meeting planner

της Ματίνας Γκίκα*

gika_phto_1-dec-00

Υπάρχει μία έκφραση που συχνά χρησιμοποιείται για να ορίσει την έννοια της επιτυχίας ενός συνεδρίου.
“Το πλέον επιτυχημένο συνέδριο είναι αυτό κατά την διάρκεια του οποίου έγιναν τα λιγότερα λάθη”.
Αν κάποιος σκεφθεί πόσοι άνθρωποι χρειάζονται για να συντονίσουν άψογα όλες τις υπηρεσίες που απαιτούνται για την διεξαγωγή μίας συνάντησης μεγάλου αριθμού ανθρώπων, θα αντιληφθεί ότι χρειάζεται βαθιά γνώση πολλών εμπλεκομένων επαγγελμάτων και μεθοδικότητα για να οργανωθεί επιτυχημένα ένα συνέδριο. Ξενοδοχεία, αεροπορικές εταιρείες, λεωφορεία, ενοικιάσεις αυτοκινήτων, επισιτιστικές εταιρείες, καλλιτεχνικές εκδηλώσεις, εταιρείες οπτικοακουστικού εξοπλισμού είναι μερικές από τις εμπλεκόμενες υπηρεσίες για την διεξαγωγή ενός συνεδρίου.
Οι λίστες που παρατίθενται παρακάτω είναι απαραίτητες ακόμη και στους πλέον έμπειρους οργανωτές συνεδρίου για την αξιολόγηση των παραμέτρων που θα επηρεάσουν την συμμετοχή και άριστη διεξαγωγή μίας συνάντησης.

ΠΡΟΟΡΙΣΜΟΣ
Η επιλογή προορισμού παίζει τον πλέον σημαντικό ρόλο στην επιτυχία του συνεδρίου. Ο οργανωτής συνεδρίου ή εταιρικής συνάντησης θα αξιολογήσει τους υποψήφιους προορισμούς αφού εξετάσει όλες τις παραμέτρους που θα επηρεάσουν θετικά ή αρνητικά την επιτυχία του συνεδρίου του.

ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ ΣΥΝΑΝΤΗΣΗΣ
Πριν επιλέξετε προορισμό απαντήστε τα ακόλουθα:
• Από που έρχονται οι περισσότεροι συμμετέχοντες;
• Θα πρέπει ο χώρος της συνάντησης να εναλλάσσετε;
• Τι είδους διαμονή μπορούν να πληρώσουν οι συμμετέχοντες;
• Θα πρέπει ο χώρος διαμονής να θεωρηθεί σημείο εκκίνησης
για ταξίδια / εκδρομές πριν και μετά το συνέδριο;
• Ποιες είναι οι προβλεπόμενες ανάγκες σε δωμάτια, άλλες
ανέσεις και υπηρεσίες;
• Ποιες είναι οι προγραμματιζόμενες ημερομηνίες του
συνεδρίου;
• Ποια είναι η προβλεπόμενη συμμετοχή;

ΙΣΤΟΡΙΚΟ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ
Το ιστορικό της συνάντησης είναι το “χαρτί” της επιτυχίας.
Η καλή γνώση του ιστορικού θα καθορίσει την άριστη προετοιμασία σε όλα τα πεδία αναγκών.

• Αριθμός και τύπος δωματίων που κρατήθηκαν
• Αριθμός συμμετεχόντων που δεν προσήλθαν
• Τύπος και αριθμός επιβεβαιωμένων εκδηλώσεων
• Ετήσια προσέλευση σε κάθε μία από αυτές
• Τρόποι άφιξης και αναχώρησης
• Διαφημιστική βοήθεια από ξενοδοχεία, συνεδριακά κέντρα
και γραφεία
• Ιστορικό πληρωμών της διοργάνωσης
• Λεπτομέρειες για το εκθεσιακό πρόγραμμα (εάν υπάρχει)

Για κάθε έτος να υπολογιστούν το έξοδα για τα παρακάτω:
• φαγητό και ποτά
• δωμάτια ξενοδοχείων
• εκθέματα
• υπηρεσία δωματίου, εστιατόρια
• άλλες δραστηριότητες επιτόπου

CONVENTION BUREAUS / ΞΕΝΟΔΟΧΕΙΑ –
ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΑ ΚΕΝΤΡΑ
Για τις επαφές με γραφεία – ξενοδοχεία, να διαπιστωθούν τα παρακάτω:
• όνομα, τίτλος, διεύθυνση, τηλέφωνο
• υπηρεσίες που θα προσφέρει το γραφείο
• διάρκεια επαφών με το ξενοδοχείο
• όνομα του γενικού διευθυντή, του διευθυντή πωλήσεων, του
υπεύθυνου συνεδρίων, του υπεύθυνου κρατήσεων και του
υπεύθυνου συμποσίων

