Μικρά Συνέδρια και Meetings

Οργάνωση & Επιτυχία

Η επιτυχημένη διεξαγωγή ενός meeting είναι συνισταμένη ποικίλων παραγόντων. Δεν υπάρχει κάποια χρυσή συνταγή, υπάρχουν όμως κάποιες γενικές αρχές που αν τις ακολουθήσετε, μπορείτε να αποφύγετε λάθη και παραλείψεις που θα δημιουργήσουν αρνητική εντύπωση στους παρευρισκόμενους.
Η επιτυχία ενός meeting βασίζεται σε δύο ακρογωνιαίους λίθους. Κατά πρώτο στην άψογη οργάνωσή του και κατά δεύτερο στην καλή προετοιμασία και την ικανότητα επικοινωνίας του ομιλητή.

Οργάνωση
Ο οργανωτής ή η ομάδα οργάνωσης του meeting, προκειμένου να αποφευχούν οι δυσάρεστες εκπλήξεις θα πρέπει να λάβει υπόψη του όλες τις παραμέτρους για την επιλογή τόσο της αίθουσας που θα φιλοξενήσει το meeting όσο και του οπτικοακουστικού εξοπλισμού. Θα πρέπει να εξασφαλιστούν όλες εκείνες οι προϋποθέσεις που θα δημιουργήσουν ένα ευχάριστο και ξεκούραστο περιβάλλον για τους προσκεκλημένους.

ΑΙΘΟΥΣΑ
Τα  βασικά κριτήρια που κάνουν μία αίθουσα κατάλληλη είναι:
Οι Διαστάσεις
– Μάθετε τον αριθμό των συμμετεχόντων. Αυτό θα καθορίσει τις διαστάσεις της αίθουσας που θα επιλέξετε. Το μέγεθος του χώρου διεξαγωγής του meeting θα πρέπει να είναι ανάλογο με τον αριθμό των συμμετεχόντων. Μικρός αριθμός ατόμων συνεπάγεται μικρή αίθουσα και μεγάλος αριθμός συνεπάγεται μεγάλη αίθουσα.
– Μην επιλέξτε ποτέ μία μεγάλη αίθουσα – όσο μεγαλόπρεπη και αν είναι – για μικρό αριθμό ακροατών. Η μεγάλη ποσότητα άδειων καθισμάτων προδιαθέτει αρνητικά τόσο το κοινό όσο και τον ομιλητή.

Η Διαμόρφωση
– Προτιμήστε τα καθίσματα να είναι τοποθετημένα κυκλικά ή ημικυκλικά. Η διάταξη αυτή διευκολύνει την επικοινωνία και ενθαρρύνει την ανταλλαγή απόψεων.
– Αν το meeting διαρκεί αρκετές ημέρες, προσπαθήστε να διαμορφώνεται διαφορετικά το χώρο κάθε ημέρα. Η ποικιλία παραστάσεων αναζωογονεί το εξασθενημένο ενδιαφέρον.

Ο Εξαερισμός
– Βεβαιωθείτε για τον καλό εξαερισμό της αίθουσας και απαγορέψτε το κάπνισμα κατά τη διάρκεια του meeting. Σε κανονικές συνθήκες, ο εγκέφαλος λειτουργεί άριστα όταν οξυγονώνεται. Ένας καλά αεριζόμενος χώρος, χωρίς καπνό αποτελεί μία καλή βάση γι’ αυτό.

Εξίσου σημαντικό βοήθημα σε μία ομιλία και ένα χρήσιμο εργαλείο στα χέρια του ομιλητή είναι και ο οπτικοακουστικός enopkisl|r. Η φωνή του ομιλητή διεγείρει μόνο την αίσθηση της ακοής, ενώ σε συνδυασμό με τη χρησιμοποίηση οπτικού υλικού διεγείρεται και η αίσθηση της όρασης, με αποτέλεσμα η αποδοτικότητα να είναι μεγαλύτερη.

ΟΠΤΙΚΟΑΚΟΥΣΤΙΚΟΣ ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΣ
Η επιλογή του  οπτικοακουστικού εξοπλισμού θα γίνει με κύριο κριτήριο τις γνώσεις του ομιλητή για το χειρισμό του.
– Μην χρησιμοποιήσετε υπερσύγχρονα οπτικοακουστικά μέσα προκειμένου να εντυπωσιάσετε, αν ο ομιλητής δεν ξέρει να τα χρησιμοποιεί ή δεν υπάρχει ο κατάλληλος χρόνος για να μάθει τη χρήση τους.
– Τοποθετήστε αναλόγια και οθόνες σε διαφορετικές γωνίες. Έτσι, ο ομιλητής μπορεί να ελέγχει ότι το σωστό slide είναι στη θέση του, χωρίς να χρειάζεται να γυρνάει την πλάτη του στο κοινό.
– Σε μικρές αίθουσες ή με σχήμα U – Shape, μην χρησιμοποιήσετε ένα Overhead projector, εκτός αν σιγουρευτείτε ότι δεν εμποδίζει τη θέα κάποιου.
– Εξετάστε την περίπτωση χρησιμοποίησης ασύρματου μικρόφωνου. Τότε ο ομιλητής θα έχει ελευθερία κινήσεων.