Μην ξεχάσετε να μάθετε για τον υπεύθυνο του συνεδριακού τμήματος που έρχεστε σ’επαφή:
• θέση
• χρόνος υπηρεσίας στο κέντρο
• όνομα του διευθυντή υπηρεσιών:
• που θα τον βρείτε
• αντικαταστάτης

ΕΛΕΓΧΟΣ ΞΕΝΟΔΟΧΕΙΩΝ – ΣΥΝΕΔΡΙΑΚΟΥ ΚΕΝΤΡΟΥ
• αριθμός μονόκλινων, δίκλινων και σουιτών
• τιμές πόρτας για την κάθε κατηγορία
• πολιτική δωρεάν δωματίων
• οικιακά / εμφάνιση
• επαρκής δημόσιος χώρος
• χωρητικότητα / διαστάσεις αιθουσών
• φωτισμός, εξαερισμός, έλεγχος θερμοκρασίας
• ηχομόνωση
• ηχητικά συστήματα
• διαχωριστικά
• χώρος σκηνής
• εκθεσιακός εξοπλισμός
• πολιτική αχθοφόρων
• διαθέσιμος εξοπλισμός / υπηρεσίες
• πρόσβαση στις κουζίνες από τους χώρους των επισιτιστικών
εκδηλώσεων
• ανελκυστήρες
• ασφάλεια / πυρασφάλεια
• υπηρεσίες για άτομα με ειδικές ανάγκες
• απόσταση από την πόλη και το αεροδρόμιο
• σχέδια ανακαίνισης
• συμπίπτοντα συνέδρια – χώροι ψυχαγωγίας, διασκέδασης,
στάθμευσης αυτοκινήτων
• πολιτική πίστωσης, φιλοδωρημάτων, ποτού
• θεματικά πάρτι
• αξιώσεις προσωπικού
• θυρωρείο
Να ερευνηθούν σε τοπικό επίπεδο τα παρακάτω:
• βοήθεια της τοπικής αυτοδιοίκησης
• δημόσιες συγκοινωνίες
• εναλλακτικές λύσεις υπερπλήρωσης
• διασκέδαση
• προσβασιμότητα
• διαφημιστική βοήθεια
• κλίμα
• διακοπές

ΔΙΑΠΡΑΓΜΑΤΕΥΣΕΙΣ / ΚΡΑΤΗΣΕΙΣ
Διερευνήστε τα παρακάτω:
• τιμολογιακή δομή του χώρου
• άλλοι οργανωτές που έχουν χρησιμοποιήσει τον ίδιο χώρο
• πολιτική δωρεάν δωματίων
• τιμές σε χώρους συγκρίσιμων περιοχών

Διαπραγματευτείτε λογικές τιμές γκρουπ:
• ενιαία τιμή
• κυλιόμενη τιμή
• άλλη

Πάρτε τις προσφορές φαγητού και αφεψημάτων/ποτών ή καθορίστε ημερομηνία διαπραγμάτευσης
Πιθανά θέματα διαπραγμάτευσης:
• προσωπικό
• οργάνωση εκθεσιακού χώρου
• ημερομηνία δυνατότητας ακύρωσης δωματίων
• διευθέτηση προκαταβολών, πίστωσης
• μέσα ψυχαγωγίας
• αχθοφόροι
• μίσθιο αιθουσών εκδηλώσεων
• χώρος στάθμευσης αυτοκινήτων
• διακόσμηση, καθαριότητα, ασφάλεια

Κάντε προσωρινές κρατήσεις και συμφωνήστε στην ημερομηνία τελικής επιβεβαίωσης (option).
Όλες οι συμφωνίες σας θα πρέπει να είναι έγγραφες:
• η πρόταση
• το συμφωνητικό / συμβόλαιο

ΣΥΝΑΝΤΗΣΕΙΣ ΠΡΙΝ ΤΟ ΣΥΝΕΔΡΙΟ
Οργανώστε συνάντηση με το προσωπικό ώστε να συζητήσετε τα παρακάτω:
• απαιτήσεις εκδήλωσης, έκθεσης
• διαθέσιμος εξοπλισμός, υπηρεσίες, συνεργεία οργάνωσης
• επιπρόσθετες χρεώσεις
• ημερομηνίες εγκατάστασης, αποξήλωσης
• ημερομηνίες release
• υποστήριξη φαγητού και αφεψημάτων / ποτών, τιμές
• εργατικοί κανονισμοί
• τοπικοί και κτιριακοί κανονισμοί
• μεταφορικές απαιτήσεις

Απαιτήστε από το συνεδριακό κέντρο:
• πλήρη διαγράμματα με αναλογίες μεγεθών των χώρων που
έχουν κρατηθεί
• οδηγίες χρήσεως εξοπλισμού, υπηρεσιών
• εγχειρίδιο των πολιτικών λειτουργίας και διαδικασιών

Καθορισμός των διαδικασιών για το χειρισμό των χρεώσεων του προσωρινού προγράμματος.
Καθορίστε την ημερομηνία για προ-συνεδριακή ενημέρωση λίγες ημέρες πριν την έναρξή του.
Οργανώστε την μετά-συνεδριακή κριτική, διεκπεραίωση αρχείων

ΣΥΧΝΗ ΕΠΑΝΕΞΕΤΑΣΗ ΟΛΩΝ ΤΩΝ ΠΑΡΑΜΕΤΡΩΝ (follow up)
Επανεξετάστε τον προγραμματισμό σας:
• επανεξέταση συμβολαίου
• επανεξέταση του προσωρινού προγράμματος σε σχέση με
τους χώρους που έχουν κρατηθεί
• επανέλεγχος των βοηθητικών χώρων (backup space)
• επανεξέταση της πολιτικής ακυρώσεων, εκπτώσεων από
δικαιώματα και μη έλευσης συμμετεχόντων

OΠΤΙΚΟΑΚΟΥΣΤΙΚΕΣ ΑΝΑΓΚΕΣ
• καταγράψτε τις προβλεπόμενες οπτικοακουστικές ανάγκες
• επανεξετάστε τον κατάλογο επί τόπου με τεχνικούς
• κάντε τις ανάλογες ρυθμίσεις για τον μη υπάρχοντα
εξοπλισμό π
• καθορίστε τις ανάγκες οπτικοακουστικών παραγωγών
• καθορίστε τις δυνατότητες παραγωγής που υπάρχουν στο
χώρο
• οργανώστε την παραγωγή μεταξύ συνεδριακού κέντρου,
εξωτερικού προμηθευτή, ή και του προσωπικού σας

Σχεδιασμός του συνεδρίου:
• καθορίστε την οργάνωση των δωματίων
• προσδιορίστε τα υλικά του συνεδρίου και τις ανέσεις των
δωματίων
• επανεξετάστε τις λεπτομέρειες, υπηρεσίες, κλπ. με τον
συντονιστή του συνεδρίου
• επανεξετάστε τον τύπο και το εύρος των απαιτήσεων με το
θυρωρείο

Φαγητό:
• επανεξετάστε το μενού, το πρόγραμμα και τη διαμόρφωση
των καθισμάτων μαζί με το προσωπικό
• ελέγξτε τις δυνατότητες για τα διαλείμματα καφέ
• προμηθεύσατε ακριβή υπολογισμό συμμετεχόντων
• ελέγξτε τις πολιτικές χρεώσεων υπηρεσιών, εγκατάστασης και
εγγύησης

Αφίξεις και αναχωρήσεις:
• καθορίστε τις ώρες αφίξεων και αναχωρήσεων καθώς και τις
απαιτήσεις
• ελέγξτε τις μεταφορές αεροδρομίου και τις κρατήσεις
• καθορίστε τον αριθμό και τους χώρους των γραφείων
εγγραφών (registration desks)
• επανεξετάστε την πολιτική διαχείρισης αποσκευών καθώς και
τις χρεώσεις
• επανεξετάστε τις δυνατότητες μεταφορών για τις εκδρομές
του προγράμματος

Δημιουργήστε έγκαιρα ένα manual του συνεδρίου σας με όλες τις παραπάνω πληροφορίες και επικοινωνήστε το έγκαιρα στους συνεργάτες σας (γραφείο οργάνωσης συνεδρίου ή/και υπεύθυνο συνεδριακού κέντρου). Δίπλα σε κάθε εργασία θα έχετε το όνομα του υπευθύνου που θα το διεκπεραιώσει και την ημερομηνία εκτέλεσης ή ολοκλήρωσης. Ανάλογο πρόγραμμα ωριαίο και λεπτομερές θα πρέπει να έχει και το συνεδριακό κέντρο.

(*) Ματίνα Γκίκα: Διευθύντρια πωλήσεων της Γ. Κυπριώτης & Υιοί ΑΕ

Οκτώβριος 1999

Print Friendly, PDF & Email

Ετικέτες: , , , , ,
Scroll To Top