ΓΕΝΙΚΑ
Και επειδή οι λεπτομέρειες κάνουν τη τελειότητα και η τελειότητα δεν είναι λεπτομέρεια, καλό θα είναι να φροντίσετε γι’ αυτές:
– Επιβεβαιώστε ότι ο υπεύθυνος Συνεδρίων του ξενοδοχείου έχει κλείσει την αίθουσα για τις ημέρες και τις ώρες που του ζητήσατε.
– Προτείνετε στους συμμετέχοντες casual ντύσιμο. Δημιουργείτε ένα ευνοϊκό κλίμα για να “σπάσει ο πάγος” και να εξανεμιστεί η ψυχρότητα μεταξύ τους, γρήγορα.
– Βεβαιωθείτε ότι στο meeting room υπάρχει κάποιος τεχνικός σε περίπτωση που υπάρχει πρόβλημα με τα οπτικοακουστικά μέσα.
– Μοιράστε στους συμμετέχοντες ντοσιέ με σημειωματάρια για να καταγράφουν διάφορες παρατηρήσεις ή τις απορίες τους.
– Ελέξτε ότι οι ώρες του meeting μετά το γεύμα πραγματοποιούνται χωρίς χαμηλό φωτισμό. Με το “λίγο” φωτισμό μπορεί ορισμένοι συμμετέχοντες να νιώσουν υπνηλία.
– Μοιράστε την περίληψη της παρουσίασης μετά το τέλος της ομιλίας. Αν τη μοιράσετε στην αρχή, τότε το κοινό θα διαβάζει το κείμενο αντί να παρακολουθεί τον ομιλητή.

Ομιλητής
Η άρτια οργάνωση του meeting είναι αναγκαία αλλά όχι ικανή συνθήκη για την επιτυχή έκβασή του. Ο ομιλητής διαδραματίζει κυρίαρχο και καθοριστικό ρόλο.

Η ικανότητα του ομιλητή στην παρουσίαση ενός θέματος καθώς και η ευχέρεια που τον διακρίνει στη μετάδοση κάποιων γνώσεων  ή πληροφοριών είναι βεβαίως ένα “προσωπικό” στοιχείο. Ωστόσο υπάρχουν κάποιοι γενικοί κανόνες, η εφαρμογή των οποίων του επιτρέπει να πετύχει τον κύριο σκοπό του ο οποίος δεν είναι άλλος από την ικανοποίηση των προσδοκιών του ακροατηρίου.

ΠΡΙΝ ΤΟ MEETING
– Η καλή προετοιμασία αποτελεί την ασφαλιστική δικλείδα μιας επιτυχημένης ομιλίας, έτσι ώστε να εξαλειφθούν ή τουλάχιστον να μειωθούν τα προβλήματα που είναι δυνατό να διακόψουν την αυτοσυγκέντρωσή σας και να σας προκαλέσουν εκνευρισμό ή αμηχανία.
– Κατά τη διάρκεια γραφής της ομιλίας σας, να έχετε κατά νου το επίπεδο εξειδίκευσης του κοινού στο συγκεκριμένο θέμα. Σύμψωνα νε έρευνες όσον αφορά το μηχανισμό της μνήμης, έχει αποδειχτεί ότι “απομνημονεύουμε μόνο ότι γνωρίζουμε κάπως…”. Μη χρησιμοποιήσετε ορολογία άγνωστη για το κοινό, δε θα απομνημονεύσει κανείς τίποτα.
– Προσπαθήστε η ομιλία σας να έχει πρόλογο, κυρίως θέμα και επίλογο. Για να μπορέσει να συγκρατήσει το κοινό τα νέα στοιχεία που θα του παρέχεται, θα πρέπει να τα ακούσει τουλάχιστον τρείς φορές. Οι ειδικοί υποστηρίζουν “ότι από άποψη αποδοτικότητας, δεν είναι ιδιαίτερα χρήσιμο κάποιος να μαθαίνει πολλά για να τα ξεχάσει γρήγορα. Είναι  προτιμότερο η ποσότητα των νέων πληροφοριών να είναι περιορισμένη και να επαναλαμβάνεται συχνότερα.”
– Θα πρέπει να γνωρίζετε την ομιλία σας πολύ καλά. “Προσβάλλετε” τη νοημοσύνη του ακροατηρίου με το να την διαβάζεται από τα χαρτιά που έχετε μπροστά σας.
– Ετοιμάστε τις διαφάνειες που θα χρειαστείτε για όλες τις ημέρες του meeting, αρκετό καιρό πριν. Μην περιμένετε να τις ετοιμάσετε την προηγούμενη  ημέρα για την επόμενη, διότι μπορεί στο τέλος να μείνετε χωρίς υλικό.
– Κάντε πρόβα στη χρήση των οπτικοακουστικών μέσων. Θα πρέπει να είστε σίγουροι ότι ξέρετε να χειρίζεστε το καθετί, για να μην βρεθείτε προ εκπλήξεως.

ΚΑΤΑ ΤΗ ΔΙΑΡΚΕΙΑ ΤΟΥ MEETING
Έχοντας λοιπόν όλες αυτές τις προεργασίες ως εφόδιο ανεβαίνετε στο βήμα του ομιλητή. Καθ’ όλη τη διάρκεια της παρουσίασης, καλό θα ήταν να έχετε κατά νου:
– Καταρχήν, θα πρέπει να συστηθείτε, ανεξαρτήτως αν όλοι γνωρίζουν το ονοματεπώνυμό σας.
– Αν το meeting αποτελείται από μικρό αριθμό ατόμων, μην ξεκινήσετε να μιλάτε προτού οι συμμετέχοντες έχουν την ευκαιρία να αλληλοσυστηθούν και να τακτοποιήσουν τα πράγματά τους.
– Να ρωτήσετε αν ακούγεστε καλά και καθαρά. Πολλές φορές η ajoustij^ είναι διαφορετική σε μία γεμάτη από κόσμο αίθουσα, απ’ ότι όταν είναι άδεια.
– Καθ’ όλη τη διάρκεια της ομιλίας σας, να κοιτάτε το κοινό και όχι το κενό.  Κοιτώντας το ακροατήριο στα μάτια κατορθώνεται να έχετε άμεση επικοινωνία μαζί του.
– Μην  επιτρέπετε τη χρήση laptops και κινητών τηλεφώνων. Και οι δύο συσκευές αποσπούν την προσοχή των ακροατών και διακόπτουν τη ροή της ομιλίας σας.
– Η ομιλία θα πρέπει να καταλαμβάνει μόνο το 25% του χρόνου του meeting. Αφήστε αρκετό χρόνο διαθέσιμο για ερωτήσεις και απορίες. Δεν θα πρέπει  να φύγει ούτε ένας προσκεκλημένος χωρίς να έχει λύσει τις απορίες του.
– Μην ξεχνάτε να “επανέρχεστε”. Κάποιοι ομιλητές λένε “…γι’ αυτό θα μιλήσω μετά” και ύστερα ξεχνάνε να επεξεργαστούν αυτό το θέμα.
– Σεβαστείτε τους ακροατές όταν κάνουν μία ερώτηση και μην τους διακόπτετε. Σκεφτείτε ότι έχετε την προσοχή τους τόση ώρα και τώρα θα πρέπει να τους το ανταποδώσετε.
– Διατηρήστε την ψυχραιμίας σας αν συμβεί  κάτι που δεν έχει προβλεφθεί. Προσπαθήστε να το ξεπεράσετε, χρησιμοποιώντας το ίδιο το γεγονός για να πείτε ένα αστείο. Αυτό θα σας βγάλει από τη δύσκολη θέση και θα χαλαρώσει το ακροατήριο.
– Η φαντασία, η έμπνευση και ο αυτοσχεδιασμός είναι αρετές που αν τις χρησιμοποιήσετε θα σας βοηθήσουν να “ξεχωρίσετε” και σίγουρα θα αναδείξουν τις ικανότητές σας.
– Στο τέλος της ομιλίας σας, ρωτήστε το κοινό αν εκπληρώθηκαν οι προσδοκίες τους από το meeting.

Συνοψίζοντας θα μπορούσαμε να πούμε ότι η διεξαγωγή ενός meeting δεν  είναι εύκολη υπόθεση. Χρειάζεται να εργαστείτε πολύ και να προσπαθήσετε στα μέγιστα των δυνατοτήτων σας για να έχετε ένα επιτυχημένο αποτέλεσμα. Ακολουθήστε το ρητό “Η εργασία και ο κόπος φέρνουν καρπούς” και θα κερδίσετε το “μπράβο” των προσκεκλημένων που θα είναι άλλωστε και το επιστέγασμα των προσπαθειών σας.

(Απρίλιος 2001)

Print Friendly, PDF & Email

Ετικέτες: , , , , ,
Scroll To Top